Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт бесплатное чтение

Когда создавалась технология интеллект-карт, удобных персональных компьютеров еще не было в массовом использовании, и первые карты строились вручную с помощью обычной бумаги, цветных карандашей и фломастеров. Автор этой книги не раз встречал людей, которые вообще не признают создание интеллект-карт с помощью компьютерных программ и строят все свои карты на бумаге. Да и сам автор, хотя ноутбук для него давно уже стал частью тела, тоже иногда с удовольствием закатывает рукава, берет большие листы бумаги, карандаши, фломастеры, стикеры, скотч и начинает рисовать. Потому что в этом методе есть свои замечательные преимущества (как и недостатки).

Для нарисованных интеллект-карт характерен переформулированный закон Мерфи: «Интеллект-карта всегда занимает ровно столько места, сколько ей предоставят, и еще чуть-чуть». Автор не раз убеждался в справедливости этого закона, когда целиком заполнялись листы формата А1 и даже А0. Поэтому вам потребуются:

● чистые белые листы, желательно минимум формата А3. Формата А4 может просто не хватить для буйства ваших ассоциаций;

● цветные фломастеры, лучше – цветные карандаши, так как их можно стирать ластиком, благодаря чему можно корректировать и видеть ход мысли. Чем больше цветов, тем лучше;

● ластик;

● стикеры, желательно разных цветов и размеров;

● скотч. Если вам не хватит одного листа бумаги, вы можете прикрепить к нему еще один.

Лучше всего располагать лист горизонтально. Если лист большой – можно сразу прикрепить его к стене с помощью скотча.

Переходим к рисованию. Только не забудьте засучить рукава!

1. Выберите тему и нарисуйте центральный образ вашей интеллект-карты. Нарисуйте его ярко, сформулируйте его правильно. Если вы затрудняетесь сами выбрать тему, воспользуйтесь одной из предложенных ниже:

● Как хорошо отдохнуть летом (зимой, осенью, весной)?

● Как повысить эффективность своей работы?

● Каких целей я хочу достигнуть через (1, 3, 5, 10, 20…) лет?

● Как вырастить счастливого ребенка?

● Какие новые области бизнеса следует развивать моей компании?

● Как сократить свои расходы (расходы компании)?

● Как восстанавливать силы, чтобы не превратиться в загнанную лошадь? И т.д. и т.п.

Найдите актуальную для вас тему, не бойтесь амбициозных задач. Возможно, эта книга поможет вам их успешно решить.

2. Проведите мозговой штурм, записав максимальное количество идей, которые у вас появились по выбранной вами теме. Для записи удобно использовать стикеры, фиксируя на каждом по одной идее, которые потом легко можно будет перемещать.

Если вы попробуете сразу нарисовать чистовой вариант карты, не проводя мозгового штурма, красиво уложив в карте хаос ваших мыслей, то, скорее всего, у вас ничего не получится. По крайней мере автор еще ни разу не видел, чтобы сразу вышло так, как хотелось бы. После знакомства с алгоритмом майнд-менеджмента вы поймете, почему это происходит.

3. Нарисуйте черновой вариант интеллект-карты. После создания хаоса идей переходите к структурированию и группировке полученных мыслей, до тех пор пока не «увидите» вашу будущую интеллект-карту. Как только вы ее увидите и поймете, какой она будет, можете переходить к созданию чистового варианта.

4. Нарисуйте чистовой вариант интеллект-карты. Этот этап не всегда реализуется – часто вполне достаточно бывает создать черновой вариант, чтобы разобраться в задаче или проблеме. Но если вы планируете в дальнейшем часто обращаться к этой карте, лучше потратить время и сделать ее читабельной.

5. Действуйте. Как только вы понимаете, что вам нужно делать, – переходите к действию.

Ниже приведен пример построения интеллект-карты «Отличный отдых летом всей семьей», на котором вы сможете увидеть, как была решена такая актуальная задача.

Комментарий консультанта

Потренируйтесь в рисовании интеллект-карт, выполнив первое упражнение из электронного комплекта на сайте книги www.майнд-менеджмент.рф.

3.1. Отличный отдых летом всей семьей

Алексей Башкеев, руководитель проектов, Яндекс

После того как на тренинге компании «Правила Игры» я познакомился с методом интеллект-карт, я стал его применять во всех сферах своей жизни. Ниже представлен пример карты, нарисованной нашей семьей для решения такой важной задачи, как отличный отдых летом всей семьей.

