Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией бесплатное чтение

Кто не испытывал тревогу, столкнувшись с заданием, которое должно быть завершено к конкретному сроку? В подобных обстоятельствах кто не чувствовал необходимость отложить задание, не начинал выбиваться из расписания или прокрастинировать? Кто не сталкивался с неприятным ощущением зависимости от времени, гонкой за назначенными встречами, отказом от любимых занятий из-за нехватки времени?

«О, вспомни: с Временем тягаться бесполезно; Оно – играющий без промаха игрок!» – писал Бодлер в поэме «Часы»[1]. Действительно ли это истинная природа времени? Или лишь один из способов к нему относиться? Обобщая: почему люди имеют столько проблем в отношениях со временем? Откуда берется эта тревога, с которой все мы сталкиваемся, думая о том, как утекает время?

Мыслители, философы, ученые – все, кто пытался определить время и взаимоотношения между временем и людьми, – всегда были вынуждены признать поражение. Подобное исследование на самом деле неизбежно ограничено и никогда не бывает полным. Немногие смогли представить действительно содержательные результаты. В отношении времени, как представляется, сосуществуют два глубоко взаимосвязанных аспекта:

• Наступление. Абстрактный, измеряемый аспект времени, который порождает привычку его измерять (секунды, минуты, часы); идея представления времени на оси, которая позволяет отложить соизмеримые отрезки, концепт продолжительности события (расстояние между двумя точками на временной оси); идея опоздания (снова расстояние между двумя точками на темпоральной оси)[2].

• Последовательность событий. Конкретный аспект временного порядка: мы просыпаемся, принимаем душ, завтракаем, занимаемся, обедаем, прерываемся на послеобеденный сон, играем, едим и отправляемся спать. Дети приобретают это представление о времени до того, как осмысливают идею абстрактного времени, которое течет, невзирая на происходящие события[3].

Из этих двух видов времени именно Наступление есть тот, что порождает тревогу. Он по природе неуловим, неопределен, бесконечен: время проходит, ускользает, движется вперед в будущее. Если мы попытаемся противопоставить себя ходу времени, мы будем чувствовать себя неадекватными, подавленными, порабощенными и проигравшими все сильнее и сильнее с каждой секундой. Мы теряем нашу élan vital, жизненную силу, которая дает нам способность совершать великие дела. «Два часа прошло, а я еще не закончил; два дня прошло, а я еще не закончил». В моменты слабости цель того, что мы сейчас делаем, уже не ясна. Последовательность событий кажется менее тревожащим аспектом времени. Иногда она даже воплощает собой регулярную череду действий, успокаивающий ритм.

Цели «Метода Помидора»

Цель «Метода Помидора» – создать простой инструмент/процесс для улучшения продуктивности (вашей личной или вашей команды). Он может сделать следующее:

• Облегчить беспокойство, связанное с Наступлением.

• Улучшить фокус и концентрацию, устраняя незапланированные перерывы.

• Повысить осознанность решений.

• Усилить мотивацию и поддерживать ее постоянной.

• Укрепить решимость в достижении целей.

• Усовершенствовать процесс планирования, как в качественном, так и в количественном отношении.

• Исправить процесс работы или учебы.

• Укрепить решимость продолжать действовать в сложных ситуациях.

Основные положения

«Метод Помидора» основан на трех ключевых элементах:

• Другой взгляд на время, более не сфокусированный на концепте Наступления. Это уменьшает тревожность и ведет к повышению личной эффективности.

• Лучшее использование возможностей ума. Это позволяет заострить внимание в процессе обучения и достичь большей ясности в мыслях, более высокой осознанности.

• Применение простых в использовании, не мешающих инструментов. Это снижает сложность применения метода, способствует непрерывности работы и позволяет нам сконцентрировать усилия на целях, которых мы хотим достичь. Множество методик тайм-менеджмента проваливаются на практике, потому что на порядок усложняют и без того сложную работу.

