НЕ ХВАТАЕТ ЛЮДЕЙ. Как находить, обучать и удерживать лучших сотрудников бесплатное чтение

Глава 1. Введение в HR-отдел: его роль и миссия

«Не расту», «Погряз в операционке», «Некому делегировать», «Сотрудники не берут ответственность», «Не могу масштабировать бизнес»…

Знакомо?

Вы проводите на работе дни и ночи, а результат нулевой. Да еще и находитесь даже не между двух, а между трех огней. Поставщики, клиенты, персонал – всё завязано на вас как на собственнике или руководителе. И вам приходится самостоятельно всё разруливать.

А как хорошо всё начиналось. Вы решили открыть свое дело. Разумеется, всё продумали заранее, составили бизнес-план… А может, и нет – вы стали предпринимателем по воле случая.

И, конечно, определили стратегию роста. Да, бизнес пока небольшой, сотрудников мало, делегировать обязанности некому. Поэтому придется пока быть одному за всех – самому нести много функций: и маркетолог, и продавец, и финансист… Прибыль тоже небольшая, и вы лично получаете мало. Может быть, в найме получали бы больше. Но это нормально для маленькой компании. Которая вырастет.

И вы «работаете на будущее». Да, сейчас вы не получаете дивиденды, или получаете минимальные, делаете кучу работы. С мыслью, что когда-нибудь, может, очень скоро, компания будет расти, прибыль – увеличиваться, а с ней и ваш личный доход. Сотрудников будет достаточно, и вы сможете делегировать им многие функции. И у вас, наконец-то, появятся деньги и время. На себя, на семью. Вы будете заниматься хобби, отдыхать, путешествовать.

Бизнес и правда растет. Выручка становится больше. Но прибыль падает. И что-то делегировать не очень-то получается. Наоборот, приходится брать на себя всё больше функций. Ведь у вас не появились компетентные топы, которые взяли бы на себя ответственность. При этом штат раздут, сотрудники неэффективные, часто ошибаются. Команда разобщена. Много брака, много работы, которая не выполнена до конца. Откуда же взяться росту прибыли? Вот и получается, что штат стал больше, но и проблем с ним стало больше. А потом вдруг – раз! И рост остановился. Для него просто нет возможностей.

И вместо дивидендов вы получаете только головную боль. Ваш бизнес становится чемоданом без ручки, гирей на вашей шее. Вы вкладываете в него все свои силы и деньги, ночуете в офисе. Какие хобби или семья? Вы всё – и душу, и тело, и знания, и компетентность отдаете делу. И никакой отдачи. Только проблемы от сотрудников и бизнес, который не оправдал ожиданий.

И что вы начинаете замечать? Дело, которое вы начали с таким энтузиазмом, начинает вас тяготить. Вы теряете к нему интерес, у вас пропадает желание им заниматься. Зато появляется мысль: а не продать ли свой бизнес?

Почему так получилось?

В этой книге мы разберемся почему. Я расскажу, с чем это связано, о первопричинах такой ситуации. И вы узнаете, как надо действовать, как строить компанию, чтобы бизнес приносил вам деньги и удовольствие, а не лишние проблемы.

У компании может быть множество проблем. Самых разнообразных: от финансовых до репутационных. Но есть первопричины этих проблем – то, откуда растут их корни. И связаны эти первопричины, конечно, с персоналом.

1. Дефицит сотрудников

Его еще называют кадровым голодом. Вместо пяти менеджеров по продажам работают три. В салоне красоты должно быть два администратора, но «на посту» всего один. И приходится «закрывать дыры». Брать на себя обязанности «пустых» рабочих мест. Всем, в том числе и самому собственнику или руководителю.

Побочных эффектов этой проблемы много: когда ваши сотрудники видят, что вы не можете нанять им замену, они очень быстро начинают использовать это в своих интересах. И что вы видите? «Незаменимые» сотрудники начинают манипулировать заработной платой. Из-за нехватки сотрудников те, что есть, находятся в диком цейтноте. Работает ваш бухгалтер или продавец три года без отпуска. А потом неожиданно вручает вам заявление «по собственному желанию»: «Извините, я выгорел». И что вы с этим можете сделать? Да ничего. Сотрудник реально годами пахал без выходных. И не «на себя», а на «чужого дядю». То есть на вас.

Каков результат? У вас есть новые проекты, но вы не можете найти сильных ответственных. Тех сотрудников, которые смогут двигать их вперед без постоянного внимания и контроля с вашей стороны. Это может быть просто очередной (и привычной) мелкой неприятностью. Или стать последней каплей.

«Суть любого бизнеса: персонал, продукт, прибыль. Если у вас проблемы с первым пунктом, о двух других можете забыть».

Ли Якокка[1]

Ничуть не легче, если вы столкнулись со второй проблемой.

2. Неквалифицированные сотрудники

Все рабочие места заняты. Сотрудники сидят и работают (или бегают и комплектуют заказы на складе, ездят с презентациями к клиентам – вставьте нужное). И могут даже стараться изо всех сил. Итог – рекламации, срывы сроков, брак, потеря прибыли. И куча ненужных вопросов. Вы чувствуете, что вас просто задергали. А всё из-за того, что у персонала нет компетенции. То есть знаний, навыков и личностных особенностей, необходимых для выполнения конкретных задач. И руководитель снова оказывается «один за всех». Ему приходится брать часть задач подчиненных на себя плюс исправлять косяки и пытаться удержать недовольных клиентов.

Такой бизнес, по сути, завязан на полном присутствии собственника в компании. Он ни на минуту не может расслабиться, должен постоянно бдить, контролировать, что происходит, и «тушить пожары». Дело может закончиться тем, что вся деятельность компании будет завязана на личных решениях собственника в разных областях. Клиент просит скидку? Собственник должен сказать, какую скидку ему можно дать. А еще одобрить бухгалтерскую отчетность. И решить очередную проблему на производстве. Он везде должен вставить свое веское слово. Или, хуже того, принимать каждое решение.

Представьте себе компьютер, к которому через USB подключено множество устройств. Вот так и выглядит такой собственник (может быть, как раз вы), к которому «подключен» каждый сотрудник компании. И если «компьютер» убрать, всё перестанет работать. Именно из-за этой проблемы с ростом бизнеса штат растет, а прибыль падает. А с ростом штата у собственника растет объем работы.

Это не про вас? Штат укомплектован, вы наняли лучших из лучших… Тут и может возникнуть – поначалу незаметно для вас – третья проблема.

3. Немотивированные сотрудники

Вы ожидаете, что персонал готов прилагать усилия для достижения корпоративных целей, отдавать себя работе во благо компании. И вдруг оказывается, что это не так. Подчиненные работают от и до, а не на результат. Да и то без особого энтузиазма. А взять на себя дополнительную ответственность – да о чём вы говорите, им даже в голову такое не приходит, будут увиливать изо всех сил. Или лучший менеджер по продажам, или помощник, на которого вы можете полностью положиться, «кладет заявление на стол». Несмотря на высокую зарплату. Неожиданно и неприятно. Неожиданно для вас, а причина ухода могла зреть уже давно: разобщенность в коллективе и ссоры, появление других целей и потеря интереса к работе на вас, отсутствие возможностей роста или то самое выгорание, о котором так много говорят. Теперь снова придется искать, нанимать, обучать…

Эти причины часто идут в комплексе. Они «закольцованы». Получается «порочный круг», словно петля на вашей шее. И о каком росте и развитии может идти речь?

В чём же дело? «В дефиците рабочей силы на рынке труда», – скажете вы. И… Ошибетесь.

Не буду спорить, отчасти это так: уровень безработицы падает, все при деле, и найти и «заманить» к себе хорошего сотрудника не так-то просто. Особенно если вы – не «Сбер» или «Газпром», куда выстраивается очередь из соискателей. Но корень проблемы – глубже.

О чём в первую очередь думает предприниматель, будь то владелец крошечного ателье или огромной корпорации? О миссии компании. Он же не просто так открыл свое дело, правда? У компании есть цель, есть ценности. И назначение, причина ее существования – та польза обществу, которую она несет.

Затем – о прибыли. Ведь цель бизнеса – извлечение прибыли.