Сначала мы нарисовали центральный образ. Потом каждый из нас на стикерах записал по 10 вариантов отдыха, по одному на каждый стикер. После этого мы разместили их на карте, связали друг с другом, и получился показанный ниже результат (см. рис. 1.2).

Что удивительно, все полученные варианты кажутся вполне очевидными, но решение легче принять, когда видишь оформленными их в четкую структуру.

Мы повесили эту карту на кухне и за лето перепробовали лучшие из перечисленных вариантов. Теперь мы составили подобную интеллект-карту и для зимнего отдыха!

Рис. 1.2. Результаты семейного мозгового штурма «Отличный отдых летом всей семьей»2

3.2. Что делать, если не получается рисовать?!

Как вы заметили, в интеллект-картах, нарисованных вручную, очень важны рисунки. Это существенно упрощает запоминание и восприятие информации, так как рисунки запоминаются надолго.

Часто на тренингах нам говорят: «Но мы не умеем рисовать!» Приходится постоянно доказывать, что это неправда. Что вы сделали в своей жизни раньше: нарисовали человечка или написали первую цифру? Раскрасили солнце или написали слово? К счастью, научиться рисовать гораздо легче, чем научиться писать. Мы умеем рисовать! Просто со временем сложившаяся система образования заставляет нас прекратить использовать эту великолепную возможность для записи информации. Давайте вспоминать и учиться заново!

Возьмите карандаш или ручку и выполните вышеприведенное упражнение, нарисовав рисунок напротив каждого слова.

Важное дополнение: визуальная ассоциация на каждое из приведенных слов у вас появится почти сразу же. Рисуйте именно эту ассоциацию! Потому что потом, вспомнив визуальный символ, ваше сознание легко достанет из бессознательного связанное с ним слово.

После выполнения этого упражнения вы сможете убедиться, что рисовать не так уж и сложно!

Интеллект-карты завоевали популярность во многих развитых странах. Но почему эта технология так работает? Почему подобный способ представления информации настолько эффективен? На каких принципах человеческого мозга основывается эта технология? Технология интеллект-карт основывается на двух принципах работы человеческого мозга.

Технология интеллект-карт изначально основывалась на том принципе, что правое полушарие воспринимает информацию по другим законам, чем левое. Разница в работе полушарий показана на рис. 1.3.

В свое время Тони Бьюзен справедливо заметил, что бóльшая часть информации представляется в виде цифр и букв, удобном для восприятия левым полушарием (достаточно вспомнить линейно представляющие информацию Microsoft Word, Outlook, Excel, Lotus Notes – офисные приложения, с которыми работают большинство офисных сотрудников).

Метод интеллект-карт позволяет представлять информацию таким образом, чтобы ее могли одновременно воспринимать и левое, и правое полушария.

Благодаря использованию цветов, рисунков и пространственных связей любая информация начинает восприниматься, анализироваться и запоминаться гораздо быстрее и эффективнее, чем при ее обычном линейном представлении в виде цифр и букв. Таким образом, человечество получило возможность использовать по максимуму огромные резервы правого полушария, о чем и рассказывается в данной книге.

Рис. 1.3. Полушария головного мозга и «разделение» труда между ними3

Пользуемся ли мы в нашей обычной жизни творческими возможностями правого полушария? Да. Конечно, да. Причем все без исключения.

Представьте себе следующую ситуацию. Вы пытаетесь объяснить собеседнику что-то достаточно сложное или информационно емкое (концепция нового проекта, вывод продукта на рынок, стратегия нового направления, структура новой книги или статьи, текущее состояние по бизнес-процессам и др.), и это никак не удается сделать на словах, а рядом оказываются ручка и лист бумаги. Что вы сделаете? 100% из тех, кому автор задавал этот вопрос, ответили однозначно: «Начнем рисовать». Причем часто даже не представляя, что будет нарисовано в итоге, – просто начинаем рисовать. Почему? Потому что во многих ситуациях этот шаг позволяет существенно быстрее найти общий язык и донести нужные мысли. Например, часто результатом такого объяснения являются схемы, подобные показанной на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Типичная схема, получаемая в ходе спонтанного рисования для объяснения сложных информационно емких вопросов4

Или вот еще вопрос: что вы делаете, когда разговариваете по телефону на какую-то неприятную или сложную тему, а рядом лежит та же самая ручка с листом бумаги? Большинство отвечают: «Ну, рисуем что-то». Но зачем? Ведь тот, с кем мы разговариваем, нас не видит. Ответ прост. Мы рисуем для того, чтобы подключить к продумыванию лучших вариантов ответа творческие зоны правого полушария мозга и тем самым задействовать бóльший объем коры головного мозга, что увеличит количество возможных вариантов ответов и повысит их оригинальность.

