Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений бесплатное чтение
Принцип пирамиды Минто
Автор: Барбара Минто
Введение
Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с деловой перепиской, Барбара Минто пришла к выводу, что наилучшим образом воспринимается текст, построенный по принципу пирамиды. Взаимосвязи между высказываниями в таком документе ограничены тремя логическими направлениями: вверх, вниз и в стороны. Принцип пирамиды стал стандартом McKinsey, а затем и ряда других компаний.
Задача любого документа — донести одну-единственную, главную мысль. Начните с главного, а потом уже двигайтесь вниз и в стороны. Структура пирамиды поможет вам сформулировать свои идеи, установить четкие взаимосвязи между ними и довести рассуждение до логического завершения. Все это сделает документ легким для восприятия и поможет вам донести свои идеи до читателя.
Используя принципы пирамиды, вы научитесь составлять ясные лаконичные документы за минимальное время.
1. Особенности нашего мышления
1.1. Почему именно пирамида?
Особенности нашего мышления таковы, что мы воспринимаем любое сообщение как группу идей, соединенных в одно целое. Анализируя новую информацию, наш мозг разбивает ее на отдельные блоки (слова, фразы, абзацы), а затем снова группирует идеи по принципу пирамиды, начиная с вершины — главной мысли — и спускаясь к основанию: пояснениям, аргументам, подробностям.
Другими словами, слушая доклад, читая книгу, разговаривая с ребенком, мы всегда хотим сначала как можно быстрее понять главное, что же нам хотят сказать. После этого мы легко воспринимаем всю второстепенную информацию: доказательства, пояснения, примеры.
Так происходит потому, что, воспринимая информацию, мы строим мысленную пирамиду и начинаем с верхушки. Хорошо, если ваш собеседник об этом знает, плохо, если нет — тогда вам придется проделать эту работу за него. Хаотично выстроенные сообщения не позволяют нам сразу понять главное и поэтому утомляют.
Проиллюстрируем это на примере короткого диалога:
Босс спрашивает коллегу, будет ли проект X сдан в срок? Очевидно, что его в первую очередь интересует ответ на вопрос — «да» или «нет», а уже потом причины, объяснения и т. д.
Пример хаотичного сообщения
Сотрудник вместо этого может ответить так: «Пару дней назад я звонил дизайнеру, дизайнер выполняет другой срочный заказ. Мы проговорили час, и я понял, что у него вообще сложности с поиском художественного решения. Кстати, у редактора проблемы в семье. При этом производственники говорят, что в случае более поздней сдачи они не могут гарантировать поставку в срок».
Получил ли босс ответ на свой вопрос?
Пример сообщения в форме пирамиды
Представим, что сотрудник может начать с главного и ответить так: «Мы сдадим проект на две недели позже. Мне жаль, что мы опаздываем. Это экспериментальный проект, и я ошибся, закладывая оптимистичные сроки, учту это в будущем. Я уладил вопрос с заказчиком, он согласен с новыми сроками».
Теперь босс получил ответ на свой вопрос, а затем — информацию по текущей ситуации.
Пишете вы сообщение или рассказываете о чем-то, ваша задача — позаботиться о читателе или собеседнике и избавить его от ненужных усилий.
1.2. Принцип пирамиды помогает запоминать
Вообще вся информация, которая хранится в нашей голове, представляет собой сеть взаимосвязанных пирамид. Мы инстинктивно группируем любую информацию в голове по принципу пирамиды.
Например, вам нужно купить продукты. Попробуйте запомнить этот список:
– гречка,
– кефир,
– яблоки,
– сметана,
– сыр,
– макароны,
– груши,
– бананы,
– творог.
Непросто, да?
А теперь попробуем соотнести все продукты с тремя обобщающими категориями:
Правда, теперь запомнить список гораздо проще?
1.3 Образы облегчают восприятие
Наше мышление основано на образах. При помощи образа можно соединить большое количество фактов в единую структуру. Именно образы помогают понять и запомнить прочитанную информацию.
Когда вы пишете, мысленно представьте то, о чем хотите сказать, а затем как можно точнее словесно опишите этот образ. Тогда читатель сможет воссоздать его в своем воображении.
Например, одну и ту же мысль «чтобы хорошо себя чувствовать, нам необходимо восполнять запасы энергии», вы можете выразить двумя способами.
Так:
«Чтобы хорошо себя чувствовать, вы должны не забывать об отдыхе, вовремя ложиться спать, делать перерывы в течение рабочего дня, отдыхать в выходные. Иначе у вас будет мало сил и вы будете уставать».
Или так:
«Нам, как батарейкам, нужна энергия. Чтобы хорошо себя чувствовать, нужно вовремя подзаряжаться. Способы зарядки просты: хороший сон, регулярные переключения и правильный отдых».
Какое сообщение легче понять и запомнить?
Еще одна особенность нашего восприятия: мы можем удержать в кратковременной памяти ограниченное число идей. Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2.
С учетом того, что мы не можем удерживать в памяти больше семи предметов одновременно, образы — это очень удобно. Яркие образы помогают запомнить большее количество информации. Неслучайно хорошие авторы — и фикшн, и нон-фикшн — и лучшие спикеры постоянно используют их. Почему бы нам не последовать их примеру?
Итак,
• Используйте образы, они помогают понять и запомнить информацию;
• Не перегружайте свое сообщение: читатель может воспринять за раз 7±2 единицы информации.
1.4. Как мы передаем информацию
Когда мы читаем, мы воспринимаем текст «сверху вниз». Однако когда сами пишем текст, мы развиваем и обобщаем свои мысли «снизу вверх»: соединяем предложения в абзацы, абзацы в более крупные блоки и так далее до самой главной идеи, которая расположена на вершине пирамиды.
Вы как будто строите реальную пирамиду. Если вы что-то упустили на одном из уровней и забыли добавить строительные блоки, пирамида будет неустойчивой и может рассыпаться в любой момент.
Принцип пирамиды поможет увидеть и восполнить недостающие звенья.
2. Из чего мы будем строить пирамиду
Реальные пирамиды строят из камней. Элементами, из которых мы строим наши мысленные пирамиды, являются идеи. У слова «идея» множество разных значений. Мы будем придерживаться определения Барбары Минто: идея — это утверждение, которое вызывает у читателя вопрос.
Все идеи в пирамиде должны быть связаны прочными горизонтальными и вертикальными связями и работать на главную идею, которая находится вверху пирамиды.
Как пирамида имеет только одну вершину, так и любой документ, текст, сообщение должен донести до нас одну-единственную главную мысль, которая находится на вершине. А все остальные мысли, которые находятся ниже, должны пояснять или доказывать эту главную мысль. Как этого добиться?