Хорошо, прибыль. А когда речь идет о финансовом результате, первое, что приходит на ум – продажи. Для повышения прибыли надо увеличить продажи – неважно, продуктов или услуг. И на это направлено всё внимание предпринимателя.

И что он делает? Занимается бесконечным «улучшайзингом» своего бизнеса. Даже пытается его масштабировать. Всеми силами старается увеличить выручку, и для этого повысить продажи. Планы продаж, скрипты, CRM, воронки продаж, лиды, трафик, маркетинг… Этим прочно забита голова бизнесмена. Горы книг, бесконечные тренинги…

Помнит он и о производстве продукции или предоставлении услуг. Но это опять о продажах и деньгах. Больше, лучше, быстрее…

А самое главное ускользает от его внимания.

Представьте себе пирамиду. Моя пирамида – как пирамида Маслоу. На самом верху у нас будет прибыль. И дальше, сверху вниз – то, что к ней ведет. То самое масштабирование, увеличение продаж и подобное. Что будет в самом внизу? На первой ступени? На чём держится вся эта конструкция?

Люди. Ваши сотрудники.

Смотрите. Чтобы была максимальная прибыль, ваш продукт (или услуга) должен быть качественным и реализовываться в большом объеме. Чтобы он реализовывался в большом объеме и был качественным, вашему бизнесу нужны технологии, которые позволят это сделать. Технологии продаж, маркетинга – благодаря им у вас будут клиенты. Технология финансов, которая так или иначе обслуживает компанию. Производственные технологии – ваше ноу-хау, то, как вы производите продукт. Но фундамент всего – это люди. Именно они эксплуатируют ваши технологии и добиваются получения результата. Без них вся эта пирамида просто рассыпется, и предприниматель не увидит никакой прибыли.

Но много ли вы думаете о них? «Ну, кого-нибудь найдем…», «кого-нибудь наймем…», «подберем какого-нибудь человечка…» Согласитесь, что чаще всего бывает именно так. Вопрос с кадрами решается по остаточному принципу, не системно.

А теперь представьте, что вы решили построить дом своей мечты. Наняли лучшего архитектора, лучшего дизайнера интерьеров. Может, даже художника. Дизайн-проект получился отличный. Вы продумали всё до мелочей: мебель, камин в гостиной… Вплоть до цвета занавесок в ванной комнате. Вы даже знаете, где возьмете деньги на строительство. И уже спланировали, как постепенно, год за годом, будете этот дом достраивать и расширять. Благоустроите садик, разобьете там клумбы, поставите беседку. А лет через десять построите еще один этаж. Какие могут быть проблемы?

Строительство началось, и… Тут-то оказалось, что хороших прорабов, монтажников и электриков не найти днем с огнем. Те, кого удалось нанять, работают спустя рукава. Стройка превращается в долгострой. И так хорошо продуманный план рассыпается прямо на глазах.

Итог: дом вам все-таки построили. С кривыми стенами и крышей, которая течет. В туалете пахнет канализацией. По полу страшно ходить – того и гляди провалишься. Какие там веранда и балкончики. Вам светят бесконечные доделки и переделки.

А главное: вы напрочь забыли о фундаменте. Долго ли простоит ваш дом? Удивительно, что он не рухнул сразу.

Такого не бывает, скажете вы. Когда строят дом, в первую очередь думают о фундаменте. Но почему, когда строят бизнес, не думают в первую очередь о его фундаменте – людях? И получается: сейчас быстренько, как-нибудь, тяп-ляп… Результат печален. Ведь ваш замысел, как создателя бизнеса, реализуют именно сотрудники. И если людей у вас недостаточно, а тех, что есть, никак не назовешь профи, то кто будет этот замысел реализовывать? О какой миссии компании, о какой цели может идти речь?

Вы разработали новый скрипт продаж? И ждете отличной отдачи? Но пользоваться им будут люди. Закупили в свой цех новейшие станки? А кто на них будет работать? Люди. Купили новую CRM-систему или решили внедрить для учета 1С? А кто их должен использовать? Снова они – люди. Ваши сотрудники. А если они не могут или не хотят? Тогда цель навести, например, порядок в клиентской базе или финансах компании так и останется мечтой.

Недавно в моей практике был такой случай. К нам обратился клиент, которому нужно было построить HR-отдел. И вот что он мне рассказал. Компания купила станок, который стоил пять миллионов рублей. Через год станок сломался. И руководитель, и сотрудники долго пытались выяснить, что не так. Наконец, написали собственнику компании заявку на выделение средств на ремонт станка. Стоимость ремонта – 10 % от его стоимости. Деньги немалые. А компания полностью закредитована, и собственник просто не мог позволить себе столько потратить. Что делать? А делать нечего: собственник сам полез копаться в этом станке. И довольно быстро нашел сломанный контакт, который не обнаружил никто из его суперкоманды. Если бы собственник этого не сделал (мол, не царское это дело – самому станки чинить), то компания потеряла бы полмиллиона рублей, по факту заплатив их за замену контакта. Вот почему так важны квалифицированные и желающие работать люди, которые относятся к вашему бизнесу как к своему.

Вы думаете, что это не про вас? А если хорошенько подумать? Сколько сотрудников ежедневно приходит к вам с фразами «Клиент не хочет платить», «Клиент недоволен», «Я хотел как лучше, но у меня не получилось»? Это те же самые ситуации, которые «съедают» ваши деньги.

Если вы не научитесь нанимать людей, обучать людей, мотивировать людей – никакие инструменты работать не будут. Решив что-то внедрить, вы столкнетесь с вопросом, на который можете не найти ответа: кто возьмет за это ответственность?

В любой компании сотрудники играют ключевую роль в ее успехе. Это основополагающий принцип эффективного управления бизнесом. Они не просто исполнители. Без них вам не светит никакой успех. В какой-то момент вы просто застопоритесь и не сможете двигаться дальше.

Приведу еще один пример. Расскажу про наших клиентов с юга России. Семейная пара владеет сетью салонов оптики – всего 12 салонов. Расстояние между салонами немалое – они не расположены на одной улице или хотя бы в одном районе. Репутация отличная – недостатка в клиентах нет. И почему бы не расшириться? Открыть салоны в других городах? Причина «почему нет» проста. В любой день собственники могут получить утром, хорошо если хотя бы за час до открытия, сообщение от сотрудника: «Заболел, выйти не могу». От управляющего, администратора, специалиста… Заменить этих людей некем. Что делать? Кому-нибудь из них самому вставать за кассу или проводить диагностику зрения. То есть вместо того чтобы думать о масштабировании бизнеса, открывать новые точки, собственники заменяли «заболевший» персонал. Или затыкали собой дыры в салонах, где сотрудников попросту не хватало. А если написал не один сотрудник? И даже не два? Напомню: салонов 12, они удалены друг от друга. Здесь не помогут ни отличная репутация, ни новейшее диагностическое оборудование, ни качественная продукция. Какое тут расширение, сохранить бы то, что есть. Это реальный кейс из моей практики. И как моя компания смогла разрулить проблему и помочь владельцам увеличить прибыль, расскажу немного позже.

Так что, как ни крути, всё упирается в людей. И порой кажется, что ситуация тупиковая. Работаем с тем, что (точнее, кто) есть, и продолжаем тянуть на себе воз проблем. Нравится такая перспектива? Думаю, нет. И уже слышу, как вы говорите: «Так что ты предлагаешь-то? Мне кажется, что я уже никогда не найду выход из замкнутого круга».

Выход есть? Есть.

У трех «китов неуспеха» есть простое решение: нанять – обучить – мотивировать. Другими словами, должны быть выстроены три системы:

• Найма.

• Регламентов и подготовки кадров.

• Заработной платы и мотивации.

Простое, да не простое. Иначе десятки собственников не обращались бы ко мне с запросом «SOS! Помогите!».

Хочу открыть вам секрет: эти проблемы может решить грамотно выстроенная HR-функция[2]. Именно HR отвечает в компании за эти три функции, помогает компании расти и развиваться. Это ваш главный помощник. Удивлены? Но это именно так.