Сколько вы сможете вспомнить точных почтовых адресов, где вы когда-либо были, например ул. Профсоюзная, д. 33, кв. 147? Никто из участников наших тренингов не смог назвать больше 10 адресов. А сколько адресов из тех, где когда-то бывали, вы сможете вспомнить визуально, чтобы добраться туда при необходимости (например, здесь за храмом повернуть налево, потом на развилке – направо и во дворе – третий подъезд, полированная черная дверь)? Количество таких адресов невозможно сосчитать, и стоит большинству людей оказаться в месте, где они уже когда-то были, они сразу вспомнят, как и куда оттуда выходить. На этом примере также можно увидеть, как работает левое полушарие (физическое запоминание адресов) и правое полушарие (пространственное запоминание).

Вокруг нас существует огромное количество примеров, в которых работает мозговая кора нашего правого полушария.

4.1. Светофор

Пожалуй, это один из наиболее ярких примеров визуализации. Знаете, почему красный цвет выбран в качестве запрещающего? Потому что наш мозг воспринимает его быстрее любого другого. А зеленый цвет воспринимается дольше других цветов, что очень важно перед тем, как переходить дорогу: будет время хорошенько подумать и осмотреться. Именно поэтому мы, находясь на природе среди зеленых деревьев, расслабляемся. Зеленый цвет «затормаживает» наше внимание. Современным новшеством в светофорах стало применение специальных знаков, показывающих, что надо идти или стоять.

Кстати, представьте, если бы на светофоре вместо цветов были бы простые надписи:

И все эти надписи зажигались бы одним цветом, например синим. Как бы вы стали ориентироваться? Большинство опрошенных ответили – по порядковому расположению: горит верхний сигнал – стой, горит нижний – иди. Видите, даже здесь мы подключаем к работе более быстрое правое полушарие.

4.2. Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook является любимым почтовым органайзером для многих пользователей, в том числе благодаря расширенным возможностям визуализации, которых существенно меньше у ее ближайших конкурентов: Lotus Notes, The Bat, Thunderbird и др.

Например, сотруднику компании «Правила игры» хватает нескольких секунд просмотра сводных календарей консультантов, чтобы понять, кто чем занимается и какие есть свободные зоны для назначения встречи. Достаточно знать, что согласно корпоративному стандарту использования Outlook оранжевым цветом раскрашиваются выездные встречи, синим цветом – жестко запланированные встречи внутри офиса, а зеленым – бюджетируемые задачи, которые не имеют жестких рамок начала и окончания. Зная это, вы можете, взглянув на рис. 1.5, очень быстро понять, что Сергей Бехтерев и Екатерина Шаронова ведут выездную сессию в Новосибирске, Виктория Бехтерева встречается в обед с Клиентом в Москва-сити, а у Юлии Стратейчук вечером консультация в офисе. Кроме того, у Виктории, Сергея и Екатерины запланирована вечером скайп-встреча, причем Сергей и Екатерина будут участвовать в этой встрече удаленно.

Понятно также, что собрать на 11 ноября консультантов всех вместе вряд ли получится и что необходимо искать для этого другой день.

Рис. 1.5. Визуализация в Календаре Outlook 2010

Рис. 1.6. Обычный невизуализированный Календарь Outlook 2010

Посмотрите на рис. 1.6. Сможете ли вы с такой же скоростью прийти к тем же выводам, если будете анализировать невизуализированный Календарь?

Более подробно о том, как настроить в своей организации систему координации работы с помощью календарного планирования, вы можете узнать из книги Сергея Бехтерева «Как работать в рабочее время»5.

4.3. Кабина пилота

Огромную информационную нагрузку испытывают летчики. В кабине пилотов находится множество разных приборов, показатели которых надо контролировать. Дополнительный стресс вызывает цена любой ошибки, ведь пилоты несут ответственность не только за свою жизнь.

