Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать бесплатное чтение

Грэм Олкотт
Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Graham Allcott

How to be a Productivity Ninja: Worry Less, Achieve More and Love What You Do

© 2012, 2014 Graham Allcott

© Новикова Т. О., перевод на русский язык, 2014

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2022

* * *

Посвящается Чазу – настоящему ниндзя и моему соучастнику.

Предисловие

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ…

Хотели бы вы активно действовать и менять мир вокруг, но при этом время от времени лениться и расслабляться? Да, да, я тоже так хочу. Мы, люди, – прежние первобытные охотники, достигшие такой степени развития, что нам больше нет нужды неустанно носиться за мамонтом, поэтому мы имеем полное право немного полениться. И все же это не мешает нам быть амбициозными и честолюбивыми существами.

Что для меня продуктивность? Это способность достигать желаемого минимальными усилиями. Совершенно не хочется гореть на работе. Каждому жизненно необходимо время для личных отношений, дружбы, увлечений, хобби, отдыха и всего того, что придет в голову.

Именно поэтому несколько лет назад у меня появилось новое увлечение. В то время я занимался сотней разных дел – и за зарплату, и на общественных началах. Некоторые занятия были связаны с работой, другие нет. Однако главная цель для меня всегда заключалась в том, чтобы… изменить мир. Так моим интересом стала эффективность. Эта книга о том, как осуществить самые серьезные перемены и оказать максимальное влияние (какой бы смысл вы ни вкладывали в подобные выражения), прилагая минимум усилий.

Хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Решив прочесть ее, вы уже продемонстрировали желание менять мир, воздействовать и искать более легкие и эффективные пути осуществления задуманного. За те несколько лет, что прошли с момента основания компании Think Productive, мы успели поработать с крупнейшими компаниями Великобритании и Европы, правительственными организациями и благотворительными фондами. Мы помогли им снять информационный стресс, почти неизбежный в современном мире. Моя книга позволит вам сделать то же самое.

Мой подход к продуктивности абсолютно человечный. Считается, что те, кто добился каких-то потрясающих результатов, не такие, как простые смертные. Конечно, великие исторические деятели обладали уникальными талантами, харизмой и умением предвидеть будущее. Однако никто из них по сути ничем не отличался от вас или меня: даже самые смелые испытывали страх, даже самые сильные лидеры порой теряли направление, и даже самые великие страдали от приступов сомнений в себе и имели другие человеческие слабости. И все же во многих руководствах по управлению временем и ведению бизнеса, которые пользуются сегодня такой популярностью в нашем обществе, сложился культ знаменитостей, культ личностей.

В этой книге мы с вами проанализируем, какими чертами характера должен обладать настоящий продуктивный ниндзя ^[1], научимся погружаться в истинный дзен, обретем безжалостность, научимся пользоваться оружием, овладеем искусством уловок и маскировки, сделаем свое мышление оригинальным, станем гибкими, разумными и готовыми ко всему. И надеюсь, вы поймете самое главное: чтобы стать продуктивным ниндзя, вовсе не обязательно становиться супергероем.

Очень многие люди покупают подобные книги, но не находят времени прочесть их. Другие исповедуют культ личности и тонут в мечтах о совершенстве. Они тратят время на фантазии о том, как стать писателем или кем-то подобным своему гуру, хотя следовало бы заняться планированием и осуществлением перемен в собственной жизни.

Хочу, чтобы вы поняли: в природе не существует идеала, которому следовало бы слепо поклоняться. Не считайте меня гением продуктивности. Мне знакомы сомнения в себе, душевные терзания, промедления и напрасная трата времени. Разница между мной и вами заключается в том, что я осознаю эти дурные привычки и стараюсь от них избавиться.

Полагаю, мой опыт и мысли окажутся полезными для вас, потому что я не притворяюсь, что мне незнакомы неудачи. Надеюсь, вы воспримете это признание как доказательство моей искренности и сможете извлечь уроки из моих ошибок. Не выбрасывайте эту книгу и не устремляйтесь за недостижимым гуру. Я от всей души верю, что идея повышения собственной продуктивности и превращения в настоящего ниндзя станет для вас мощным мотиватором.