Буквально в первые месяцы работы HR позволит вам увеличить прибыль, поднять выручку, снизить операционку. Потому что он и есть та функция, которая работает над системностью и организованностью компании. Без него вы просто не выйдете из операционки, не перестанете «тушить пожары» и не будете получать нормальную прибыль. HR – основа для этого.

Но что делают многие мои друзья-собственники? Пишут регламенты, скрипты, внедряют CRM, создают оргструктуры и так далее. А потом обнаруживают, что людей нет. И кто будет использовать эти регламенты и скрипты? Кому делегировать задачи? Любую работу выполняют люди. И это первый вопрос, который нужно решить. Хотя бывают и случаи, когда на самом деле сначала надо заняться управлением, продажами, маркетингом, а не системой найма, подготовки кадров и мотивации, но всё же чаще всего на первом месте находится именно вопрос людей, то есть HR.

Только забудьте о «советском» кадровике или «девочке, которая проводит собеседования». Профессиональный HR – совсем не об этом. НО! Именно профессиональный. И об этом мы еще поговорим ниже. Потому что «просто нанять HR» – не вариант. Это не избавит от проблем, а только добавит головной боли.

Итак, без HR – никуда. Но с чем у многих ассоциируется HR-специалист? «Лишний рот», которому надо платить зарплату – и немаленькую: для многих руководителей не очень-то понятно, за что. Да к тому же он ка-а-ак наймет людей, фонд оплаты труда раздуется, а значит, прибыль уменьшится… Стоп. А про выручку вы забыли? Зря. А про ответственность за разнообразные внедрения и расширения? Про тот самый фундамент? Наконец, про ваше личное время. Которое вы тратите то на продажи, то на маркетинг, то на рекламации. Вам его точно не жалко? Или вы создавали бизнес для того, чтобы крутиться как белка в колесе? Если да – можете убирать эту книгу на полку, она вам точно не поможет. А лучше отдайте ее тому, кто действительно хочет расти.

У вас, как у владельца бизнеса, может быть множество гениальных идей. Открыть новый салон, новый цех, даже новое направление. И вы ищите ответ на вопрос: «Как это сделать?» С кем договориться, что закупить или арендовать, какие процессы отстроить и что разработать. Наконец, откуда взять на это деньги. Но вы не задаете себе вопрос: «Кто это будет делать?» Кому можно делегировать хотя бы часть обязанностей и ответственности?

Итог – всё ложится на ваши плечи. Вы не спите ночами, худеете, седеете. И никто не готов что-то взять на себя и разделить с вами груз ответственности.

Здесь еще раз повторю: решение проблемы простое и очевидное. Есть три конкретных инструмента. Первый – система найма. Четкая и понятная. Она позволяет нанять любого нужного специалиста в любом регионе. Даже если вы ведете бизнес в маленьком богом забытом городке. Нет людей? Совсем нет? Инструмент номер два – подготовить или, как говорят, вырастить сотрудника. Система регламентов в подготовке кадров позволит быстро вводить людей в должность, «затачивать» их под ваши бизнес-процессы и получать от них результат. Инвестиционная отдача будет почти мгновенной.

У нас есть клиент из Твери. Его компания занимается продажей компрессорного оборудования. И сложилась такая ситуация: он не мог нанять инженеров в свой бизнес. Почему? Потому что всего в паре часов езды от Твери, в Москве, заработная плата у этих же инженеров в два раза выше. И квалифицированные специалисты готовы тратить по четыре с лишним часа в день на дорогу. А в регионе остаются только неквалифицированные. Какой выход из этой ситуации мы нашли? Главный инженер сделал курс – записал все основные умения на видео. К этому курсу добавили тренировки и разбили на три уровня. Инженер первого уровня мог проводить диагностику оборудования и замену расходников. На его обучение уходила пара месяцев. Инженера среднего уровня готовили 2–3 месяца. Он уже мог проводить простой ремонт. Наконец, инженер высшего уровня, профессиональный инженер. На его обучение уходило немного больше времени, но он мог проводить сложные ремонтные работы. Вот так простая компания с тремя десятками сотрудников научилась готовить инженеров.

А чтобы обученный сотрудник не ушел, надо воспользоваться третьим инструментом – системой мотивации. И это не только заработная плата и премии. Не надо забывать о нематериальных стимулах.

Подумайте: вы готовы взять всё это на себя? Даже если ваша «корпорация» – это пара комнат, арендованных на первом этаже жилого дома, и десяток человек, а новых сотрудников вы нанимаете от силы раз в несколько лет.

Итак, избавиться от трех «китов неуспеха» довольно просто. Если знать, как. Как нанять, как обучить, как мотивировать и удержать. Этим знанием обладает HR-специалист. Специалист, который владеет этой системой. Он умеет эксплуатировать все три инструмента. Он отвечает за выполнение всех функций, связанных с персоналом. У вас есть проблемы с сотрудниками? Значит, у вас нет HR. Или есть, но это «типа HR».

Вернемся ко второму примеру. У владельцев сети салонов оптики не было технологии найма. Они просто не знали, как нанять сотрудников в точки, рядом с которыми живет мало людей. А значит, очередь из желающих работать не наблюдается. Тем более не знали, где найти квалифицированных специалистов или как быстро подготовить людей, чтобы не ждать долгое время, пока те научатся выполнять свою работу. Результат вам известен. И это – наглядный пример того, как выглядит бизнес без HR-функции. Что мы сделали? То, что хорошо умеем делать – запустили систему найма и адаптации. И всего за три месяца все салоны были укомплектованы. Владельцы забыли, что такое «извините, я заболел» и – бегом за кассу, заменять сотрудника, которого заменить больше некем. А выручка выросла сразу на 30 %.

Кстати, HR – это не только наем, обучение и мотивация. Вспомните о базе знаний компании. Инструкции, регламенты, успешный опыт, отработанные технологии и процедуры. Эту базу нужно регулярно корректировать и дополнять. Кто «тянет» это у вас? Этим тоже должен заниматься HR. А контроль? Все ваши сотрудники соблюдают правила и инструкции? Вы лично следите за этим? И успеваете это делать? А бывает так, что ваши приказы игнорируются, распоряжения не выполняются в срок? Только честно. Был бы HR – не было бы этой проблемы. Потому что контроль – тоже отчасти зона его ответственности. Конфликты между сотрудниками или даже целыми отделами тоже «разруливаете» вы? А зря. У специалиста это получилось бы лучше.

Но каков конечный результат? Что HR должен дать вашей компании? Конечный результат – компания, полностью укомплектованная продуктивными, обученными и стабильными сотрудниками, которые вносят свой вклад в достижение общей цели. Задача HR – не просто «заполнить дыры», чтобы каждая штатная единица сидела на своем месте. Его задача – наполнить компанию ресурсами в виде людей, каждый из которых решит какую-то проблему, станет тем кусочком пазла, без которого не получится целой картинки, то есть успешной компании.

Теперь можно вспомнить и о том пресловутом дефиците рабочей силы на рынке труда, который многие считают корнем всех бед. Без качественных сотрудников, настоящих профи, не выжить. Но сейчас за них надо бороться. И в борьбе за профи победить может только профи – HR, который владеет нашей технологией.

А если вам всё еще кажется, что HR «ничего особо не делает», и «зачем он нужен, если я нанимаю сотрудников от силы пару раз в год, только лишние деньги на него тратить», предлагаю заглянуть в папку, которую я приготовил специально для вас, мои читатели, где содержатся все дополнительные материалы и регламенты к книге. И прочитать там описание должности HR-специалиста. Наверняка вы откроете для себя много нового. И вопрос «зачем» отпадет.

Здесь я мог бы сказать: «И на этой оптимистической ноте перейдем ко второй главе»… Но сейчас мы вернемся к наболевшему. К тому, что HR должен избавлять от головной боли, а не становиться источником лишних проблем.

Вышеупомянутые дефицит кадров, низкая квалификация сотрудников – это касается всех специалистов. И, разумеется, HR – не исключение. Поэтому ваша задача, как собственника, – не просто найти рекрутера. Никто не гарантирует, что вы не столкнетесь с некомпетентным специалистом. Который не справляется, не умеет нанимать, не умеет обучать. Зато может развалить то, что еще не развалено.