Правильная визуализация панели управления имеет ключевое значение: пилот должен оперативно анализировать всю поступающую информацию (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Кабина пилотов устаревшего ТУ-154 (сверху) и современного ИЛ-96 (снизу)

Обратите внимание: в современных кабинах пилотов нет такого большого количества однообразных датчиков, как в более старых моделях, задействующих в основном аналитическое левое полушарие. В современных кабинах на жидкокристаллических мониторах отображаются цветовые обозначения ключевых элементов управления и приборов, по максимуму используются системы электронной индикации и комплексная информационная система сигнализации, которые отображают на дисплеях пилотажно-навигационную информацию о состоянии силовой установки и общесамолетных систем. Раньше это все необходимо было представить себе по множеству однообразных темных приборов, как на рисунке выше (информация взята с сайта www.ifc.com)!

4.4. Карта генерального сражения

Представьте себе такую картину: в штабе армии генералы стоят у стены, на которую нанесена информация обо всех армиях только с помощью чисел и букв: координаты и описание (количество единиц, состояние) танковых, военно-воздушных, пехотных, артиллерийских, обеспечивающих подразделений, такая же информация о неприятеле по данным разведки, свежая информация о союзных войсках. Никакой карты, никакого пространственного размещения – только цифры координат и буквы описания. Сложно представить, правда?

Нетрудно догадаться, какую ценность имеет каждая секунда для того, чтобы успеть проанализировать всю информацию, разработать стратегию и принять окончательное решение о способе наступления.

Неудивительно, что военные пользуются схемами, картами, условными обозначениями дивизий, отрядов и армий, своих и чужих, с самих древних времен. Иначе было бы невозможно обрабатывать огромные регулярно поступающие потоки информации с координатами, новыми сведениями о потерях, отступлениях и атаках, а тем более быстро координировать действия друг с другом (см. рис. 1.8).

Рис. 1.8. Карта генерального сражения. Выработка стратегии штабом армии

Интеллект-карта – один из лучших способов повышения эффективности интеллектуальной работы, то есть создания интеллектуальных продуктов. А что такое интеллектуальный продукт?

К интеллектуальным продуктам можно отнести написание текстов, реализацию любых проектов, обучение, анализ, целеполагание на квартал, год, жизнь, осуществление личного развития, решение проблем и нестандартных задач, стратегическое планирование и т.д. и т.п. По сути, все работники интеллектуального труда занимаются созданием интеллектуальных продуктов. В чем часто возникает проблема?

В ходе консультационной практики нам неоднократно приходилось наблюдать, как нарушаются естественные законы интеллектуальной работы, когда сначала делают, в процессе выполнения придумывают, а после того, как сделали, восклицают: «А самое главное мы и забыли!»

Создание любого интеллектуального продукта (написание книги, подготовка презентации, разработка стратегии и даже планирование и осуществление мечты) наиболее эффективно происходит в пять этапов, у каждого из которых есть своя четкая цель. Эти этапы, скорее всего, вам известны, хотя бы на интуитивном уровне. Я назвал их алгоритмом майнд-менеджмента.

6.1. Рождение идеи

В какое время вас обычно посещают гениальные идеи, связанные с работой? Большинство тех, кому мы задавали этот вопрос, обычно отвечают что-то вроде: «В душе. В отпуске. Во время сна». Знакомо, правда? А лучшие идеи, связанные с личной жизнью, почему-то приходят на работе.

Рождение идеи, пожалуй, самый загадочный этап. Никогда не знаешь, когда она вынырнет из недр бессознательного. Когда этот момент наступает, кажется, что гениальное озарение останется с нами навсегда и мы его уже не забудем… Ан нет. Стоит неожиданно зазвонить телефону или залаять собаке, как появляется мучительная, до боли знакомая мысль: «Эх, да о чем же это я таком гениальном думал?! О чем-то смелом и новом…» И не всегда ведь удается вспомнить, так?

Берегите свои идеи, помните про основной принцип тайм-менеджмента (принцип материализации) – записывайте! Не допускайте глупых потерь гениальных идей, которые могут изменить вашу жизнь. Первый совет, который давал Владимир Маяковский начинающим писателям, – купить блокнот, иметь его всегда при себе и записывать все наблюдения, которые потом могут лечь в основу сюжета.

6.2. Мозговой штурм – создание хаоса для интеллект-карты

Итак, когда идея успешно поймана, перед нами возникает задача разработать интеллектуальный продукт. Например, написать статью по новой тематике. Что делают в таком случае большинство людей? Естественно! Берут чистый лист бумаги или открывают Word и начинают писать. Вернее, пытаться писать. Так как постоянно приходится останавливаться, искать в ассоциативном хаосе мыслей нужную и отгонять лишние (хотя как бы они сгодились в следующем разделе!). Вот она, ассоциативная природа мышления!