2.1. «Золотые правила» пирамиды Минто
Проверить, правильно ли написан ваш текст, хватает ли в нем элементов, собраны ли они в правильном порядке и поймет ли вас в итоге читатель, помогут «золотые правила» пирамиды.
Три «золотых правила» пирамиды:
1. Идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Когда мы мыслим, мы все время обобщаем, чтобы добраться до главного. Обобщение — это способ привести читателя к той самой главной и единственной идее, которая является вершиной пирамиды.
2. Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны. Чтобы вы могли обобщить идеи одного уровня, сначала вам нужно правильно отобрать идеи. Все они должны соотноситься с определенными категориями.
Например, вы можете объединить груши, яблоки, бананы в категорию «фрукты». Но вы не сможете объединить в одну категорию груши, джинсы и табуретку. Или круглое, мягкое и зеленое. Или Гарри Поттера, Барака Обаму и автомобиль.
Таким образом, отбирая идеи для вашей пирамиды, вы уже предварительно сортируете их.
3. Идеи каждой группы должны быть представлены в логической последовательности. Есть четыре вида логических цепочек, доступных нашему мышлению. Перечислим их:
– дедуктивный (главная идея, второстепенная идея, заключение);
– хронологический (вчера, сегодня, завтра);
– структурный (груша, яблоко, банан);
– сравнительный (папа, мама, дети, кошка).
Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы взяли за основу ваших рассуждений, и помогает вам восполнить недостающие звенья.
Сверяйтесь с этими правилами, когда будете строить пирамиду, а когда документ будет готов, еще раз проверьте себя.
2.2. Из каких уровней состоит пирамида
Пирамида, которую вы строите, должна иметь следующие части:
– вертикальная связь между идеями разного уровня;
– горизонтальная связь между идеями одной группы;
– вводная часть.
Это выглядит так:
Рассмотрим на примере план вашего сообщения в виде пирамиды:
Мы определили главную мысль — покупка франшизы. Определили критерии принятия решения, нашли аргументы и данные для каждого критерия, заполнили все звенья и убедились, что вертикальные и горизонтальные связи выстроены правильно.
Теперь подробнее рассмотрим суть вертикальных и горизонтальных связей.
2.3. Вертикальная связь
Вертикальная связь помогает выстроить диалог с читателем в форме вопросов и ответов. Каждое новое утверждение вызывает у читателя вопросы «Почему вы это говорите?», «Что это означает?», «Почему это важно?». Ответ на вопрос находится уровнем ниже. Реакция в форме мысленных вопросов возникает у нас автоматически. Фактически чтение — это диалог читателя и автора в форме «вопрос-ответ».
Разворачивая повествование, автор сообщает читателю все новые неизвестные факты, которые вызывают новые вопросы, и ответы на которые он находит на следующем уровне. И так до тех пор, пока читатель не дойдет до финального утверждения, после которого больше не возникнет вопросов.
На нашем примере вертикальная последовательность будет выглядеть так:
– Стоит купить франшизу Додо Пиццы.
– Почему?
– Потому что у них хорошая динамика роста, сильная поддержка, хороший продукт и сильный бренд.
– Почему хорошая динамика роста? Чем докажете?
– Потому что оборот вырос за 5 лет до 730 млн руб., кол-во пиццерий — с нуля до 58, открыты пиццерии в Европе и США.
Затем мы возвращаемся на уровень выше и опять идем вниз.
– Почему сильная поддержка?
– Потому что они предоставляют софт, дизайн-проект, обучение и готовые маркетинговые схемы.
И т. д.
2.4. Горизонтальная связь
На горизонтальном уровне все идеи должны быть логически связаны между собой. Есть два основных способа связи — дедукция и индукция. В приведенном выше примере мы использовали индукцию, но рассмотрим оба метода.
2.4.1. Дедуктивный метод
Дедукция (от лат. deductio — выведение) — это последовательность суждений от общего к частному. В дедуктивных рассуждениях второе утверждение уточняет первое, а третье является выводом из первых двух и начинается со слова «следовательно». Дедуктивный метод позволяет последовательно группировать идеи. При этом первая идея описывает ситуацию, вторая — субъект (то, о чем говорится в суждении) или предикат (то, что говорится о субъекте), а третья является выводом из первых двух.
Пример. Все люди смертны. Сократ — человек. Следовательно, Сократ смертен.
Представим дедуктивный метод как систему трех обязательных элементов:
1. Утверждение о некоей ситуации.
2. Утверждение о другой ситуации, связанной с предыдущей. При этом вторая ситуация существует параллельно с первой.
3. Заключительное утверждение, которое мы можем вывести из первого и второго утверждения.
Еще один пример:
2.4.2. Индуктивный метод
Индукция (от лат. inductio — наведение) — это метод мышления, при котором из нескольких схожих суждений или взаимосвязанных действий делается общий вывод на основе объединяющего их признака.
Индуктивный метод требует творческого подхода. Чтобы мыслить индуктивно, нужно научиться:
– объединять суждения (идеи, события, факты) в группу (найти общий признак);
– исключать те суждения, которые не вписываются в группу.
Ключевой прием индуктивного метода — это определение общего слова — родового понятия для всех суждений группы.
Например, здесь это слово «планеты»:
Рассмотрим еще один пример. В Додо Пицца обеспечивают хорошее обучение, предоставляют софт для работ, дизайн-проект, дают готовые схемы продвижения в соцсетях. Здесь родовое понятие — критерии успешной франшизы.
2.4.3. Когда следует использовать дедукцию и индукцию
Обычно мы мыслим дедуктивно, и естественное желание автора — изложить мысли в том порядке, в каком они появляются. Однако для письменного изложения мыслей лучше использовать индуктивный метод.
Представляя информацию с помощью дедукции, вы как бы заставляете читателя полностью воспроизвести ваш процесс мышления, самостоятельно выстраивая связи. Индуктивный метод удобнее, так как позволяет начать с главного вопроса «как» и уже затем перейти к вопросу «почему».
Используя принципы дедуктивного и индуктивного мышления и имея отправную точку, вы можете начать строить пирамиду с любого места, которое вам известно.
Например, в случае с покупкой франшизы мы можем зацепиться с того, что нам понятно или наиболее важно. Начнем с оборота компании или с того, что нам нравится Федор Овчинников, а затем соберем недостающую информацию и заполним все части пирамиды.
При этом важно сформулировать главный вопрос, который будет служить нам маяком: почему стоит купить эту франшизу?
Анализ идей и установление логической связи между ними является основой мыслительного процесса. Зная о методах дедукции и индукции, вы можете отличить рассуждение от простой констатации фактов.