А главное, внедрение трех вышеупомянутых систем – именно ваша задача. У HR-специалиста, каким бы «золотым» он ни был, просто недостаточно власти, ресурсов и компетенции, чтобы запустить нашу технологию в вашей компании.

Смотрите: нанимаете ли вы, например, менеджера по продажам с идеей, что он отстроит отдел продаж? Вряд ли. То же самое с HR-специалистом или рекрутером. Это линейный специалист, которому нужно дать инструменты. Так что не ждите от него выстраивания системы. Ее должны выстроить именно вы. А он уже будет по ней работать. Поэтому идея, что можно сразу нанять готового руководителя, который всё знает и всё выстроит, сопоставима с идей сходить в казино и попытать удачу.

Вот почему на этих страницах я не только расскажу вам, как нанять HR-специалиста и что от него требовать. Ведь это не главное. Я дам вам HR-технологию, которой у вас нет. Расскажу, как запустить систему в вашей компании. И если вы заинтересованы в своем деле, вы должны сами разобраться в этой технологии. Внедрить в своей компании нашу систему. А потом уже нанять HR, который будет по этой системе работать.

Глава 2. Роль собственника в формировании команды и управлении ей

Думаю, вы уже поняли, что самому «тянуть» на себе весь бизнес, быть в ответе за всех и всё, дневать и ночевать в офисе – не вариант. Тем более толку от этого не будет. Никакой прибыли, кроме убытков в виде усталости и вымотанных нервов.

Но есть и другая крайность. Когда собственник «ставит на автопилот» свой бизнес. Мол, всё налажено – отлажено, я нанял лучших топов, они отлично работают, так что пусть всё идет как идет. А мое дело, как владельца, – получать дивиденды. И, так сказать, осуществлять общее руководство. Не вникая в детали.

И всё управление компанией скатывается к редким совещаниям. Собственник считает, что этого достаточно для того, чтобы держать руку на пульсе.

Но так дело тоже не пойдет. Почему? Давайте посмотрим, может ли бизнес быть саморазвивающимся – функционировать и расширяться без участия владельца.

Спойлер: нет. Есть функции, которые всегда остаются за собственником. Часть из них касается непосредственно команды. И без выполнения вами этих функций нет ни малейшего шанса, что ваш бизнес будет жить хорошо и беспроблемно. Это ключевые должностные обязанности собственника. Казалось бы, очевидные, но многие владельцы компаний просто упускают их из виду. И потом имеют то, что имеют. И если вы не хотите получить ситуацию, описанную в первой главе, и тащить компанию на себе, постоянно закрывая какие-то дыры, надо четко понимать, что это за функции. Что именно требуется от вас, как от собственника, чтобы выйти из операционки, оказаться над бизнесом и суметь быстро и без проблем его масштабировать.

Так что сейчас я предлагаю рассмотреть эти «секретные» должностные обязанности. Не бойтесь, всё не так страшно и сложно – думаю, вы поймете это, когда дочитаете до двух последних и самых важных функций. Да, от вас потребуются некоторые усилия. Но вы же не хотите, чтобы вашу компанию постоянно штормило? Вам, как собственнику, нужен здоровый и надежный экипаж и компания-корабль, которая слушается штурвала. Итак, вперед, из пункта А в пункт Б. Мы отправляемся в плавание от первой, самой явной, до восьмой, «секретной» и самой важной функции.

Представьте, что вы капитан корабля. Плывете по океану. Можно поставить управление на автопилот, и без приключений доплыть из пункта А в пункт Б? Или полностью передать управление экипажу и всё плавание лежать на верхней палубе в шезлонге у бассейна и загорать?

Разумеется, нет. Иначе вы рискуете никуда не доплыть. Ведь в пути может произойти что угодно: любая неожиданность или, хуже того, катастрофа. Кстати, вы, вероятно, знаете, что самолеты летают на автопилоте. За исключением самых сложных этапов – взлета и посадки. Почему? Потому что бывают ситуации, когда необходимо принять сложное и важное, иногда жизненно важное решение. И сделать это может только сам капитан или командир.

То же касается бизнеса. Если вы не хотите его потерять, помните – есть то, что входит в зону ответственности собственника. Не топ-менеджеров, и даже не генерального директора или управляющего. Именно владельца.

Вы хотите, чтобы ваша компания процветала и развивалась? Значит, внимательно отнеситесь к делегированию. Это не значит, что надо всё брать на себя – в первой главе мы говорили о том, почему это непродуктивно. Вы можете смело делегировать всю рутину (если уверены, что есть кому – но подробнее об этом мы еще поговорим).

Но есть функции, которые всегда остаются за вами, как за собственником. Если, конечно, ваша цель – процветающая, развивающаяся компания с растущими резервами и высокими заработными платами, которая использует эффективные технологии и производит продукт (или предлагает услуги) безупречного качества. Если же вас устроит, что бизнес идет ни шатко ни валко, а совсем загнется – ну и пусть, не жалко, думаю, вам не стоит тратить время на чтение этой книги.

Итак, у вас замечательный HR. Отличные руководитель отдела продаж, финансовый директор, директор по производству и остальные топы. Это высококвалифицированные, мотивированные люди, на которых вы можете полностью положиться. Но полностью положиться не значит, что можно со спокойной душой скинуть на них абсолютно всё.

Можно делегировать многое. Продажи, ряд производственных решений, некоторые проблемы с поставщиками и клиентами и тому подобное можно смело передать сотрудникам. Но не забывайте, что у каждого из них есть своя должностная инструкция, то есть свои обязанности и зона ответственности. За пределы которой они просто не могут выйти.

И что получится, если вы возложите всё на плечи генерального директора и отправитесь на рыбалку или в путешествие? Если это разово, а все процессы в компании действительно отлажены и работают как часы, ничего страшного не произойдет. Но если злоупотреблять отдыхом и рассчитывать, что все ваши функции выполнят другие, последствия могут быть катастрофическими.

У вас, как у собственника, тоже есть должностная инструкция. Выше я упомянул две ваши цели, два ваших продукта:

1. Процветающая компания с высокими заработными платами.

2. Развивающаяся компания с эффективными технологиями, которая производит высококачественный продукт.

И за это отвечаете только вы. Не директор, не кто-то из топов. Это не входит в их обязанности. А в ваши – входит.

Так что предлагаю поговорить о тех функциях, которые влияют на вашу команду, на прибыльность бизнеса и возможности его развития. Они и есть должностная инструкция собственника.

Итак, какие функции всегда остаются за владельцем бизнеса? Что он никогда и ни при каких условиях не может переложить на плечи персонала?

1. Стратегическое планирование и стратегический маркетинг.

2. Формирование ключевых правил компании.

3. Управление финансами.

4. Безопасность.

5. Разработка новых продуктов и новых технологий.

6. Создание стартапов.

7. Построение компании.

8. Создание команды топ-менеджеров и поддержание их этики и нравственности.

Остановимся на каждой из функций собственника.

Во-первых, это стратегическое планирование. Вернемся к нашей аналогии: вы – капитан корабля. Кто, кроме вас, может решить, куда отправиться? Каким маршрутом плыть? Никто. Весь остальной экипаж, в том числе старпом, может только делать всё для того, чтобы корабль следовал по выбранному вами курсу. По графику и не сбиваясь с пути. Но выбор курса – не в их власти. Если только это не бунт на корабле.

Так и в бизнесе. Никто, кроме собственника, не может принять решение о запуске новой технологической линии для выпуска нового продукта. Или об открытии новой точки или смежного производства. Или об уходе от дистрибуции и старте собственного производства. Разработка общей идеи, создание общего плана деятельности и развития компании, анализ стратегических возможностей и выбор стратегии для реализации плана – ваша должностная обязанность. Назовем ее визионерской функцией. Только вы можете «заглянуть в будущее», посмотреть, как может работать ваш бизнес, как на это будет реагировать рынок. В целом – как вы представляете деятельность своей компании и ее результаты через энное количество лет.