Первичная идея «Метода Помидора» родилась из следующих техник: 1) тайм-боксинга, 2) метода организации мышления, описанного Бьюзеном[4] среди прочих, и техники, меняющей отношение к способу работы ума и динамики игрового процесса, описанной Гадамером[5]. Понятия, касающиеся поэтапного структурирования целей и деятельности, были подробно описаны Гилбом[6].

Традиционная Помидорка длится 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. В начале каждого дня выберите дела, которые вы хотите отслеживать, из листа «Переписи дел», оцените их важность и запишите в лист «Список дел на сегодня».

Рисунок 2. Лист «Список Дел на Сегодня»

Начинаем первую Помидорку

Установите таймер на 25 минут и начните работу над первым делом из списка. Во время работы таймера неважно, использует ли методы один человек или команда, должно быть четко видно, сколько времени остается.

Рисунок 3. Всегда должно быть видно оставшееся время

Помидорка не должна быть прервана. Она отмечает 25 минут чистой работы. Не существует такого понятия, как половина Помидорки или четверть Помидорки. Помидорка – это атомарный отрезок времени. (Правило: Помидорка неделима.)

Если Помидорка прервана кем-то или чем-то, значит, нужно считать, что она и не начиналась. Установите новую Помидорку и начните сначала. Когда Помидор звонит, поставьте крестик у дела, которым вы занимались, и сделайте 3–5-минутный перерыв. Когда Помидор звонит, это значит, что текущая задача окончательно (хоть и на время) считается завершенной. Вы не можете продолжать работу «еще пару минуточек», даже если вы уверены, что следующих нескольких минут вам хватит, чтобы полностью закончить задачу.

Рисунок 4. Первый помидор

Перерыв в три-пять минут позволит вам отвлечься от работы. Это даст вашему разуму возможность ассимилировать то, что он узнал за последние 25 минут. А вам позволит сделать что-то полезное для здоровья, что поможет вам работать максимально эффективно во время следующего Помидора. Во время этого перерыва можете встать и походить по комнате, попить воды, помечтать о том, куда поедете в следующий отпуск. Сделайте дыхательные упражнения или растяжку. Если вы работаете с другими людьми, можете перекинуться парой-тройкой шуток.

Во время этого короткого перерыва не самым лучшим выбором будет заняться чем-то, что требует значительных умственных усилий. Например, не стоит обсуждать рабочие вопросы с коллегой, писать важные письма, делать срочные телефонные звонки и так далее. Подобного рода вещи блокируют конструктивную умственную интеграцию, которая вам нужна, чтобы подготовиться к началу следующей Помидорки. Вы должны внести такие дела в свой «Перечень дел» и создать для них отдельные Помидорки. Очевидно, что во время этого перерыва вы можете думать о том, что вы делали во время последней Помидорки. Когда перерыв закончен, установите Помидор на 25 минут и продолжайте работу до тех пор, пока снова не зазвонит таймер. Поставьте еще один крестик в «Список сегодняшних дел».

Рисунок 5. Второй Помидор

Сделайте 3–5-минутный перерыв и начните третий Помидор.

Каждые четыре Помидорки

После каждой четвертой Помидорки приостановите работу и сделайте перерыв подольше: от пятнадцати до тридцати минут.

Такой перерыв даст идеальную возможность привести в порядок стол, прогуляться до кофеварки, послушать голосовые сообщения, проверить электронную почту или просто отдохнуть, пройтись и сделать дыхательные упражнения. Важно не делать ничего сложного, иначе ваш ум не сможет перестроиться и упорядочить то, что вы узнали; и в результате вы окажетесь неспособны использовать по максимуму возможности следующей Помидорки. Очевидно, что во время этого перерыва вы должны перестать думать о том, что делали во время предыдущей Помидорки.

Рисунок 6. Конец первого комплекта Помидорок

Завершая задачу

Продолжайте работать, Помидорка за Помидоркой, пока не закончите текущую задачу, после чего поставьте крестик в списке «Сделать сегодня».