Получается, что мы пытаемся делать две работы одновременно: писать конкретную часть текста и продолжать думать про другие, что противоречит ассоциативной природе нашего мышления и, естественно, снижает эффективность работы. Концентрироваться необходимо на одной задаче, и в тот момент, когда у нас роятся полезные мысли, необходимо поймать их все максимально быстро, ведь неизвестно, когда они появятся в следующий раз.

Главная задача на этом этапе – провести мозговой штурм (подробнее в главе 2), цель которого – записать все ассоциативно появившиеся идеи, связанные с создаваемым интеллектуальным продуктом. Если у вас есть хаос полезных и интересных мыслей, вы сами можете определить момент, когда надо начинать их упорядочивать.

6.3. Создание интеллект-карты / Анализ

Невозможно навести порядок в абсолютно пустой комнате, точно так же, как невозможно создать структуру интеллектуального продукта, не имея перед собой хаоса мыслей, связанных с ним. Это доказывает очень практичный метод ограниченного хаоса, предлагаемый Глебом Архангельским в книге «Тайм-драйв»11.

На этапе структурирования главная цель – понимание логики, то есть формирование образа интеллектуального продукта, которое достигается за счет структурирования, например в виде интеллект-карты. Знакомо ли вам приятное ощущение, когда вы вдруг неожиданно понимаете, как ответить на неприятное письмо, полученное несколько дней назад, или осознаете, куда хотите ехать в отпуск. Это происходит, когда мозг обработал полученную информацию и предложил вам наиболее подходящее решение.

То же самое, только гораздо быстрее, происходит, когда вы структурируете (лучше всего – в виде интеллект-карты) результаты мозгового штурма, например, по написанию статьи. В один прекрасный момент происходит понимание, какой будет эта статья, то есть формируется ее образ. Вы четко видите структуру, знаете, где что писать и какие данные и рисунки размещать, понимаете, какую информацию читатель возьмет из статьи и как он вообще будет ее воспринимать.

Когда стало понятно, как будет происходить формирование образа будущего интеллектуального продукта, можно переходить к действию.

6.4. Действие

Если вы успешно прошли первые три этапа, достигнув цели каждого из них, то процесс осуществления задуманного будет проходить с максимальной эффективностью. Упорядоченный в структуру хаос мыслей уже не будет вам мешать, и вы сможете все свое внимание концентрировать на достижении цели. А если к вам придет еще какая-нибудь нужная мысль, упущенная на этапе мозгового штурма, то вы легко впишете ее в свою структуру. Интеллект-карты позволяют сделать это с максимальной быстротой.

На этапе действия главной целью является осуществление задуманного согласно созданной вами структуре.

6.5. Результат

Естественное следствие достижения целей первых четырех этапов – получение результата. Не всегда он соответствует нашим ожиданиям на первом этапе, но в том-то и прелесть интеллектуальных продуктов: если соблюдать естественную логику их создания, то есть алгоритм майнд-менеджмента, то результат обычно превосходит все ожидания.

Проследим, как решалась с помощью алгоритма майнд-менеджмента такая актуальная для многих российских менеджеров задача, как восстановление жизненных ресурсов.

7.1. Рождение идеи

Наталья Сосновская, менеджер проектов одной из крупных телекоммуникационных компаний

Понимание того, что жизненными ресурсами надо управлять и заставлять себя правильно отдыхать – было, конечно, всегда. «Тебе надо отдохнуть», «ты плохо выглядишь» – часто можно услышать от коллег и друзей. Вот только почему-то никто при этом не рассказывает, как правильно восстанавливать жизненную энергию, эффективно проводя отпущенное на отдых время.

Ситуация прояснилась на корпоративной сессии, когда мы дошли до темы управления жизненными ресурсами, и все оказалось очень просто: для эффективного восстановления энергии надо заставлять себя правильно отдыхать, восстанавливая физические, эмоциональные и интеллектуальные силы. Регулярность восстановления должна соответствовать ритмам жизни человека – ежедневно, еженедельно и ежегодно. Причем при неэффективном восстановлении сил сегодня можно сильно потерять в эффективности работы завтра. То же самое верно и для еженедельного, и для ежегодного отдыха. Казалось бы, все ясно, только нет ответа на вопрос: что именно нужно делать, чтобы восстановить свои силы и приобрести новые? Идея проблемы есть. Мотивация ее решить есть. Решения нет.