Поэтому и стратегический маркетинг лежит на вас. Вы, как визионер, можете видеть, в какой рыночной нише будет ваш продукт, как на него будет реагировать целевая аудитория и тому подобное. То есть какому спросу он будет отвечать. Только вы можете видеть этот спрос, предугадать его, понять, где он возникнет. Вот и получается, что это тоже ваша должностная обязанность – позиционирование бизнеса, разработка и реализация маркетинговой стратегии, как в целом должен работать маркетинг и какую роль в нём играете вы. Собственник отвечает за фактуру маркетинга в бизнесе, и это неотделимо от стратегического планирования.

Вторая функция – формирование ключевых правил компании. Почему это не может сделать один из топов? Или вообще – взять и поручить это одному из сотрудников, например, тому же HR. Пусть напишет регламенты и инструкции для всех отделов и подразделений. Если речь идет об инструкциях – да, это можно и даже нужно делегировать. Но давайте сравним правила компании с законами страны. Есть Конституция – главный закон. Есть федеральные законы – они не могут противоречить Конституции. Есть кодексы, есть областные законы, городские – и так далее. И ни один закон не может «конфликтовать» с тем, который «выше по статусу». А в итоге – противоречить Конституции.

В бизнесе то же самое. Если у каждого отдела будут свои инструкции и правила, но общих, главных правил не будет, вы полу́чите не стабильную компанию с четко определенной миссией, а разброд и шатание. Ключевые правила необходимы, а создать их можете только вы, определив принципиальные для вас и вашего бизнеса моменты. От режима работы и дресс-кода до структуры организации, ваших дивидендов и системы премирования. Никто, ни один топ не может сделать это для вас. А уже на основе разработанных вами правил создаются все остальные – не противореча им. Третья должностная обязанность владельца – управление финансами. В компании может (и должен) быть бухгалтер, финансовый директор. Можно приглашать финансиста или аудитора «со стороны». Но это не избавляет собственника от функции лично контролировать финансы. Проверять еженедельное финансовое распределение денежных средств, следя, чтобы оно соответствовало созданным вами правилам, одобрять месячный и годовой бюджет. Финансы никогда нельзя упускать из виду. Это не значит, что надо брать на себя всю «текучку» и, например, лично выплачивать зарплату, просматривать каждый акт и так далее. Но контролировать отчетность и соблюдение принятых правил, смотреть на основные показатели необходимо.

В качестве примера расскажу, что в своей компании делаю я, за что отвечаю в плане финансов. Во-первых, я, как собственник, играю главную роль в создании годового бюджета плюс одобряю месячные бюджеты и еженедельные директивы по распределению денежных средств. Понятно, что в каждой сфере своя специфика, и от этого зависит то, за что конкретно отвечает владелец. В моём бизнесе для качественного контроля мы еженедельно подводим итоги движения по месяцу и распределяем деньги. Также я, конечно, контролирую компанию через три основных отчета: ДДС (движение денежных средств), ОПУ (отчет о прибылях и убытках) и бухгалтерский баланс. И это всё, что я, как собственник, делаю в финансах. Но, разумеется, для начала я сам запускал и внедрял эту систему в своем бизнесе.

Безопасность – еще одна функция собственника. Конечно, почти в любой компании есть «специальные» люди. За безопасность офиса и сотрудников – то есть за всё, что связано со входом в помещение, пропусками, камерами видеонаблюдения – отвечает начальник службы безопасности. Финансовый директор и/или бухгалтер отвечают за финансовую и налоговую безопасность. Бывают сотрудники, отвечающие за компьютерную безопасность. И так далее. Но безопасность самого бизнеса, юридическая и физическая, – это забота собственника.

Приведу еще один пример. У нас есть клиент, владелец производственной компании в Московской области. Функцию налоговой безопасности он отдал бухгалтеру: «Делай, что хочешь, в юридической структуре, только, пожалуйста, не трогай меня». Вот бухгалтер и «оптимизировала» налоги: насоздавала кучу юридических лиц, директорами которых были родственники владельца, и много что понаделала еще. И в результате через три года, после налоговой проверки, компании насчитали недоплату налогов, штрафы, пени под 100 миллионов рублей. Вот цена такой ошибки – отдавать вопросы безопасности бизнеса кому бы то ни было, даже самому, казалось бы, надежному человеку, не вникая в это.

Собственник должен базово создать юридическую структуру, продумать, как ему будут выплачивать вознаграждение – будут ли это просто дивиденды, или концессионные выплаты, или что-то еще. Он может привлечь для этого профессиональных юристов, но это его вотчина, его бизнес. И любому сотруднику всё равно, что после налоговой проверки бизнеса может больше не быть, если не будет возможности оплатить доначисления.

Даже главный бухгалтер не может взять на себя решение, какой должна быть юридическая структура компании. Какой будет ее организационно-правовая форма, сколько будет юридических лиц и каких, каким будет налоговый режим, будут ли в бизнесе использоваться какие-то схемы оптимизации налогов: производственные кооперативы, агентские схемы, концессионные договоры и так далее. Плюс безопасность денежных средств и складов. Всё это – зона ответственности собственника. Хотя бы по той простой причине, что он за это отвечает, в том числе перед законом. Он, а не бухгалтер, финансист или кто-либо еще. А наемный персонал может только исполнять распоряжения и выполнять определенные задачи.

Разработкой новых технологий и продуктов тоже должен заниматься собственник. И здесь его главная задача – технологии производства. Чтобы не получилось так, что продукт в чём-то уступает конкурентам. Как осуществляется разработка, как и в какие сроки производится продукция, как всё работает технологически – всё это определяет собственник. Ведь именно он отвечает за успешность своего бизнеса, которая напрямую связана с качеством продуктов и услуг.

Думаю, здесь имеет смысл снова привести пример. Как-то давно к нам обратился клиент из Новосибирска. Его бизнес – производство генераторных установок. Компанию штормило, всё было завязано на собственнике. Он обратился за помощью в создании команды, потому что ощущал, что он уже не может управлять своим бизнесом. Но после долгой беседы о ситуации в компании выяснилось, что источник бед – просто слабый продукт. Его оборудование быстро ломалось, не выдерживало даже средний цикл эксплуатации подобных продуктов, представленных на рынке. А ведь создание качественного продукта – главная задача компании и одна из главных функций собственника. В данном случае получилось, что технология производства не была оптимальной, были проблемы с выручкой, отзывами, люди не задерживались в компании надолго – и всё в конечном итоге упиралось в некачественный продукт. Так что первое, что начал делать этот собственник, – не нанимать людей, а работать над тем, чтобы продукт был востребован его целевой аудиторией и отвечал ее ожиданиям.

Соответственно, и за запуск нового бизнеса отвечает владелец компании. Кто, кроме него, может решить, например, открыть совершенно новое направление? Это может быть и смежный бизнес, и несмежный – неважно. Сюда же можно отнести масштабирование. Такое решение может принять только собственник, это его функция.

И, наконец, есть две ключевые функции собственника. Это построение компании, то есть внедрение технологий, которые позволяют бизнесу организованно работать (сюда можно отнести технологию найма, подготовки кадров, удержания персонала, технологии менеджмента, управления финансами), и создание команды топ-менеджеров с поддержанием их этики.

Самое интересное, что именно эти обязанности многие собственники стремятся переложить на другие плечи. Попросту не хотят тратить на них внимание. Вспомните, как часто вы думали о том, чтобы нанять волшебного финансового директора, который полностью возьмет на себя все проблемы с финансами. Или РОПа, который построит отдел продаж за вас. Или волшебного маркетолога, который «родит» лиды (правда, непонятно как, но они появятся). Или генерального директора, который наведет порядок в компании, а вы сможете попутешествовать. И на первый взгляд всё очень просто. Делегировать управление, делегировать наем и заниматься более интересными и актуальными вещами. Но так не получится. Иначе в итоге вы можете прийти к тому, о чём мы говорили в первой главе, или вообще решить «прикрыть лавочку», которая приносит не удовольствие и прибыль, а сплошные проблемы.

Так что внедрить необходимые технологии – ваша задача, увильнуть от выполнения которой не получится. Вы должны построить своего рода конвейер. И показать сотрудникам: вот так работает механизм по привлечению персонала в наш бизнес, вот так работает механизм привлечения лидов, вот так работает наша система управления. Разные подразделения будут эксплуатировать эту систему, улучшать ее, доводить до ума. Те или иные исполнители будут использовать определенные инструменты. И компания будет работать по определенным правилам (о чём мы уже говорили выше). Но саму функцию построения компании нельзя делегировать. Сотрудники не отвечают и не могут отвечать за внедрение – это ваша роль как собственника.