Рисунок 7. Завершение задачи

В особых случаях используйте обычный здравый смысл.

• Если вы закончили работу, пока Помидор еще тикает, воспользуйтесь правилом: Если Помидорка началась, она должна прозвенеть. Неплохо было бы потратить оставшееся до конца Помидорки время на то, чтобы просмотреть или повторить то, что вы сделали, внося небольшие изменения или делая выводы.

• Если вы закончили задачу в первые пять минут Помидорки и чувствуете, что она действительно закончена и не требует дополнительного обдумывания и поправок, в виде исключения остановитесь и отключите таймер. Эту Помидорку не нужно отмечать как полноценную.

Рисунок 8. Завершение нескольких задач

После того как текущее дело закончено, сразу переходите к следующему в списке и так далее, делая перерывы каждую Помидорку и каждые четыре Помидорки.

Записи

В конце каждого дня завершенные Помидорки должны быть переведены в материальный архив. Как альтернативу можно использовать электронные таблицы или базу данных. Завершенные задачи нужно удалить из «Полной переписи дел». Что именно вы будете отслеживать и записывать, будет зависеть от того, за какими моментами вы хотите понаблюдать и какие выводы сделать.

Первоначальная цель отслеживания и последующей записи может состоять в том, чтобы просто получить представление о том, какое количество Помидорок понадобилось на каждую задачу. Другими словами, вы можете просто захотеть понять, сколько усилий пришлось затратить на каждое дело. Чтобы это сделать, вы можете взять такие разделы таблицы: дата, время начала, задача, описание, количество потраченных Помидорок, короткая заметка о достигнутых результатах и, возможно, место для записи возможных улучшений или проблем, с которыми пришлось столкнуться. Эта простейшая запись – уже полноценный отчет. Его достаточно просто нарисовать на листе бумаги.

Рисунок 9. Лист записей

Как бы Марк заполнял время делами, если бы не отслеживал его? С «Методом Помидора» не обязательно фиксировать время начала каждой задачи (или каждой Помидорки). Что действительно важно – так это отслеживать количество Помидорок, нужных для полного завершения задачи, то есть реально затраченные усилия. Это – ключ к пониманию «Метода Помидора». Поскольку отслеживание выполняется по крайней мере один раз в день, запоминать и восстанавливать время начала деятельности по «Методу Помидора» не сложно. На самом деле, эта практика является полезным умственным упражнением.

Полезный метод запоминания течения дня состоит в том, чтобы сделать краткое изложение дня, начиная с самого последнего занятия и возвращаясь к первому.

Усовершенствования

Записи дают эффективный инструмент людям, которые применяют «Метод Помидора» для наблюдения за собой, надеясь на улучшение рабочего процесса. Например, вы можете спросить себя, сколько Помидорок в неделю вы потратили на дела, связанные с работой или изучением нового, сколько Помидорок в среднем вы делаете в течение дня на этой неделе и так далее. Вы также можете определить, какие стадии в процессе эффективны, а какие – нет и их можно игнорировать, в итоге получая те же самые результаты.

К примеру, на рисунке 9 мы видим, что Марку понадобилось десять Помидорок, чтобы написать, вычитать и сократить статью «Как учиться музыке». Кажется, это слишком много. Марк мог бы получить те же результаты менее чем за десять Помидорок. И тогда он мог бы потратить Помидорку или больше на свободное времяпрепровождение или другие дела. «Я бы хотел попытаться написать следующую статью аналогичного качества, затратив меньше усилий. Как? За счет чего? Какие задачи на самом деле полезны? Как мне перестроиться, чтобы быть более эффективным?»

Такие вопросы задают люди, чтобы что-то улучшить или хотя бы попытаться улучшить. Записи в конце дня (и позже – поиски путей к улучшению) не должны занимать более одной Помидорки.