7.2. Мозговой штурм – создание хаоса для интеллект-карты

Что же нужно делать, чтобы восстановить свои силы?

И вот тут последовал ответ бизнес-тренера: «Занятия, которые восстанавливают ваши физические, эмоциональные и интеллектуальные ресурсы, должны придумать вы сами для себя. То, что годится для одного человека, может не подойти другому».

Для определения таких занятий был проведен мозговой штурм. Группу поделили на три подгруппы, каждая из которых должна была найти максимальное количество способов для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления жизненных ресурсов.

Каждому участнику выдали по 10 стикеров, на каждом из которых необходимо было написать по одному способу восстановления жизненных ресурсов. После того как каждый справился с заданием, можно было структурировать полученные идеи и анализировать информацию.

7.3. Создание интеллект-карты / Анализ

Взяв листы формата А1, участники подгрупп начали объединять полученные мысли. Стикер с идеей крепился к подобной области, если она уже была обозначена на листе флипчарта, а если не было, то создавалась новая область (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Результаты группировки результатов мозгового штурма «Ежегодное восстановление жизненных ресурсов»

Мы видели перед собой множество разных способов ежегодного восстановления ресурсов, из которых каждый выбрал тот, который подходил именно ему.

7.4. Действие

После того как мы обзорно увидели возможные способы восстановления жизненных ресурсов и поняли, что это тоже можно и нужно планировать, осталось приступить к самому сложному – заставить себя что-то сделать.

После тренинга нам раздали комплект материалов, в который входили три интеллект-карты – для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов, созданные в процессе группового мозгового штурма, переведенные в электронный формат Mind Manager. На основе этих карт я выбрала актуальные для меня способы (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Интеллект-карта для ежедневного восстановления ресурсов

Бизнес-тренер порекомендовал повесить карту с ежедневным восстановлением жизненных ресурсов рядом с рабочим местом, а с еженедельным и ежегодным – на дверце холодильника или туалета.

Благодаря тому, что яркие интеллект-карты постоянно привлекают внимание, мне пришлось регулярно задавать себе вопрос: «А что я делаю из того, что там написано?». И чем чаще я задавала себе такой вопрос, тем чаще заставляла себя действовать! И потихоньку стал появляться результат…

Комментарий консультанта

Вы можете получить подборку интеллект-карт для еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов на сайте книги www.майнд-менеджмент.рф

7.5. Результат

Как только я стала осознанно планировать восстановление своих жизненных ресурсов, я заметила интересную особенность: мой организм выделяет гораздо больше энергии под выполнение поставленных задач, если я знаю, что за ними последует гарантированное запланированное заранее восстановление энергии. И чем интереснее планируется отдых, тем больше энергии выделяется, тем больше задач удается выполнить!

Карты с жизненными ресурсами постоянно дополняются, появляются новые варианты. Благодаря выполнению целей каждого из этапов алгоритма майнд-менеджмента мы с помощью бизнес-тренера решили такую нестандартную задачу, как нахождение возможных способов восстановления энергии для осуществления более эффективной работы!

Комментарий консультанта

А как часто вы планируете свой отдых? Всегда ли удается вам уделять достаточно внимания наилучшим для вас способам восстановления энергии? Часто ли вам советуют больше отдыхать? Если вы хотите изменить свои ответы на эти вопросы с помощью алгоритма майнд-менеджмента, выполните авторское упражнение на поиск способов восстановления жизненных ресурсов из электронного комплекта к книге.

Мозговой штурм – это метод индивидуального или группового генерирования максимального количества новых идей. Данный метод был разработан в 1930-е годы английским военным инженером Алексом Осборном. Как-то раз он собрал всех на палубе и попросил высказать мнения о том, как защитить корабль от немецких торпед, отдельно попросив воздержаться от критики. «Выстроиться всем у борта и дружно подуть на торпеду», – пошутили матросы. А Осборн запатентовал изобретение, суть которого заключалась в том, что в борт корабля крепится винт, который гонит вдоль борта струю воды, благодаря чему торпеда может изменить курс и пройти мимо. В 1953 году вышла книга Алекса Осборна «Управляемое воображение», в которой он раскрыл основные правила мозгового штурма.