Почему? Представьте себе, что вам нужен автомобиль. Можете ли вы нанять водителя и сказать ему: «Собери мне автомобиль»? Уверен, что вам и в голову такое не придет. Потому что вы прекрасно понимаете: водитель под это «не заточен». У него нет ни компетенций, ни опыта, ни других ресурсов для того, чтобы выполнить эту задачу. Его обязанности заключаются совсем в другом. Так что «собрать» автомобиль, нанять и посадить в него водителя – ваша задача. А его – возить вас, доводить автомобиль до ума и ухаживать за ним.

Так и системы найма, обучения и мотивации персонала должен внедрить и настроить собственник. Это вне должностных обязанностей и компетенций HR-специалиста. Это же касается других ключевых технологий. Владелец компании строит ее и сажает в нее топов, которые будут управлять компанией, «вести автомобиль».

И тут мы переходим ко второй ключевой функции – созданию команды топ-менеджеров и поддержание этики этих топов. Именно она – главная функция собственника наряду с построением компании. И хотя многие считают, что как раз это можно и нужно делегировать HR, или вообще, топы появятся откуда-то сами собой, не надо совершать такой ошибки. С каждым топом может быть достигнута индивидуальная договоренность относительно его развития, планов, финансовой мотивации. Это птицы высокого полета. И именно вы, как собственник, должны понимать, как нанимать нужных и отсеивать ненужных людей.

В чём проблема с наймом крутых топов? Отнюдь не большие зарплаты, которые придется им платить. Хотя это тоже важная составляющая, но не ключевая для них. Топы смотрят в первую очередь на другое. Они хотят играть в крутую, интересную для них игру. А предложить им это может только владелец компании.

Кроме того, есть одно правило, точнее, закон найма персонала. Смотрите: тот, кто нанимает, не может нанять человека большего калибра, чем он сам. Если такое и происходит, то это просто удача, воля случая, а не закономерность. И что получается, если вы делегируете наем директора по производству, финансового директора или другого топа HR-специалисту? К вам просто не придут люди большего калибра, чем HR. А они вам точно нужны? Вы же наверняка хотите заполучить тигров, топов очень большого калибра, которые смогут заставить расти свои подразделения.

Поэтому именно собственник должен проводить собеседования с топами, продавать им идею работать в его компании. Конечно, вы можете подключить к найму HR-специалиста или руководителей. Но здесь их помощь ограничена. HR-специалист может собирать резюме, приглашать на собеседования, то есть создавать поток кандидатов. Но не собеседовать их, он – сотрудник совсем не того масштаба. Более того, такой «фильтр на входе» может только мешать. В любом случае, само собеседование, продумывание плана на стажировку, заработные платы, да и сама продажа идеи работать у вас – прерогатива собственника. Вы – единственный человек в команде, который может нанять крупнокалиберных сотрудников в свою компанию.

Здесь есть только одно исключение: кадровые агентства с суперрекрутерами, которые обладают навыком найма топов и наняли уже не один десяток директоров. Такой рекрутер только этим и занимается, у него соответствующие статус, насмотренность в найме топов и зарплата, и он успешно справится с задачей. Которая обычному HR-специалисту просто не по зубам.

И даже в том случае, если вы всё же решили нанять топов через кадровое агентство, нельзя, так сказать, пускать дело на самотек. Ведь их наем зависит от заказчика, то есть от вас, от вашей адекватности и ваших целей. Если вы просите нанять маркетолога на зарплату в два раза ниже рыночной, но при этом с огромным опытом, да еще и чувством долга по отношению к вашей компании, вряд ли это получится. Компетентность заказчика, понимание им области, в которую нанимается сотрудник, – очень важная часть подбора. Поэтому, если вы совсем не разбираетесь в той области, куда хотите нанять сотрудника, то вероятность того, что появится нужный, близка к нулю. Хотя, конечно, бывают исключения. Но очень редкие.

Пожалуй, приведу еще один пример. У меня есть друг-предприниматель. Он владелец мебельной компании, изготавливает мебель для дома на заказ. И волей случая он смог нанять хорошего РОПа. Как он этим хвалился, доказывал мне, что я не прав, что можно сразу нанимать топов, даже если не совсем понимаешь область. Ведь он-то нанял РОПа, который пришел и отстроил ему отдел продаж. Но прошел всего год после нашего знакомства, и этому РОПу наскучило работать в компании. Он ушел. За ним – часть коллектива. И, соответственно, весь успешный опыт. Продажи рухнули, а собственник остался с невыполненным планом и непониманием, как влиять на продажи.

Еще раз повторю: исключения, конечно, есть. Но вопрос в том, насколько они жизнеспособны для компании, насколько эти исключения могут «сработать» в вашем случае. А самое главное – потом не «попасть». Поэтому, если вы хотите, чтобы к вам пришел нужный человек, вы должны хотя бы базово разбираться в той области, в которую вы его нанимаете. Но об этом я еще расскажу в следующих главах.

Так что лучше всего, если наймом топов займется сам собственник, направляя туда свое внимание и не отдавая эту задачу на откуп другим. В конце концов, он делает это для себя и под себя. Он сам создает топов в своей компании и сам отвечает за них, в том числе только у него – функция контроля этики[3] и нравственности топ-менеджеров. За их разумность, за разруливание конфликтов между топами отвечает именно собственник. А для того чтобы уметь быстро нанимать подходящих кандидатов и быстро интегрировать их в компанию, собственник должен сам владеть технологией найма, ввода в должность и удержания топов. То есть той технологией, о которой я расскажу в этой книге.

«He важно, насколько вы хороши и успешны или насколько умны и хитры, ваш бизнес и его будущее находятся в руках тех людей, которых вы нанимаете».

Акио Морита[4]

Понятно, что вы – живой человек. Вы не хотите посвящать всё свое время и отдавать все свои силы компании. Вы хотите отдыхать и проводить больше времени с семьей. Но именно поэтому вы не можете не взять на себя перечисленные выше функции. Это как раз тот случай, когда нельзя всё делегировать, пускать на самотек. Иначе вы неизбежно придете к тому, о чём мы говорили в первой главе. И легче вам точно не будет.

Могу сказать вам по своему опыту: нельзя отдать функцию построения компании и найма топов генеральному директору, по крайней мере, в реалиях малого и среднего бизнеса. Он не справится, не сможет построить систему. Потому что только вы знаете, чего именно хотите, как видите свой бизнес. И директор просто не справится. И построит для вас не компанию, а комплекс проблем. А если вам удастся найти супердиректора, который успешно выполнит эту задачу, в один прекрасный день ему в голову может прийти вопрос: зачем работать на кого-то, если можно открыть собственное дело? Ведь у него это получилось. Он создал всё «с нуля», всё выстроил, понял, как управлять финансами и продажами, как заниматься наймом и кадрами, как взаимодействовать с поставщиками и клиентами. Почувствовав свои возможности и силу, он от вас уйдет. И это еще самый хороший расклад. Хуже, если недостаточно компетентный директор «настроит» всё так, что компания не сможет нормально функционировать, и придется всё перестраивать – а так, скорее всего, и будет. Поэтому надо загодя думать о том, как обезопасить свой бизнес и от своего же генерального директора. Вот почему лучший вариант – самому внедрить систему, а директору делегировать только управление, эксплуатацию уже внедренной системы, а не ее создание.

Да, это не так просто – построить компанию. Но это же ваша компания, вы делаете это для себя. Надо один раз приложить усилия (пусть и немалые, особенно если вы никогда не выполняли эти функции), выполнить свои должностные обязанности, а затем просто поддерживать то, что вы построили и запустили. Один раз внедрить систему найма и подготовки кадров – а потом только при необходимости «докручивать» ее. И это уже будет требовать минимального внимания. А ваш бизнес будет работать как часы.

Глава 3. Структура и функции HR-департамента

Не сомневаюсь, что после прочтения первых двух глав у вас исчезли малейшие сомнения в том, что HR-отдел просто необходим вашей компании. И не абы какой, а работающий по определенной, разработанной нами системе (и не забывайте – внедрить ее в компанию должны именно вы, собственник).