Природа Помидорки

Помидорка отмечает течение времени, то есть это мера измерения времени. Она становится мерой измерения усилий, когда сочетается с количеством людей, вовлеченных в деятельность. Сверяясь с этой мерой, мы можем сказать, что задание было связано с некоторым количеством Человеко-Помидорок или Паро-Помидорок или Командо-Помидорок, где эти единицы – меры измерения усилий. Количество затрачиваемых усилий зависит от количества людей, вовлеченных в деятельность. Они неоднородны, их нельзя сложить вместе или сравнить между собой.

Работа отдельной личности, пары или группы представляет собой различные способы сочетания производственных факторов и средств коммуникации. Нет четких формул, позволяющих преобразовать Человеко-Помидорку в Паро-Помидорку или Командо-Помидорку.

Скажем, мы хотим измерить стоимость задачи, выполненной более чем одним человеком индивидуально, в парах или командой. Применяя денежные единицы измерения, мы можем сравнивать и суммировать разные количества усилий. Например, возьмем деятельность, результат которой был достигнут за две Человеко-Помидорки и три Паро-Помидорки. По условиям задачи, эти количества нельзя сравнивать напрямую или как бы то ни было суммировать. Но используя денежную ценность Помидорки, например 10$, мы можем сказать, что стоимость работы составила 2×10$+3×2×10$=80$.

Продолжительность Помидорки составляет 25 минут и кажется достаточно небольшой, чтобы успешно сопротивляться разного рода отвлекающим факторам. Однако опыт показывает, что, когда вы начинаете использовать «Метод Помидора», незапланированные перерывы могут стать настоящей проблемой. Именно поэтому эффективная стратегия требует минимизировать отвлекающие факторы. А количество Помидорок, выполненных без незапланированных перерывов, наоборот – увеличивать. Есть два вида отвлекающих факторов: внутренние и внешние.

Внутренние отвлекающие факторы

Даже несмотря на то, что Помидорка длится всего 25 минут, справиться с ней удается далеко не каждому. Оказывается сложным закончить первые несколько Помидорок, не почувствовав необходимости прервать дело прямо сейчас. Ради того, чтобы, например, сходить за едой или напитком, сделать звонок, который внезапно кажется очень срочным, посмотреть что бы то ни было в Интернете, проверить электронную почту. В конце концов, может даже понадобиться переосмыслить расстановку приоритетов между текущими задачами: касательно дневных планов и наших решений все мы крепки задним умом.

Эти виды раздражителей или способы прокрастинации во время текущей работы мы называем внутренними отвлекающими факторами. Они обычно выражают наш страх оказаться неспособными закончить работу так, как мы хотим, и тогда, когда мы хотим. Внутренние отвлекающие факторы обычно связывают с низкой способностью к концентрации.

Как нам освободиться от этих внутренних отвлекающих факторов? Необходимо действовать в двух направлениях:

1. Сделайте эти незапланированные перерывы видимыми. Каждый раз, когда вы чувствуете желание прерваться, поставьте апостроф в разделе, где отмечаете крестиками Помидорки.

2. Решите, как поступить. Вы можете выбрать что-то одно из следующего:

• Записать новую задачу в «Список дел на сегодня» в подраздел «Незапланированное и срочное», если считаете, что дело действительно важное и неотложное.

• Записать ее в «Перечень дел», пометив «Н» (незапланированное), добавив срок выполнения, если это необходимо.

• Усилить старания до конца текущей Помидорки. После того, как вы поставили апостроф, продолжайте работать над актуальной задачей до звонка Помидора.

ПРАВИЛО: Если Помидорка началась, она должна прозвенеть.

Цель состоит в том, чтобы принять как факт, что потребности возникают и не должны игнорироваться. Взгляните на них объективно и, если возможно, поставьте в расписание на другое время.