Сейчас этот метод используется в самых разных областях интеллектуальной деятельности – от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях. Суть метода заключается в том, что процесс выдвижения идей отделен от процесса их оценки и отбора. Удивительно, но факт: двухшаговый подход к решению проблем был описан еще Тацитом, исследовавшим быт германцев 2000 лет назад. «На пиршествах они толкуют о примирении, заключении браков, о выдвижении вождей, полагая, что ни в какое время душа не бывает столь расположена к откровенности и никогда так не воспламеняется о помыслах о великом… На следующий день возобновляется обсуждение тех же вопросов. И то, что они в два приема занимаются ими, покоится на разумном основании: они обсуждают их, когда неспособны к притворству, и принимают решение, когда ничто не мешает их здравомыслию».

На данный момент техника мозгового штурма общепризнанно является одним из самых известных и эффективных методов генерации идей. Обычно под мозговым штурмом ошибочно понимают простое обсуждение без критики, раскрепощение ума, отбрасывание рамок и правил. Однако здесь как раз важно соблюдение нескольких четких правил, которые позволяют существенно повысить эффективность проведения штурма.

1. Мозговой штурм проводится как коллективно, так и индивидуально. При групповом исполнении его эффективность выше, так как количество полученных идей будет гарантированно больше. Но здесь важно обеспечить компетентную модерацию. Оптимальное количество участников в группе 4–12 человек. Если участников больше 12, то желательно их разбить на подгруппы, тогда количество идей будет еще больше.

2. В состав группы участников желательно пригласить разных людей, являющихся профессионалами в своих областях, – это позволит резко повысить количество сгенерированных идей, так как каждый участник будет смотреть на обсуждаемую проблему или нестандартную задачу сквозь призму своего опыта.

3. Вначале обязательно должна быть четко сформулирована основная цель, поставлены временны́е границы и установлены количественные критерии успешности (например, в течение 10 минут сформулировать минимум 20 способов решения задачи N).

4. Необходимо выбрать из группы троих участников, которые помимо генерации идей будут выполнять следующие роли:

● ведущий. Его задача – следить за соблюдением правил, управлять очередностью высказываний, держать темп и динамику обсуждения. Как показывает практика, эффективнее выбирать в роли ведущего рядового сотрудника, а не руководителя, так как это существенно раскрепощает группу и увеличивает количество полученных идей;

● ответственный за соблюдение временны́х рамок. Его задача – регулярно напоминать участникам штурма об оставшемся времени для генерации идей;

● записывающий идеи. Его задача – фиксировать в зоне общего видения абсолютно все сгенерированные идеи.

5. Во время этапа генерации идей запрещена любая критика. Это главное правило, за соблюдением которого должен постоянно следить ведущий. Запрещены высказывания вроде «это невозможно», «не хватит денег», «не примет правление», «не купят клиенты» и др. Во время штурма участники снимают с себя все должностные полномочия. Руководителю важно не садиться во главе стола и не ставить оценок.

6. Не бояться повторений. Все уже полученные идеи должны быть постоянно видны, и новые идеи могут отталкиваться от предыдущих.

1.1. Разминка

Если участники вначале незнакомы с техникой мозгового штурма, необходимо им вкратце рассказать об основных правилах. После инструктажа важно провести разминку. Этот этап часто незаслуженно игнорируется, хотя правильно проведенная разминка позволяет подготовить участников к будущей генерации идей, сплотить их и распределить роли.

Для разминки рекомендуется брать отвлеченную и шутливую тему, которая может звучать так: «Придумать в течение 3 минут минимум 30 способов использования канцелярской скрепки (воздушного шарика, листа бумаги, кирпича, презерватива и др.)».

1.2. Мозговой штурм

Как уже говорилось, в самом начале важно четко, конкретно и измеримо поставить основную цель. Желательно эту цель письменно зафиксировать таким образом, чтобы участники могли постоянно видеть ее и отталкиваться от нее при генерации идей. По сути, основная цель будет центром будущей интеллект-карты, поэтому она должна быть яркой, сочной, провоцирующей мозг на ассоциации.

Например, тема может звучать следующим образом: «Сформулировать 40 основных работ для успешного проведения корпоративного Нового года», или «Предложить 20 способов уменьшения затрат на обслуживание офиса», или «Сгенерировать 15 основных направлений развития компании в следующем году», или «Определить 20 возможных способов повышения продаж на ближайший год» и др.

Как правило, процессу штурма уделяется от 10 до 30 минут, но при этом важно суметь рассчитать время таким образом, чтобы сессия заканчивалась на всплеске активности, а не от упадка сил.