Вспомним вышеприведенный пример с боссом и сроками проекта. Сотрудник озвучил перечень фактов, вместо того чтобы ответить на поставленный вопрос. Он не проделал мыслительный процесс, в итоге собеседник ничего не понял.
Чтобы этого не случилось, помните, что:
– мы включаем в текст документа только те утверждения, которые помогают пояснить или доказать утверждение, стоящее на более высоком уровне пирамиды;
– мы можем вывести утверждение более высокого уровня только тогда, когда все суждения связаны между собой индуктивно или дедуктивно.
2.4.4. Выбираем логическую последовательность для вашего документа
Вспомним «золотое правило» №3: идеи любой группы должны быть выстроены в логической последовательности.
Выше мы перечисляли четыре возможных разновидности аналитической деятельности. Только в таких видах наш мозг может выстраивать идеи: это дедуктивная последовательность и три вида индуктивной последовательности: хронологическая, структурная и сравнительная. Рассмотрим эти три вида более подробно.
1. Хронологическая последовательность. Сначала вы определяете цель, затем описываете последовательность действий, которые помогут ее достичь.
Например, вашей консалтинговой фирме нужно увеличить продажи компании-клиента. Вы выбираете хронологический принцип и разбиваете процесс на этапы:
I этап. Определяем точку, где мы находимся сейчас. Анализируем:
– оборот компании;
– количество менеджеров по продажам;
– количество покупателей;
– описываем фактический процесс работы с клиентами (поиск новых, удержание старых, звонки, встречи и т. д.);
– описываем процесс продажи.
II этап. Определяем проблемы:
– анализируем процесс работы с новыми и старыми клиентами, выявляем проблемные точки,
– анализируем процесс продажи, выявляем проблемные точки.
III этап. Предоставляем рекомендации по внесению изменений.
2. Структурная последовательность. Применяется, если ваш документ должен опираться на анализ структуры выбранной отрасли или компании. Например, если вам нужно обнаружить факторы успеха или точки роста компании, сначала представьте себе ее структуру, затем определите факторы успеха или точки роста в каждой составляющей.
Выбирая этот вид, вы опираетесь на вопрос, как устроена эта компания/отрасль.
Рассмотрим бытовой пример: если ваш пылесос не включается и вы хотите починить его сами, вы сначала должны понять, из каких деталей он состоит и какая именно деталь не работает: порван шнур? перегорел мотор? В зависимости от этого принимаете меры. Точно таким же образом вы описываете структуру компании и анализируете деятельность каждой составляющей. А затем даете рекомендации.
3. Сравнительная последовательность. Применяется, если вам нужно проанализировать ограниченный круг вопросов или проблем, имеющих общий признак. При этом вы не рассматриваете остальные вопросы или проблемы выбранной компании или отрасли.
Допустим, перед компанией стоят проблемы с персоналом, с продажами, с налоговой и с поставщиками. Вы берете проблемы с продажами и работаете с ними, пока отложив другие.
Эти последовательности можно использовать самостоятельно или в сочетаниях друг с другом.
Если ни одна из этих последовательностей не прослеживается, значит, либо между идеями группы не существует связи, либо вы не смогли ее обнаружить и ваши рассуждения ошибочны. Пересмотрите их еще раз и приведите в соответствие правилам.
2.5. Строим пирамиду
А теперь будем строить пирамиду. Это можно делать с любого уровня и в любом направлении. Мы рассмотрим самый простой, удобный и логичный способ — сверху вниз.
2.5.1. Структура документа
Рассмотрим основные части документа.
• Вводная часть: должна познакомить нас с ситуацией.
• Главный уровень: должна состоять из понятных читателю законченных утверждений, последовательно связанных между собой.
• Вывод: что рекомендуется предпринять.
2.5.2. Пишем вводную часть
Вводная часть должна познакомить нас с ситуацией и подготовить к изучению аргументов главного уровня. Лучшая форма знакомства — это история, рассказ о событиях в хронологической последовательности. Почему? Форма истории, или повествовательная форма, знакомит читателя с точкой зрения автора, его интерпретацией событий и без труда позволяет понять суть дела.
Важно! Чтобы привлечь внимание читателя к предмету, начните с того, что ему хорошо знакомо либо является неоспоримым фактом. Если читатель с самого начала согласится с вами, тогда он охотно перейдет к вашим основным идеям.
Например, если вы хотите убедить жену в том, что нужно вложить накопленные деньги во франшизу, вероятно, начнете так: «Сейчас мы зарабатываем 100 тыс. рублей в месяц. Этого недостаточно. Я хочу увеличить наши доходы до 1 млн рублей в месяц и знаю, как это сделать». У жены вряд ли возникнут возражения, и она готова внимательно слушать дальше. Подготовив таким образом почву, вы переходите к критериям и аргументам.
2.5.3. Правила написания введения
Задача введения — познакомить читателя с Предметом. Это будет вершина пирамиды.
1. Определите Вопрос, на который должен отвечать ваш документ.
2. Напишите Ответ.
3. Определите Ситуацию. Рассказывая о предмете и сложившейся вокруг него ситуации, дайте первое неопровержимое утверждение — знакомый читателю или широко известный факт.
4. Опишите Развитие Ситуации. Расскажите, что случилось или что вы предлагаете. Тогда у читателя возникнет вопрос, вы завяжете диалог и перейдете к Главному Уровню. Если утверждение не вызвало у читателя вопрос, перепроверьте и переформулируйте Вопрос и Ответ.
Объем вводной части зависит от степени осведомленности читателя и описываемого предмета. Чем более осведомлен адресат, тем короче может быть вводная часть.
2.5.4. Переходим к главному уровню
На главном уровне дается ответ на Вопрос, следующий из Главного Утверждения.
В нашем случае вопрос звучит так: «Почему нам стоит купить франшизу?». Ответом будет перечень критериев, а также аргументов и данных по каждому из них.
Каждое из утверждений Главного Уровня должно быть построено по схеме «Ситуация — Развитие Ситуации — Вопрос», но в более сжатом виде. В первом утверждении вы показываете, как данная идея связана с Главным Утверждением, а в остальных показываете, как каждая следующая идея связана с предыдущей. Для аргументов Главного Уровня лучше использовать метод индукции, так как она лучше воспринимается.
Попробуем применить на практике. Возьмем другой пример.
Допустим, вы работаете в компании по доставке готовых наборов продуктов для семейных ужинов. Руководитель поставил перед вами задачу — подобрать генерального поставщика овощей. Вы можете найти нескольких поставщиков и отправить руководству список. Можете даже добавить туда список поставщиков, с которыми работает компания-конкурент. Но это не будет ответом на поставленный вопрос.