Но как многие владельцы бизнеса относятся к HR-отделу или, другими словами, департаменту персонала? Мягко говоря, не очень серьезно. Зачем он нужен? Да просто, «чтобы был». Ну, есть в компании отдел продаж, финансовый отдел, производственный и так далее. Одним словом, то, что называют оргструктурой[5]. Значит, должен быть и отдел персонала. Который кого-то как-то нанимает. И немножко занимается адаптацией. Может быть, делает что-то еще.

Это в корне неверный подход. Впрочем, я уже объяснял, почему без «правильной» HR-функции невозможна нормальная деятельность компании, что уж говорить о ее росте и развитии. Повторяться не буду, и сейчас предлагаю рассмотреть, что же должен представлять из себя HR-департамент и какие задачи выполнять.

Итак, предлагаю поподробней рассмотреть, что это за департамент. Без которого вы как-то жили (и, может быть, не так уж плохо жили, просто не знали, что можно еще лучше). Сразу хочу предупредить, что дальше вам будут встречаться не совсем, возможно, понятные и поэтому немного страшные для вас слова. Такие, как «департамент» или «отдел». Вам может показаться, что это что-то большое, там должно работать много людей. Ведь департаменты и отделы бывают, как правило, только в крупных или средних компаниях.

Нет, это не так. Всё, о чём мы будем говорить ниже, – просто функции в области HR. И, как я уже упоминал, в небольшой компании из 10–15 сотрудников их может выполнять всего один специалист. В компании, где людей побольше, 30–50, уже потребуется пара человек. Сколько точно сотрудников должно работать в этом департаменте, мы обсудим в следующей главе.

Поэтому, когда вы читаете слова «департамент» и «отдел», имейте в виду, что это просто обозначения размера функций. Департамент[6] – это глобальная HR-функция, которая объединяет всё, что с ней связано: и наем, и адаптацию, и кадры, и работу с персоналом и так далее и тому подобное. А отдел – это обозначение более узкоспециализированной функции. Например, в отделе найма и адаптации сосредоточены функции, которые связаны только с наймом и адаптацией. Мы не включаем туда, например, организацию рабочих мест или внутреннюю академию компании. Функции сгруппированы так, что при необходимости, допустим, при росте компании, их было легче делегировать.

А теперь поговорим подробно и о департаменте, и об отделах[7], и о функциях[8].

Департамент персонала занимает в организационной структуре компании особое место. Как я говорил, HR – главный помощник руководителя. И если у вас до сих пор несколько смутные представления о том, что такое HR и с чем его едят, то есть чем конкретно должен заниматься этот департамент, самое время внести ясность.

У HR-департамента, в моём понимании, четыре глобальные функции:

1. Подбор персонала и адаптация.

2. Организация рабочих мест и коммуникаций.

3. Обучение и развитие персонала.

4. Эффективность персонала.

И эти четыре отдела не просто так идут друг за другом. По сути, задача первого отдела – это нанять и оформить человека. Дальше ему организуют рабочее место, затем усиленно его обучают и добиваются, чтобы он стал профессионалом. А следующая задача – сделать так, чтобы он не уволился, а остался работать в компании. Ведь в него вложили силы, деньги и внимание. И посредством отдела эффективности улаживают конфликты, работают с мотивацией и вовлеченностью.

Вам необязательно копировать мою оргструктуру, но вы можете взять ее за очень хороший референс. Потому что я не видел более адекватной и приближенной к реалиям микро-, малого и среднего бизнеса структуры. Кстати, если вы хотите разработать качественную оргструктуру для функций компании не только для HR, то я рекомендую делать это у Евгения Фролова. Он крутой эксперт в управлении, элементы этой структуры я подсмотрел именно у него и в целом учился управлению также именно у него.

И если в компании внедрена и запущена HR-технология, проблем быть не должно. HR-департамент будет создавать и поддерживать высокоэффективный и стабильный штат сотрудников, обеспечивать их продуктивную адаптацию, неукоснительное выполнение ими описанных должностных обязанностей. Ключевые показатели работы персонала будут расти, а компетенции – непрерывно повышаться. Задачи департамента также включают в себя контроль эффективности и поддержку мотивации персонала в соответствии с корпоративной культурой и стратегическими целями компании. И вы полу́чите нужный конечный результат: штат эффективных сотрудников. А если нет… Но давайте я подробнее расскажу, какие конкретно функции у каждого отдела департамента персонала. И с чем вы можете столкнуться, если какая-то из функций сбоит или вообще не работает.

Итак, начнем по порядку.

С чего всё начинается? Вам нужен сотрудник, и… Правильно, его надо найти, провести собеседование, и, если звезды сложатся удачно, точнее, вы поймете, что подходите друг другу, «встроить» новичка в компанию. Этим должен заниматься отдел найма и адаптации персонала.

Отдел найма и адаптации – не про «разместить вакансии, где только можно, кого-нибудь из откликнувшихся собеседовать и, если повезет, нанять». Иначе зачем вам нужен этот отдел? Обратились бы в любое кадровое агентство, там бы вам нашли кого-нибудь более-менее подходящего.

Смысл существования этого отдела – наем от и до. От изучения рынка труда и составления описания вакансий до контроля персонала. То есть если вам требуется, скажем, менеджер по продажам, недостаточно просто кинуть клич: «Нужен менеджер!» Надо понять вилку заработной платы конкретно в вашей сфере, четко определить, что именно вы хотите от этого специалиста, а когда нужный человек будет найден, сделать всё, чтобы он не покинул ваш коллектив сразу после окончания стажировки или испытательного срока, а то и в процессе прохождения стажировки. Потому что задача этого отдела – не привести в компанию «тело», а найти подходящего по всем параметрам сотрудника и интегрировать его в вашу организацию.

И если отдел найма справляется со своими должностными обязанностями, «на выходе» вы полу́чите продуктивного штатного специалиста, четко понимающего, что от него требуется, и знающего, как выполнять свою работу. А значит, приносящего вашей компании прибыль. И не доставляющего проблем. Что вам и требуется.

Если же этот отдел плохо выполняет свою функцию (или вообще отсутствует как таковой), готовьтесь к тому, что на поиск каждого сотрудника может уходить несколько месяцев. Но это еще полбеды. С трудом найденный специалист может до полугода обучаться и «въезжать» – не забывайте, что всё это время вы платите ему зарплату, а отдача может быть практически нулевой, – а потом просто уйти. Или вы сами уволите его, поняв, что от такого «специалиста» толку не будет. Конечно, это крайний вариант, но, если у вас не выстроен отдел найма и адаптации, вы от него не застрахованы. А если вы нанимаете не одного сотрудника в год, а вам постоянно нужны новые люди? Работа компании, а вместе с ней ваша жизнь, может превратиться в ад. Какая прибыль, какое масштабирование? Удержаться бы как-нибудь на плаву.

Можно ли избежать этих проблем? Конечно. Для этого у вас, во-первых, в принципе должен быть отдел найма и адаптации, а во-вторых, он должен успешно справляться со всеми функциями. Давайте поподробнее разберем какими.

Итак, что входит в должностные обязанности сотрудника, который занимается наймом? Если вы внимательно рассмотрели схему, то заметили, что отдел состоит из нескольких участков[9]. И у каждого участка – свои функции. Давайте поговорим о каждом.

Участок подбора персонала

В первую очередь, конечно, этот отдел отвечает за то, чтобы утвердить на отчетный период план по найму. Его задача – собрать потребности компании в персонале, исходя из ее планов и задач. Разумеется, подсчет штатного расписания происходит на планировании ежегодного бюджета компании. У участка подбора персонала, скорее, оперативная функция: актуализировать штатное расписание с учетом текущей ситуации на ближайшие 1–3 месяца, чтобы спланировать набор персонала. Кстати, планировать подбор персонала – это один из рычагов повышения эффективности подбора персонала.