Помните, что за каждым великим достижением всегда стоит обычный человек, точно такой же, как вы.

Глава 1. Путь продуктивного ниндзя

Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Возникли вопросы, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?

Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и эффективным, верно?

Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий, терпеть не могу продумывать мелочи и порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.

Однако все это можно назвать и моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.

Тайм-менеджмент умер

Где-то в процессе игры правила изменились. Сегодня мы живем в эпоху глобальной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют потоки данных – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых поступлений: в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на нее было легко – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.

Сегодня подобные системы кажутся архаичными: крайне сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.

Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, сводящие на нет все прежние стратегии тайм-менеджмента. В наше время работа стала более сложной, чем когда бы то ни было, но при этом функции определены менее четко. Строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: невозможно все закончить.

Невозможно закончить все

Спросите себя: «После того как я составлял список дел и расставлял приоритеты, то брался ли я за менее срочные дела до того, как справился с максимально важными? И не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела из группы «не горит», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь суперважными.

Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще: разобрать стол, почитать или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые карьерные шаги. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что дело сделано, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли, невероятно ценно.

Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Свободное пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и пересмотреть свои приоритеты.

Проблема заключается в том, что парадигма современной занятости практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.

Да здравствует менеджмент внимания

Не волнуйтесь! Правила игры совершенно изменились. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Теперь ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация ^[2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Приходится учиться бороться с ними и целиком сосредотачиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.

Путь продуктивного ниндзя

Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я поделюсь с вами секретами, как превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)

В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут повысить эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход.

Наша работа – это принятие решений

В обычный рабочий день к 9:15 на нас уже высыпается столько информации, сколько основоположники тайм-менеджмента получали за неделю! Работа так изменилась, что теперь для большинства из нас ее эффективность определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с возникающими угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подняться по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в иерархии, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, умение выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет успех на работе.

Мера ответственности

Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные действия.

Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше с него и спрос. Однако в наши дни этого недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать свой вклад в общий результат лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением.

Мы часто считаем, что ответственность – это тяжкий груз, не сопровождающийся никакими радостями. Но природа ее такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личными достижениями, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.

Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую проблему. В этой книге мы рассмотрим три способа повысить результативность:

Ответственность за происходящее

Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее. Мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. Вы начнете активно искать способы реакции, а не уклонения от решения или откладывания его в долгий ящик.

Ответственность за последующее

Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые позволят всегда понимать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.

Ответственность в случае форс-мажора

Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь систему, позволяющую сохранить полную информацию о том, что вы оставили ради горящих дел. Предлагаемые приемы помогут вам реагировать на подобные внештатные ситуации, сохраняя контроль над остальной работой.

Характеристики продуктивного ниндзя

Дзен-спокойствие

Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться невозмутимости? Мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными с письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока несколько основных принципов.

Пользуйтесь системой, не пользуйтесь головой!

Чтобы не забыть важное, храните все поддерживающие данные в определенном месте. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает.

Доверяйте своим системам

Неопределенность и неуверенность порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение выбивает из колеи на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться? Необходимо найти или создать такие способы хранения информации и напоминания о ней, чтобы вы могли уверенно положиться на них. Для обретения дзен-спокойствия вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный пересмотр того, как вы работаете, поможет обрести ясность мышления, а следовательно – повысить эффективность.

Снизьте свои ожидания. Серьезно

Поймите, сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.

Поддерживайте хорошую физическую форму

Крепкое здоровье и активный образ жизни не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, которые просто необходимы для ясного мышления и принятия решений. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!

Готовность и организованность помогут вам справиться с любым делом

Некоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на упорядочивание всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока» ^[3] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти важную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.

Безжалостность

В сочетании дзен-спокойствия и безжалостности нет ничего парадоксального. Мы уже говорили о необходимости принимать ясно продуманные решения объективно и спокойно. Требуется не только делать правильные выводы, но еще и проявлять избирательность. Нам нужно обрабатывать информацию, чтобы отделять зерна от плевел, видеть лес за деревьями и отличать грандиозные возможности от еще более грандиозных. Безжалостность – это не просто обработка информации. Это способность защищать собственное время и внимание, сосредоточиваясь только на том, что действительно необходимо, – даже за счет других дел, которые «тоже стоило бы сделать».