Давайте попробуем решить задачу по вышеописанному алгоритму.
1. Определите Предмет. «Нам нужно найти генерального поставщика овощей».
2. Определите Вопрос. Для этого представьте вашего читателя (руководитель) и подумайте, о чем он может вас спросить. Допустим, вопрос будет звучать так: «Какие поставщики предлагают нам лучшие условия, лучшие цены и гарантии, чтобы мы не подвели своих покупателей? Почему поставщик, которого вы предлагаете, лучший?»
3. Напишите Ответ. Допустим, вы уже промониторили рынок, сделали сравнение и пришли к выводу, что лучший выбор — компания X.
4. Определите Ситуацию. На этом уровне вам нужно еще раз четко сформулировать главную идею, никак не комментируя ее. «Итак, нам нужен генеральный поставщик овощей». У руководителя возникает вопрос: «И кого вы предлагаете?» Вы отвечаете: «Я рекомендую компанию X. И вот почему».
5. Опишите Развитие Ситуации, расскажите о том, как вы пришли к этому решению и почему оно лучшее. Здесь вы переходите на Главный уровень и рассказываете, по каким критериям вы сравнили компании и почему выбор компании X является наилучшим. Например, вы сравнили компании по следующим параметрам:
– качество,
– цена,
– репутация на рынке,
– сроки поставки,
– отсрочка платежа,
– размер минимальной партии.
И пришли к выводу, что компания X предлагает наилучшие условия.
Если вы предполагаете, что на этом уровне у читателя могут возникнуть вопросы (а почему цена лучше, а какой минимальный размер партии предлагают другие и т. д.), вы спускаетесь еще на уровень ниже и даете необходимые пояснения, приводите данные.
2.5.5. Вывод: обобщение сгруппированных идей
Вспомним «золотое правило» №1: идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже, и выводиться из них. Обобщение является завершающим этапом аналитического процесса.
После того как вы изложили данные, нужно завершить рассуждение. Для этого:
1. Опишите желаемый результат четко и ясно. Представьте его в виде цифр или, если это невозможно, найдите другой наглядный способ. Избегайте расплывчатых фраз.
Пример. Не пишите: «Наша цель — увеличить продажи». Напишите: «Создание нового отдела из трех сотрудников поможет увеличить продажи на 10% в I квартале следующего года».
2. Определите меры, необходимые для достижения результата. Установите последовательность, в которой их необходимо принимать, и взаимосвязь между ними:
–какие меры должны быть приняты в первую очередь;
–какие меры должны быть предприняты, чтобы были реализованы другие.
3. Проверьте соответствие идей правилу MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive): элементы в рамках одной группы должны быть взаимоисключающими и исчерпывающими.
Например, описывая ассортимент сети спортивных магазинов, сначала вы описываете все основные группы товаров: спортивную одежду, обувь, тренажеры, спортивные аксессуары, ничего не упуская, но и не упоминая дважды одно и то же. Включать в этот ряд дополнительно одежду для тенниса или обувь для бега было бы ошибкой, т. к. вы уже включили в него спортивную одежду и обувь.
На последнем этапе еще раз проверьте ваш документ:
–вертикальная структура в форме диалога «вопрос-ответ» с читателем позволяет определить тип идей;
–горизонтальные связи между идеями в форме дедукции или индукции позволяют оценить логическую взаимосвязь;
–вводная часть в повествовательной форме содержит вопрос, который позволяет выделить главное и отсечь все лишнее.
3. Логика в «длинных» документах
Пирамида может быть эффективным инструментом для исследования проблем и поиска решений в длинных проблемно-ориентированных документах.
При подготовке такого документа следуйте логическому процессу:
1. Определите проблему.
2. Структурируйте процесс анализа и соберите информацию.
3. Проведите анализ и найдите решение.
4. Подготовьте документ на основе пирамиды рассуждения.
3.1. Определите проблему
Проблема — это расхождение между тем, что есть, и тем, что вы хотите иметь.
Она является результатом текущей ситуации — будь это обстоятельства или взаимосвязанные причины.
Для решения проблемы необходимо понять причины расхождения между желаниями и действительностью и меры, которые нужны, чтобы его устранить.
Определите структурные элементы проблемы:
–Отправная точка/Начальная сцена (сфера, в которой возникла проблема).
–Событие, нарушающее равновесие (то, что нарушило стабильность в данной сфере).
–Р1 (результат, который вы получили и который вас не устраивает — нежелательный результат).
–Р2 (результат, который вы хотите получить — желаемый результат).
Определив проблему, сформулируйте вопрос и опишите возможные варианты решения. Чтобы найти решение, нужно провести анализ, выявить причины проблемы и оценить возможные действия по их устранению.
3.2. Структурирование процесса анализа
Подготовка «длинных» документов требует сбора и анализа большого объема данных. Как правило, мы собираем информацию в хаотичном порядке и никак не оцениваем ее, пока не будут получены все необходимые данные. Такой подход влечет за собой большое количество лишней работы по обработке полученных данных.
Оптимизировать эту работу поможет структурированный процесс сбора информации. Используйте модель исследования, которая поможет организовать процесс анализа.
3.2.1. Модель исследования
Модель исследования помогает визуально представить процессы в анализируемой сфере и определить элементы и действия, которые станут основой анализа. Любая отрасль, компания, процесс имеют структуру, которую можно изобразить в виде рисунка. Этот рисунок является эффективным инструментом анализа и поможет вам выявить слабые звенья и определить вопросы, которые помогут определить причины неудовлетворительного результата.
Например, у вас заглохла машина на дороге. Вы не знаете почему и, следовательно, не знаете, как ее запустить. Попробуем определить причины проблемы. Используя правило MECE, выясним, по каким причинам вообще может заглохнуть машина. А затем, исключая гипотезы, найдем реальную причину: кончился бензин или слетела клемма с аккумулятора.
– Изобразите взаимодействие структурных элементов в рамках системы.
– Установите причинно-следственные связи.– Определите и классифицируйте возможные причины проблемы.
– Соберите дополнительную информацию, которая поможет подтвердить или опровергнуть причины проблемы.
Следующий этап вашего исследования — сбор информации, подтверждающей или опровергающей ваши гипотезы относительно причин проблемы и возможных путей ее решения.
Модель исследования помогает применить системный подход, который поможет выявить реальную проблему и предложить пути ее решения, а также облегчает процесс написания финального документа, заранее задавая логику и помогая выстроить пирамиду рассуждений.