Сценарий

Пример, который прояснит динамику обращения с внутренними отвлекающими факторами. Во время второй Помидорки при написании статьи «Как учиться музыке» Марк внезапно почувствовал, что должен позвонить своей подруге Кэрол и узнать, когда их любимая рок-группа дает следующий концерт. Марк спрашивает себя: «Это действительно срочно? Мне обязательно нужно сделать это сегодня? Нет, я могу это отложить. Может быть, на час или два. А может быть, и вовсе на завтра». Марк ставит апостроф в «Списке дел на сегодня» напротив текущей работы (рисунок 10), добавляет пункт в «Полную перепись дел» как незапланированный (метка Н – рисунок 11) и продолжает работать в рамках текущей Помидорки.

Рисунок 10. Внутренний отвлекающий фактор

Рисунок 11. Незапланированное дело

Потом Марк спрашивает себя: «Действительно ли это дело нужно закончить до завтра? Нет, оно вполне может подождать до конца недели».

Марк добавляет этот срок рядом с «Н».

Рисунок 12. Незапланированные дела со сроком выполнения

Если через 10 минут Марк внезапно захочет заказать пиццу, он может поставить еще один апостроф, но в этот раз он внесет это дело в «Список дел на сегодня» в раздел «Незапланированное и срочное» (рисунок 13). После чего Марк продолжит заниматься текущей Помидоркой.

Рисунок 13. Срочный внутренний отвлекающий фактор

До этого момента Помидорка не прерывалась. Таймер продолжал отсчитывать время, а Марк продолжал работать, справляясь с желанием отвлечься. Очевидно, что уделять внимание отвлекающим факторам нужно как можно меньше: максимум несколько секунд. Иначе Помидорка должна считаться прерванной или недействительной. Наконец, Помидор звонит, Марк ставит крестик и делает короткий перерыв (рисунок 14).

Марк решает перейти к следующей Помидорке. Восемь потенциальных перерывов подстерегают его во время третьей Помидорки, но, к счастью, он с ними справляется. Он определяет одну задачу как несрочную и записывает ее в «Перечень дел». Однако ему ничего не остается, как определить остальные отвлекающие факторы как срочные (рисунок 15).

Рисунок 14. Срочный внутренний отвлекающий фактор, вторая Помидорка

Срочные дела, отмеченные на рисунке 15, могут заставить некоторых улыбнуться, но это то, как Марк их воспринимает. Суть в том, что «Метод Помидора» позволяет нам делать множество полезных или развлекающих вещей, но мы принимаем осознанное решение не заниматься ими во время текущей Помидорки. Когда мы просматриваем список различных дел и срочность, которую мы приписываем каждому из них, мы видим, как подвижен наш разум и как трудно держать его в рамках, фокусируясь на текущем деле. Часто количество и разнообразие внутренних отвлекающих факторов являются симптомами нашего страха не справиться с текущей задачей.

Рисунок 15. Несколько внутренних отвлекающих факторов

Неудивительно, что многие из этих задач позже окажутся совершенно не срочными даже для того, кто их написал. Скорее всего, к концу Помидорки или списка дел на сегодня, с несколькими пунктами, отмеченными как срочные или первостепенной важности, человек разберется так или иначе:

• Перенесет выбор велосипеда в «Перечень дел» на завтра.

• Сделает эти дела во время долгого перерыва. К примеру, это лучшее время для того, чтобы найти информацию о джазовом концерте в Чикаго в июле.

• Удалит. Неужели Марк действительно хочет заказать пиццу вместе со Спринг-роллами и уткой по-пекински? Он может даже понять, что вообще ничего не хочет заказывать, и поесть в конце дня.

Разум, который изучает эти пункты в конце Помидора, совсем не тот, что будет в конце комплекса Помидорок или в конце дня. Новые перспективы иногда изумляют. По-настоящему срочные вещи всегда выделяются в «Списке дел на сегодня». Цель «Метода Помидора» – удостовериться, что текущая Помидорка не будет прервана. Вместо этого можно сделать следующее:

• Выполнить пришедшие в голову задачи во время следующей Помидорки (но по-прежнему отмеренной как Помидорка) вместо запланированных.