1.3. Структурирование / Анализ

После того как получено множество самых разных идей, необходимо отделить зерна от плевел, найти наиболее работоспособные идеи и структурировать полученную информацию. Этот этап может осуществляться уже другой группой людей и в другое время. Для анализа идей применяются современные методы, в том числе «метод многокритериальной оценки» Томаса Саати (см. рис. 2.6).

Для того чтобы полученные идеи лучше воспринимались участниками мозгового штурма, эффективнее всего их структурировать в виде интеллект-карт.

1.4. Действие

В соответствии с алгоритмом майнд-менеджмента, когда все идеи записаны, проанализированы и структурированы, можно приступать к действию. От правильного планирования и анализа всех возможностей зависит 80% успеха этапа действия.

Борис Хапачев, руководитель департамента IT

Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT

Horus Capital

2.1. Ситуация

«С технологией мозгового штурма наши сотрудники познакомились во время тренинга по тайм-менеджменту, который проводил Сергей Бехтерев, – рассказывает Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT-компании Horus Capital. – Нельзя сказать, что раньше мы ее не использовали. Однако штурм проводился без учета многих правил и тонкостей, а главное, без использования программы Mind Manager».

Во время отработки командных технологий тайм-менеджмента участникам тренинга было предложено использовать технологию мозгового штурма как способ быстрого коллективного поиска решений сложных задач. В качестве инструмента фиксирования идей был выбран Mind Manager.

2.2. Разминка

«Вначале сама необходимость разминки казалась пустой формальностью, – отмечает IT-директор компании Horus Capital Борис Хапачев. – Однако после объяснений тренера мы выбрали ведущего, ответственного за время и фиксирующего идеи на ноутбуке в программе Mind Manager с выводом информации через проектор на экран. Программа позволяет всем участникам постоянно видеть на экране полученные идеи и, отталкиваясь от них, генерировать новые, а после быстро их обрабатывать».

«В качестве темы для разминки была выбрана следующая задача: «Найти минимум 30 способов использования канцелярской скрепки, – продолжает Марат Гарифуллин. – На решение этой задачи было выделено всего 3 минуты, и это вначале казалось нереальным! Однако благодаря активным действиям ведущего в работу включились все участники, появилось азартное желание найти эти самые 30 способов, и в итоге после всего трех минут на экране была следующая картина (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Результаты разминки

Мы смогли найти 36 способов! После правильно проведенной разминки через 3 минуты все участники были активно включены в работу и готовы к дальнейшему мозговому штурму уже на реальном примере».

2.3. Мозговой штурм

«В качестве реального примера Сергей Бехтерев предложил выбрать задачу, которую мы давно хотим решить, но почему-то для ее решения так и не удается сделать первый шаг. Такая задача была быстро найдена. "Как выбрать дополнительный офис", – вспоминает Борис Хапачев. – Эта проблема назревала уже давно, нужно было что-то делать, но определиться и сделать первый шаг не получалось. Время от времени мы обсуждали задачу, но сразу же возникало множество ассоциативно связанных вопросов. Как выбрать лучший вариант? Какие критерии мы предъявляем к арендуемому офису? Что должно в нем быть, чтобы нам удобно в нем работалось? В итоге решения откладывались.

В течение 5 минут происходил активный мозговой штурм, предлагались самые разные критерии для выбора наилучшего варианта, ценные для тех или иных участников группы. Важно отметить работу ведущего, который умело пресекал любую критику вроде высказываний "это нереально" и напоминал участникам об основных правилах.

В итоге после 5 минут работы на экране возникла следующая картина (рис. 2.2).

После этого полученную информацию надо было структурировать и проанализировать».

Рис. 2.2. Результаты мозгового штурма

2.4. Структурирование / Анализ

«Как оказалось, в Mind Manager предусмотрен очень простой способ структурирования полученной информации, – рассказывает Марат Гарифуллин. – В течение следующих 5 минут мы анализировали и группировали полученные идеи. В итоге получилась вот такая обзорная интеллект-карта» (см. рис. 2.3).

Рис. 2.3. Результаты группировки

«После структурирования полученных критериев необходимо было проранжировать их по приоритетности, – рассказывает Борис Хапачев. – Для анализа мы решили использовать предложенный Сергеем метод многокритериальной оценки (более подробно см. главу 7). Для этого мы выделили наиболее значимые критерии и проставили веса критериев, перенеся данные из Mind Manager в Excel (рис. 2.4).