Заключение
Принцип пирамиды соответствует принципам нашего мышления. Размышляя и воспринимая информацию, мы переходим от главного к второстепенному. Поэтому хорошо воспринимается текст, построенный в виде пирамиды.
Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2.
Структурируя поток информации, мы сначала раскладываем его на составляющие, стремясь понять смысл каждой отдельной единицы, а затем снова собираем у себя в голове, группируя и обобщая идеи, чтобы понять смысл сообщения.
Читая текст, мы воспринимаем предложения в том порядке, в каком они воспроизводятся. Если автор начнет с главной идеи, а затем последовательно изложит аргументы, читателю будет проще следить за ходом его мыслей.
Во время чтения часть внимания мы тратим на распознавание слов, часть — на установление взаимосвязей и часть — на осмысление идей. Чем меньше ресурсов уходит на распознавание слов и поиск взаимосвязей, тем больше ресурсов остается на осмысление.
Правильно составленный текст имеет форму пирамиды, где идеи связаны вертикальными и горизонтальными связями, а на ее вершине находится главное утверждение.
Чтение — это диалог автора с читателем в форме «вопрос-ответ». Такой диалог позволяет удерживать внимание читателя.
Строя пирамиду, вы можете использовать дедуктивный или индуктивный методы, а также их сочетания.
Установите логическую последовательность идей. Это поможет убедиться, что все идеи взаимосвязаны и ничего не упущено из виду.
Мы можем использовать четыре вида логической последовательности: дедуктивную и индуктивные — хронологическую, структурную и сравнительную.
Обобщение сгруппированных идей — это завершающий этап мыслительного процесса. Убедитесь, что между идеями есть четкая взаимосвязь и что вы должным образом сформулировали обобщающее утверждение.
Пирамида может быть эффективным инструментом поиска и решения проблем. Для проблемно-ориентированных документов необходим большой объем данных. Структурировать процесс сбора данных поможет модель исследования.
Модель исследования поможет отобразить структурные элементы системы, установить связи между ними и увидеть источники возникновения проблем.
Оглавление
Скачать книгу
Нет ничего более практичного, чем хорошая теория.
Курт Левин
Предисловие
В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.
Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.
Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.
Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.
Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.
Мысли излагаются в том порядке, в котором они возникают в голове составителя письмаЗвонил Джон Коллинз и сообщил, что не сможет прийти на собрание в 15:00. Хал Джонсон не возражает, если собрание перенесут на более позднее время или даже на завтра, но тогда не раньше 10:30. А секретарь Дона Клиффорда сообщил, что Клиффорд вернется из Франкфурта только завтра поздно вечером. Конференц-зал полностью зарезервирован на завтра, однако свободен в четверг. Похоже, что четверг, 11:00, подходит нам для проведения собрания больше всего. Устраивает ли это время вас?
Изложение строится по принципу пирамидыВозможно ли перенести сегодняшнее собрание на четверг на 11:00? Это время больше устраивает Коллинза и Джонсона, да и Клиффорд к тому времени уже вернется. Кроме того, будет свободен конференц-зал.
В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды[1] является стандартом McKinsey.
В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).
Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle® стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.
Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.
Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.
Книга состоит из четырех частей.
• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.
• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.
• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.
• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.
Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:
а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;
б) улучшить ясность текста;
в) сократить его объем.
Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.
Часть I. Логика в письме
Введение
Письменное составление документов – не самая приятная из обязанностей любого человека. Почти для всех это трудное задание, и каждый хотел бы улучшить свои навыки в этой области.
Почему же большинству так и не удается добиться совершенства?
Во-первых, под написанием более понятных текстов зачастую подразумевают употребление более простых и коротких предложений. Действительно, многие пишут длинными и громоздкими предложениями, изъясняясь слишком техническим или чересчур абстрактным языком. Но все это недостатки стиля написания. Изменить свой стиль очень сложно. Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру компьютера: залог успеха – регулярные упражнения. Но большинству специалистов просто не хватает на это времени, и в результате они продолжают выслушивать замечания о том, что им следует выражаться «более доступно».
Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую легче устранить. Речь идет о структуре документа – порядке, в котором выстраиваются предложения. Если документ составлен непонятно, это, скорее всего, значит, что порядок изложения мыслей пишущим не позволяет читающему воспринимать их.
Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи[2] взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют собой в совокупности один логический аргумент).
Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом, начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот «диалог» продолжается до тех пор, пока вы не сообщите читающему все, что хотели сказать.
Реакция в форме мысленных вопросов возникает у каждого из нас автоматически. Заметим, что никто не может знать заранее, какими именно будут наши рассуждения, пока мы не выразим их. К счастью, структура наших размышлений тоже пирамидальна. Поэтому, выстраивая текст соответствующим образом, можно без особых усилий понятно изложить свои идеи.
В первой части книги дается объяснение, почему читающий лучше всего воспринимает структуру пирамиды и как связаны между собой ее логические подструктуры. На основе этих знаний вы научитесь выделять те идеи, которые должны быть включены в документ, и выстраивать четкие взаимосвязи между ними. Также приводится подробный анализ логики вводной части и описание методов дедуктивной и индуктивной аргументации.
Прочитав первую главу, вы поймете основные принципы выстраивания пирамиды рассуждений. Последующие главы научат вас включать в пирамиду только правильные, связные и законченные суждения и развивать мысль в нужном направлении.
Глава 1. Почему именно пирамида?
Даже если ваш доклад небольшой (скажем, всего две страницы текста), это все равно не меньше сотни предложений. Читателю придется вникнуть в смысл каждой фразы, сгруппировать их, установить между ними связь и объединить в целое. Однако ему будет намного проще, если он получит текст, который изначально составлен в виде пирамиды. В этом случае он начнет прочтение с ее вершины и постепенно спустится вниз к основанию. Это иллюстрация фундаментальных положений о том, как человек мыслит:
• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.
Теперь поясним, что следует понимать под пирамидой идей.
Выстраивание пирамиды идей
Давно известно, что все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует по каким-либо признакам – будь то схожие характеристики или месторасположение.
Возьмем, к примеру, эти шесть точек:
Глядя на рисунок, вы ясно видите две группы точек, по три в каждой. Это обусловлено тем, что расстояния между одними точками меньше, чем между другими.
Умение выстраивать логические цепочки имеет большое значение. Для демонстрации этого ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов[3]. Прочитайте их внимательно:
озеро – сахар
ботинок – тарелка
девушка – кенгуру
карандаш – бензин
дворец – велосипед
железная дорога – слон
книга – зубная паста
А теперь попробуйте связать между собой слова каждой группы, придумав к ним определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на тарелке. Затем закройте слова правого столбца и постарайтесь вспомнить их, читая слова левого столбца. Большинство людей может проделать это без особых затруднений.
Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или читаете что-либо. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь установить логические связи. Эти связи всегда образуют своего рода пирамиду, потому что только так человек может:
• осознанно остановиться на магическом числе семь;
• установить логику.
Магическое число семь
Количество идей, которые вы можете запомнить за один раз, ограниченно.
Допустим, вы решили выйти из дома, чтобы купить что-нибудь почитать. Вы говорите жене:
– Пойду куплю журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?
– Ужасно хочется винограда, – говорит она, пока вы идете к шкафу, чтобы взять пальто. – Да, и купи еще молока.
Вы достаете из шкафа пальто, а она идет на кухню.
– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет.
Вы надеваете пальто и направляетесь к двери.
– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!
Вы открываете дверь и слышите:
– И масла!
Вы спускаетесь по лестнице, и до вас доносится:
– Яблок!
Вы садитесь в машину.
– Сметаны!
– Это все?
– Да, спасибо, дорогой!
Теперь, не перечитывая текст заново, можете ли вы вспомнить, что вас попросили купить? Большинство мужчин возвращается домой с журналом и виноградом.
Почему? Просто вы столкнулись с магическим числом семь. Джордж Миллер в своей статье[4] утверждает, что человек не может удержать в кратковременной памяти более семи предметов, плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие – только пять (лично я отношусь к последней категории).
Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, то, чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы. В нашем случае вы, возможно, разделили бы продукты по отделам супермаркета, в которые вам пришлось бы зайти.
Чтобы убедиться в эффективности этого способа, прочитайте слова, приведенные ниже, и распределите их по тем категориям, которые вам приходят на ум. В итоге вы, вероятнее всего, обнаружите, что запомнили все слова.
виноград
молоко
картофель
морковь
апельсины
масло
яблоки
сметана
Если вы попробуете мысленно представить себе придуманную вами классификацию, то увидите, что создали несколько пирамидальных структур.
Необходимость установления логики во взаимосвязях
Безусловно, недостаточно просто разбить предметы на группы, не установив для себя их взаимосвязи. Смысл группировки состоял не просто в разделении восьми предметов на группы по несколько предметов в каждой, а в получении трех обобщающих категорий: молочные продукты, фрукты и овощи.
Это значит, что вместо того, чтобы запоминать все восемь предметов, вы запоминаете три категории, в которые они входят. Вы мыслите на один уровень абстракции выше, но это не значит, что вы забываете о нижележащем уровне – наоборот, обобщающая категория подразумевает его. И так как в данном примере между предметами существует прямая связь, не такая сложная, как в примере с озером и сахаром, запомнить их намного проще.
Все без исключения умственные процессы (рассуждение, запоминание, принятие решений) основываются на приемах группировки и обобщения. Поэтому можно считать, что информация, хранящаяся в голове человека, представляет собой огромную сеть взаимосвязанных пирамид. И здесь мы подходим к главной проблеме коммуникации: как совместить свою систему понятий с системой понятий собеседника.
Чтобы донести свои мысли до другого человека, вы должны убедиться, что он группирует предметы таким же образом, как вы. В нашем примере с покупками жене следовало бы, конечно, представить мужу вначале обобщающую категорию, а затем относящиеся к ней продукты – то есть расположить идеи сверху вниз.
Расположение идей сверху вниз
Последовательность изложения крайне важна для написания понятного текста. Лучше всего, если обобщающая идея дана в самом начале, а затем идет ее аргументация или детализация.
Следует помнить, что слушатель (или читатель) может воспринимать предложения лишь в том порядке, в котором они ему приводятся. Как уже было сказано, он предполагает, что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.
Позвольте мне продемонстрировать, насколько запутанной может быть любая другая последовательность, кроме последовательности «сверху вниз». Предположим, мы встретились с вами в пабе, чтобы выпить пива. Не имея определенной темы для обсуждения, я говорю:
– Когда на прошлой неделе я была в Цюрихе – вы ведь знаете, насколько это консервативный город, – мы как-то собрались пообедать в ресторане, в котором столики стояли на улице. Представьте себе, за пятнадцать минут я насчитала среди прохожих пятнадцать мужчин, у которых были либо борода, либо усы.
Итак, я вам преподнесла некоторую информацию. Вы, даже не осознавая того, автоматически начинаете выдвигать предположения, почему я вам это рассказываю. Другими словами, вы воспринимаете начало моей речи как часть некоей группы идей, которые еще не высказаны, и готовитесь к получению оставшейся информации, перестав анализировать имеющуюся. Вы ждете того, что могло бы объединить все сказанное.
В голову вам между тем приходят такие мысли: «Должно быть, она рассказывает о том, как Цюрих постепенно становится менее консервативным», или «Она, наверное, собирается сравнить Цюрих с другими городами», или даже «Ей, видимо, очень нравятся бороды и усы». Не замечая вашего замешательства, я продолжаю:
– Вы ведь знаете, что в наших нью-йоркских офисах вы едва ли найдете хотя бы одного мужчину без коротких бак или усов.
Что вы скажете теперь? Вам кажется, что я сравниваю не все города, а лишь те, где есть наши представительства. И похоже, что я говорю не только об усах и бородах, но вообще о всякого рода небритости. Вы думаете: «Возможно, ей не нравится новый стиль. А может, она собирается сравнить стили сотрудников разных офисов? Или ее удивляет небритость мужчин-консультантов?» Вы бормочете что-то неопределенное в ответ и воодушевляетесь, когда я продолжаю:
– Да, кстати, в Лондоне небритость считается нормальным явлением вот уже на протяжении доброго десятка лет.
«Ага, – думаете вы, – наконец-то я понимаю, о чем это она. Она хочет сказать, что Лондон является законодателем стиля». Именно это вы и говорите мне, чтобы поддержать беседу. Очень логично, но неверно. Это абсолютно не то, что я имела в виду. На самом деле я хотела сказать:
– Знаете, я нахожу ужасным то, насколько распространенной стала небритость в деловых кругах:
В Цюрихе…
В Нью-Йорке…
И конечно, в Лондоне…
Теперь вы понимаете, насколько проще понять группу высказываний, когда вам сразу указывают рамки, в которых необходимо оценивать взаимосвязь между ними. В противном случае читатель воспринимает информацию в той последовательности, в какой она поступает. Поэтому следует заранее сообщить ему, что это за текст. Только тогда можно быть уверенным, что он знает, на что необходимо обратить внимание. Иначе он, скорее всего, увидит либо совсем другие взаимосвязи, либо, что еще хуже, не увидит их вовсе, а значит, вы оба зря потратите время.