• Вставить их в расписание в течение дня вместо других дел.

• Перенести их на следующую Помидорку, а потом на следующую, и так до конца дня. Это позволяет постепенно понять, что для нас на самом деле важно.

Если и когда незапланированные срочные дела все же сделаны, относящиеся к ним Помидорки должны быть отмечены должным образом (рисунок 16).

Рисунок 16. Выполненные незапланированные задачи

Во всех рассмотренных до сих пор случаях можно считать, что с отвлекающими факторами успешно справились, и незапланированных перерывов не произошло. Обратите внимание, что механизм работы с отвлекающими факторами заключается в инверсии внутренних отвлекающих факторов и превращении их в зависимые от Помидорки, в которую мы решаем их перенести.

Если вы вдруг вынуждены прервать Помидорку, потому что поддались искушению, или появилось что-то действительно неотложное, остается только одно: объявить текущую Помидорку недействительной, даже если до ее конца осталось совсем немного.

ПРАВИЛО: Помидорка неделима.

Потом поставьте апостроф вместо прерванной там, где записываете Помидорки. Очевидно, что вы не можете отметить крестиком незавершенную Помидорку, которая так и не прозвонила. Поэтому возьмите 5-минутный перерыв и начните новую Помидорку. Следующая Помидорка пойдет лучше.

Первая цель сокращения числа перерывов заключается в том, чтобы иметь представление о количестве и типе внутренних отвлекающих факторов. Наблюдайте за ними, принимайте и планируйте или удаляйте в зависимости от обстоятельств.

Внешние отвлекающие факторы

Людей, которые работают в социуме, могут отвлечь от работы. Ваш товарищ по учебе просит объяснить параграф или предлагает сходить в кино после обеда. Звонок прорывается сквозь секретаря. Коллега спрашивает, как собрать отчет. Почтовая программа издает звук каждый раз, когда приходит новое сообщение. Что же вам делать?

Внешние отвлекающие факторы бросают вызов вашей способности «защитить» тикающий Помидор. До сих пор главной задачей было нейтрализовать внутренние отвлекающие факторы. Но сейчас есть риск, что кто-то извне лишит вас удовольствия поставить крестик в вашем «Списке дел на сегодня».

Главная разница между внешними и внутренними отвлекающими факторами в том, что последние вынуждают нас взаимодействовать с другими людьми. Нам нужно общаться. Механизм взаимодействия с внешними отвлекающими факторами такой же, как и с внутренними: инвертировать зависимость от незапланированного перерыва и сделать перерывы зависимыми от нас.

Несколько примеров прояснят, как нам действовать. Входящие звонки можно переводить на автоответчик и прослушать сообщения позже. Входящая почта будет поступать, не причиняя беспокойства, если вы просто отключите звуковые уведомления. Если коллега или товарищ по учебе пытается вам помешать – просто скажите, что в данный момент вы заняты и не можете прерваться. Некоторые люди, например, обращаются к помощи юмора, говоря: «Я в середине Помидорки».

Потом скажите человеку, что вы обязательно перезвоните ему или ей через двадцать пять минут, несколько часов или завтра, в зависимости от срочности и важности дела. Исходя из опыта, можно сказать, что по-настоящему экстренные дела, с которыми приходится разбираться немедленно, редко встречаются в реальной жизни. 25-минутная или 2-часовая отсрочка возможны почти всегда для задач, которые считаются срочными. Эта задержка обычно не вредит человеку, который хочет общаться с вами, но дает вам огромное преимущество с точки зрения эффективной работы разума, завершения деятельности так, как вы хотите, и переноса срочных задач. По мере практики вы начнете понимать, как часто срочное на первый взгляд дело можно перенести на завтра, никак не ущемив человека, которому оно нужно.