Несколько лет назад к нам пришел клиент, собственник производственной компании. Как вы уже поняли, у него были проблемы с подбором персонала. И что интересно, мы подняли эффективность подбора примерно в четыре раза благодаря одному простому действию. При аудите мы обнаружили, что у него не хватает большого количества специалистов в разных департаментах. И, как выяснилось, еще и в течение месяца у него увольнялись штатные сотрудники. А подбор выглядел следующим образом. В начале месяца договорились нанять инженера, двух продавцов, секретаря, копирайтера и РОПа. Через неделю после начала отчетного месяца к HR в кабинет вбегает директор по маркетингу и говорит: «Так, отменяем копирайтера. У меня уволился трафик-менеджер». И HR меняет позицию. Еще через неделю к нему вламывается руководитель производства и говорит: «Инженер не нужен, он не срочный. Мне срочно нужен начальник бригады». И так далее. То есть наем осуществлялся хаотично, потому что в течение месяца руководители меняли позиции. И в результате в конце месяца нанималось только 10 % от плана. Чтобы начать нанимать сотрудника, HR должен написать вакансию или рекламные объявления, подготовить стажировку, разместить вакансии, начать собеседования. И это не делается за пять минут. Подготовка к найму может занимать пару недель. А тут раз в неделю в принципе менялись позиции, кого необходимо подобрать. Поэтому неудивительно, что никого не могли нанять. Мы поговорили с собственником и попросили запретить так делать. И, о, чудо! План по найму был выполнен. Считайте, что я поделился с вами не просто примером, а лайфхаком.

Далее, на каждую нанимаемую позицию должна быть сформирована четкая заявка на подбор. Ее формирует руководитель той области, в которую нанимается сотрудник, а HR-специалист может помочь в ее заполнении. После формирования заявки HR-отдел анализирует рынок труда, чтобы понять, сколько стоят такие специалисты и где они, так сказать, обитают. Чтобы их нанять, проводят маркетинговые опросы данных соискателей. Это дает представление о том, что им важно при выборе работы, и позволяет уверенно продать им компанию.

Наконец, данная функция предполагает размещение вакансий, организацию их продвижения, посты в соцсетях, мотивацию персонала приводить своих друзей и знакомых, покупка и обзвон холодной базы… В общем, всё то, что связано с поисками сотрудника.

Далее следуют проведение собеседований и оценка кандидатов на соответствие необходимым личностным качествам, навыкам, квалификации и уровню мотивации.

Конечный результат работы участка – сотрудник, нанятый в срок и соответствующий заявке на подбор.

После того как кандидат найден, его выводят на стажировку, и активизируется следующий участок отдела найма.

Участок проведения стажировок

Этап, за который отвечает этот участок, – провести стажировки новому сотруднику, четко определив на практике, подходит данный сотрудник компании или нет. HR сопровождает новичка во время испытательного срока и следит, как тот справляется со своими обязанностями. А заодно помогает ему адаптироваться в коллективе. Но здесь HR работает не один. Идет совместная работа HR-специалиста и руководителя того департамента или отдела, в который пришел сотрудник. Объем участия каждой стороны может быть разным. Если приходит административный сотрудник, маркетолог, продавец, то HR по заранее прописанной «дорожной карте» стажировки (это, простыми словами, описанный маршрут стажировки), может и сам в течение нескольких дней протестировать качество его работы, понять на практике, подходит он или нет. Если же речь идет о производственном персонале, то нужна более плотная работа наставника с производства или руководителя с приходящим стажером. Но подробно про стажировки мы поговорим в отдельной главе, где я расскажу о разных типах стажировок. А пока главное, что вам нужно понять: HR не скидывает на голову руководителя новоиспеченного сотрудника, а помогает адаптировать его в рамках стажировок.

Конечный результат работы участка – кандидат, успешно завершивший стажировку в компании с отличными результатами. И дальше – следующая функция.

Участок кадровой документации

Не сомневаюсь, что вы понимаете: когда нанимают сотрудников, их нужно соответствующим образом оформить. Это может быть трудовой, ученический или гражданско-правовой договор. В соответствии с этим возникают функции: различного рода отчетность по персоналу в государственные органы, ведение трудовых книжек, воинского учета, отпусков и больничных, подготовка справок. И эти функции возложены как раз на участок кадровой документации.

Скажу сразу: есть несколько вариантов его работы. Например, бывает такой порядок: отдел персонала просто подписывает с каждым новым сотрудником заранее подготовленный пакет документов, который составили юристы. В него могут входить трудовой договор, коммерческая тайна, соглашение о персональных данных. И на этом выполнение кадровой функции заканчивается. А отчетность в госорганы, иные кадровые функции (скажем, ведения и учета трудовых книжек, оформления приема на работу и увольнения, массового приема и массовых увольнений, администрирования командировок и отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников) делегируются или бухгалтеру компании, который находится в финансовом отделе, или бухгалтерии, или вообще отдается на аутсорс. Кстати, отдавать на аутсорсинг эту функцию я и рекомендую небольшой компании.

Конечный результат работы этого участка – своевременно оформленные в соответствии с законодательством страны сотрудники компании. Вы можете изменять данный результат в зависимости от того, какую функцию на самом деле выполняет данный участок. Здесь я всего лишь привел пример.

А дальше – последняя функция отдела найма и адаптации персонала.

Участок регламентов и должностных папок

Данный участок системно отвечает за то, чтобы бизнес-процессы и правила были описаны в виде регламентов и инструкций. Обратите внимание: эта функция не предполагает самостоятельного описания всех регламентов. Что-то может описать и сам HR-специалист, что-то описывает руководитель подразделения, где создают правила, что-то описывают сотрудники, а что-то – вообще сам собственник компании. Участок в целом отвечает за работу системы регламентов и формирования должностных папок. Ведь если не будет главного ответственного, то это просто не будет работать.

Еще одна зона ответственности участка – хранение регламентов в едином архиве. Они должны быть доступны для каждого сотрудника, а HR-специалист распространяет их в соответствии с тем, кому предназначаются данные регламенты, компонует их в должностные папки. Да, если простыми словами, то должностная папка – это подборка всех регламентов, которые предназначены для определенной должности. Сотрудника проверяют на знание этих регламентов. Но, конечно, в первую очередь относительно правил, а технические знания проверяет не этот участок. Мы еще поговорим более подробно о системе регламентов. А пока нужно понять, что главный ответственный за эту систему находится на этом участке.

Не надо забывать, что даже у опытного специалиста могут возникнуть сложности на новом для него рабочем месте. И чтобы предотвратить возможные проблемы, этот участок выполняет еще одну функцию: отвечает за должностные папки и ознакомление нового сотрудника с их содержимым. О должностных папках и о том, как их вести, я подробно расскажу позже. Сейчас просто запомните, что это тоже входит в обязанности HR-специалиста отдела найма и адаптации.

Кажется, работы у отдела найма и адаптации персонала немало. Даже слишком много. Но если вы внедрили HR-технологию, эта работа идет «по накатанному» и отнимает не так много сил и времени.

Мы разработали специальные алгоритмы ввода в должность, которые позволяют быстро сделать из «новичка» производительную единицу, эффективного сотрудника. И если вы внедрите, например, технологию проведения стажировок с «дорожной картой» (напоминаю, что это четко описанный маршрут стажировки), то сможете за короткий срок понять, каков новый сотрудник в деле. Сюда же входит и тестирование на IQ, на мотивацию, на продуктивность, на ответственность, на конфликтность… Вам хватит буквально нескольких дней, чтобы понять, подходит ли вам этот человек. А он, в свою очередь, поймет, сможет ли работать у вас.

Ведь человек может прекрасно проявить себя на собеседовании, но необходимо увидеть, что он представляет из себя на практике. Поэтому один из компонентов нашей системы – «демодень» (или «демодни»). Другими словами, тестовый период. И занимает он не 1–3 месяца, как стандартный испытательный срок, который тут тоже есть, а 1–3 дня. Новый сотрудник выполняет простые задания из области, в которую он пришел. Такой подход не требует длительного обучения, и вы достаточно быстро сможете понять, на что он способен.

Я не буду здесь углубляться в подробности проведения стажировок, оформления договоров и прочего. Об этом мы еще поговорим в соответствующих главах. Главное – к вам пришел новый сотрудник, вы должны его протестировать и обучить. Причем неважно, на какую должность он пришел. И это – функция данного участка.