Примером неудачного построения текста может быть приведенная ниже вводная часть к статье о равноправии в оплате труда женщин и мужчин:
Равная оплата труда женщин и мужчин может привести в будущем к более негативным последствиям, чем раньше. То есть разница в средней оплате труда женщин и мужчин может еще больше увеличиться, а не сократиться.
Равная оплата труда означает равную плату за одинаковую работу или же равную плату за работу, имеющую одинаковую ценность (для работодателя).
Так или иначе, в результате работодатель будет вынужден либо действовать в собственных интересах, либо ущемлять интересы работников мужского пола.
В данном примере представлены пять идей, взаимосвязь между которыми непонятна даже несмотря на то, что автор начинает свой текст с вводного предложения. Попытавшись найти взаимосвязь и убедившись, что она отсутствует, вы (наверняка в раздражении) прекратили эти попытки: слишком много пришлось бы думать.
Умственные способности читателя, каков бы ни был уровень его интеллекта, все же ограниченны. Частично они используются для распознавания и понимания слов, частично – для поиска взаимосвязей, оставшаяся же «часть» осмысливает значение идей.
Вы можете сэкономить время читателя, излагая мысли таким образом, чтобы на их восприятие приходилось затрачивать меньше усилий. Со стороны составителя текста невежливо располагать предложения в такой последовательности, чтобы их приходилось перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто отказывается это делать.
Итак, мы выяснили, что читатель непроизвольно запоминает текст сверху вниз. Более того, идеи, которые представлены по этой схеме, он понимает лучше. Таким образом, наиболее понятным текстом можно считать тот, который последовательно представляет информацию сверху вниз в форме пирамиды.
Процесс мышления «снизу вверх»
Если бы вам потребовалось сгруппировать и резюмировать какую-либо информацию, а затем представить ее в виде модели «сверху вниз», то, скорее всего, структура вашего документа походила бы на изображенную на рис. 1. Прямоугольники здесь символизируют отдельные идеи, а процесс рассуждения начинается с самого нижнего уровня: вы формулируете предложения, которые затем логически объединяете в абзацы, группируете абзацы в разделы, а разделы – в единый документ служебной записки, объединенной одной мыслью, располагающейся в самом начале.
Рис. 1.
Идеи в документах следует всегда выстраивать в виде пирамиды с главной идеей на вершине
Если вы задумаетесь над тем, что происходит у вас в голове, когда вы пишете какой-нибудь текст, то поймете, что развиваете свои основные идеи, выстраивая мысли «снизу вверх». На самом нижнем уровне пирамиды вы группируете в абзацы свои предложения, каждое из которых несет определенную идею.
Предположим, вы свели в один абзац шесть предложений. Причина, по которой вы объединяете именно эти шесть предложений, а не какие-нибудь другие, вероятнее всего, заключается в том, что вы видите между ними логическую связь. Это значит, что все предложения выражают единую идею абзаца, которая, в свою очередь, успешно их резюмирует. Например, вы никогда не объедините пять идей по финансам и одну по теннису, так как их сложно обобщить одним предложением.
Обобщающее предложение абзаца поднимает вас на один уровень абстракции выше и позволяет рассматривать этот абзац уже как высказывание одной идеи, а не шести. Теперь вы группируете в единый раздел, скажем, три абзаца, каждый из которых высказывает одну мысль, – и поднимаетесь еще на один уровень абстракции.
Причина, по которой вы формируете раздел именно из этих трех абзацев, заключается в том, что вы видите между ними логическую связь: все они помогают выразить единую мысль раздела.
Аналогичные рассуждения позволяют объединить и разделы, а в итоге – составить весь документ. Таким образом, вы имеете, к примеру, три объединенных раздела (каждый из которых построен из группы абзацев, а те – из предложений), и все они выражают единую мысль служебной записки, которая, в свою очередь, обобщает их.
Так вы можете группировать и обобщать до тех пор, пока не исчерпаете все возможные взаимосвязи. Но в любом случае документ должен быть направлен на демонстрацию одной-единственной мысли – той, которая представлена на самом высоком уровне. И это должна быть главная мысль, а все идеи, сгруппированные ниже, будут служить для ее более подробного объяснения или подтверждения – при условии, что текст верно структурирован.
Чтобы удостовериться в правильности выстроенной структуры и ее соответствии принципу пирамиды, проверьте, подчиняется ли она следующим трем «золотым правилам»:
1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.
3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.
Поясню, почему эти правила должны выполняться всегда:
1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Главное в процессе мышления – это обобщение. Оно позволяет выделить основную идею единицы текста. Как было показано выше, основная мысль абзаца обобщает его предложения, основная мысль раздела – главные мысли абзацев и так далее.
Но формулирование главной идеи нескольких предложений или абзацев возможно лишь в том случае, если эти предложения и абзацы составлены правильно. Здесь вступают в действие правила 2 и 3.
2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее. Если вам необходимо сгруппировать идеи, то есть подняться на следующий уровень абстракции, то эти идеи должны быть логически взаимосвязаны. Например, яблоки и груши вы можете отнести к категории более высокого уровня «фрукты», точно так же можно логически объединить столы и стулья в «мебель». Но что если вам захочется обобщить яблоки и стулья? Тогда придется подняться на более высокий уровень и объединить эти слова в категорию «вещи» (или «неодушевленные предметы»), слишком обширную, чтобы отобразить логику группировки.
При написании документа вы стремитесь изложить главную идею, которая логически вытекает из групп других. Следовательно, все идеи каждой отдельной группы должны подпадать под одну и ту же логическую категорию. Таким образом, если в группе первая идея представляет собой причину какого-либо явления, то и остальные в этой группе должны отображать причины того же явления. Если первая идея описывает этап какого-либо процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса. Если в первой идее сформулирована проблема компании, то и в других также должны быть представлены проблемы, и так далее.
Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе. То есть определить, что это либо рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести. Ограничений по типам группировки не существует, важна только четкая дифференциация. Как удостовериться в том, что группируемые идеи однотипны, более подробно объясняется в главе 6 и главе 7 этой книги.
3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной группы:
• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение);
• хронологический (первый, второй, третий);
• структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);
• сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.).
Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы использовали при группировке. При дедуктивном рассуждении порядок определен последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет хронологическим; при описании какой-либо структуры – привязан к последовательности описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как эти четыре вида действий – дедуктивное мышление, построение причинно-следственных связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории – это единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.
Таким образом, основной принцип ясного написания документов заключается в следующем: прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем трем правилам. Это избавит вас от необходимости переписывать документ в дальнейшем.
Глава 2. Составляющие пирамиды
Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1), которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.
Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух, либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не такой точной, какой она окажется в итоге.
Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:
• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;
• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;
• вводная часть в повествовательной форме.
Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 расскажу, как правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом, чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.
Вертикальная связь
Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и горизонтальную связь с другими идеями документа.
Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он непременно захочет получить ответ.
Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.
Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя, заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя, возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в соответствующем пункте диалога.
Пирамидальная структура сама заставит вас давать новую информацию только тогда, когда она будет востребована читателем. Рассмотрим несколько примеров. Первый пример представлен на рис. 2. Это выдержка из юмористической статьи Г. К. Честертона, демонстрирующая, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает внимание читателя, при этом не принуждая его задумываться над последовательностью изложения.
Рис. 2
Пирамидальная структура устанавливает диалог в форме вопросов-ответов
* В Южной Англии имеется долина меловых холмов, которые используются для пастбищ. В этой долине была выведена новая порода овец, которые, как известно, являются национальным символом Англии.
** Бук – одно из самых распространенных в Англии деревьев.
Честертон утверждает, что свиньи заслуживают достойного ухода и о них нужно заботиться как о самых любимых животных. Читатель спрашивает: «Почему?» На этот вопрос автор дает два объяснения: «Во-первых, они очень красивы, а во-вторых, можно разводить свиней разных пород».
Читатель: «С каких это пор свиньи стали считаться красивыми?»
Честертон: «Они красивы, потому что необыкновенно толстые и выглядят по-английски».
Читатель: «Что красивого в больших формах?»
Честертон: «Их приятными очертаниями можно залюбоваться. А в своих хозяевах свиньи развивают скромность».
Хотя в этом месте вы и не согласны с доводами автора, но по крайней мере понимаете, о чем идет речь, и у вас не возникает больше никаких вопросов. Следовательно, автор может переходить ко второму ответвлению своего утверждения: свиньи красивы, так как они выглядят по-английски.
Читатель: «Почему то, что выглядит по-английски, считается красивым?»
Честертон: «Свиньи связаны с землей. Эта связь символизирует, что сила может быть совместима с добротой. Такое поведение является настолько типично английским и настолько красивым, что заслуживает того, чтобы стать национальным символом».
Опять же, у вас могут быть определенные доводы против этого утверждения, но вам ясно, почему у автора такая точка зрения. Его рассуждения понятны, так как все идеи группы дают ответ на заданный выше вопрос.
Последнее утверждение автора о различных породах свиней представлено в такой же форме, поэтому оно тоже понятно читателю.
Использование такого приема вы найдете и в более серьезных деловых документах (рис. 3). На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в которой речь идет о приобретении интернет-кафе по договору франшизы. В пользу этой сделки приводятся три аргумента, указанные на рисунке. Под ними расположены ответы на вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов. Объяснения изложены настолько понятно, что читателю лишь остается определить, насколько он согласен с мнением автора, и задать возникающие у него вопросы.
Рис. 3
Все документы должны представлять собой диалог в форме вопросов-ответов
Подведем итог вышесказанному. Важное значение пирамидальной структуры заключается в том, что она помогает визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже.
Горизонтальная связь
Размышляя над содержанием текста, который последует уровнем ниже, необходимо помнить, что все идеи этого уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме либо индуктивной, либо дедуктивной аргументации. Это единственно возможные способы установления логических взаимосвязей между идеями одной группы.
Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект[5] или предикат[6] первой, а третья – делает вывод, логически следующий из первых двух. Например:
• Все люди смертны.
• Сократ – человек.
• Следовательно, Сократ смертен.
Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем: «Так как Сократ – человек, он смертен».
Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые, наоборот, не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа (причины чего-либо, доводы против чего-либо, меры, проблемы и так далее). Например:
• Французские танки стоят у польской границы.
• Немецкие танки стоят у польской границы.
• Русские танки стоят у польской границы.
Чтобы подняться здесь на один уровень абстракции, вы должны определить, что является общим во всех трех утверждениях. В данном случае это, видимо, враждебные намерения. Следовательно, ваш вывод может быть сформулирован следующим образом: «В Польшу вскоре войдут танки».
Итак, если в письме вы используете дедуктивный метод, то, как вы уже поняли, вторая идея должна уточнять субъект или предикат первой, а третья – начинаться словом «следовательно», представляя собой вывод из первых двух. Если же это метод индукции, идеи в рамках одной группы должны иметь что-то общее и заменяться родовым понятием, выраженным существительным во множественном числе.
Зная эти основные положения, вы, имея лишь одну идею, можете начинать строить свою пирамиду с любого места, постепенно добавляя остальные идеи там, где это необходимо, – вверху, внизу, слева или справа. Но это не все. Очень важно правильно сформулировать Главный Вопрос, на который будет дан ответ в вашем документе. Этот вопрос всегда указывается во вводной части документа.
Вводная часть
Как было показано выше, текст, построенный по принципу пирамиды, позволяет вести с читателем своего рода диалог. Но не стоит рассчитывать, что его заинтересует сам диалог. Главный объект интереса читателя – утверждение, с которого начинается ваш документ. Ранее я уже отмечала, что в основном пишут с целью информирования. Документ будет интересен только в том случае, если в нем содержится ответ на давно интересующий читателя вопрос (либо на тот, который у него возникнет по ходу чтения). Именно вводная часть и определяет этот вопрос.
Являясь рассказом о неких событиях, она должна быть выстроена по принципам повествования. То есть сначала читатель должен узнать о времени и месте, в котором существует или существовала определенная Ситуация. Затем должно что-то произойти (определим это как Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.
Эта классическая схема повествования – Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ – позволяет убедиться, что вы и ваш читатель находитесь в одинаковых исходных условиях, прежде чем вы поведете его сквозь лабиринт своих рассуждений. Кроме того, эта схема позволяет вам четко определить утверждение, которое должно находиться на самом высшем уровне вашего документа, и оценить, сможете ли вы донести до читателя именно то, что хотели.
1 Официальное название – Minto Pyramid Principle®. Прим. перев.
2 Барбара Минто определяет идею как утверждение, которое дает читателю неизвестную ему информацию и вызывает у него подсознательный вопрос. Далее этот термин будет употребляться постоянно. Прим. ред.
3 Пример взят из книги «Gestalt Psychology» by Wolfgang Kohler (Liveright Publishing: NY, 1970).
4 The Magical Number Seven, Plus or Minus Two // Miller, George A. The Psychology of Сommunication: Seven Essays (Basic Books: Pa., 1967).
5 Логический субъект – предмет мысли, о котором выносится суждение.
6 Логический предикат – то, что говорится о субъекте.
Скачать книгу