Говорите «нет» самому себе

При таком обилии информации избирательность становится единственным способом противостояния традиционной западной протестантской трудовой этике, которая нам всем так хорошо знакома. Отныне мы должны точно знать, что важно сделать, и при этом принимать решения, чего не нужно делать. Причем последнее касается многого. Избирательность в вопросе о том, чему сказать «да», – очень значимый навык. Умение говорить «нет» самим себе позволяет не переоценивать собственные силы. Если вы оказались в ситуации, которая требует от вас слишком многого (а со мной, кстати, такое происходит сплошь и рядом!), важно понять, что лучше изменить свои обязательства перед собой и другими людьми, чем выбиться из сил, стараясь все их выполнить.

Говорите «нет» другим

Представьте себе такую картину: вы приходите на встречу, полагая, что должны обсудить нечто важное, а обсуждение начинается с несущественных тем, о которых можно было бы поговорить в самом конце. Кое-что из обсуждаемого вполне в вашей компетенции, и как только об этом заходит речь, взгляды устремляются на вас. В такой ситуации очень легко принять на себя лишние обязательства. Гораздо труднее вернуть обсуждение в нужное русло: с того, что вы могли бы сделать, следует перейти на то, что вы сделать способны. Очень трудно, осознавая ценность своего вклада, сказать «нет», не чувствуя себя виноватым перед тем, кто в этом нуждается. Говорить «нет» другим людям – дело сложное. Для этого требуется железная решимость, абсолютная безжалостность и владение тактическими приемами для благополучного разрешения ситуации. Этому жизненно необходимо научиться.

Прерывания

Наше внимание – особенно активная сосредоточенность, обеспечивающая состояние потока и максимальной продуктивности, – это самый драгоценный ресурс любого человека. Сосредоточенность надо культивировать и ценить. В то же время нас постоянно что-то отвлекает и отрывает: электронные письма, телефонные звонки, мысли, стрессы, разговоры с коллегами, социальные сети, новые серьезные кризисы, важные дела. Вы должны научиться отстраняться от всей этой суеты. Мы нередко с готовностью отвлекаемся, поскольку это идеальное оправдание любой прокрастинации. Facebook и Twitter отвлекают нас от важного дела. Оказаться в этих сетях и поболтать с кем-то гораздо проще и приятнее, чем погружаться в сложные размышления, связанные с работой. Научитесь справляться с подобными прерываниями и отвлечениями. Это такая же самодисциплина, как и способность говорить «нет» другим людям.

80/20 и влияние мышления ^[4]

Безжалостность – это еще и избирательность в том, как мы достигаем своих целей. Используя принцип 80/20, мы можем понять, что не все наши действия одинаково эффективны. На самом деле львиная доля результатов (80 %) обеспечивается всего 20 % наших действий. Очень часто возникает соблазн устремиться к совершенству. В некоторых сферах оно необходимо, но в целом не стоит к нему фанатично стремиться, поскольку доведенный до совершенства конечный результат будет практически мало отличаться от просто приемлемого.

Следует проявлять безжалостность и в планировании целей. Чего мы пытаемся добиться? Не решил ли эту проблему кто-то до нас? Можем ли мы выпросить, позаимствовать или украсть решение? Как можно быстрее всего избавиться от этой проблемы и двинуться дальше? Эти вопросы заставляют нас задуматься об инновациях и забыть о консервативности. Целиком сосредоточившись на конечной цели, а не на деталях ее достижения, мы сумеем сэкономить время и силы.

Владение оружием

Ниндзя владеют разными навыками, но умение правильно использовать верно выбранные орудия делает их еще более эффективными.

Выбирайте оружие, зная весь свой арсенал

Удержаться на вершине можно разными способами. Существуют два основных типа инструментов, которые ниндзя просто обязан иметь в своем арсенале. Я говорю о мыслительных приемах и об организационных средствах.

Умение правильно выбирать орудия, осознавать их возможности и применять вовремя – это ключ к успеху. Хорошие инструменты вселяют в нас уверенность.

Инструменты бизнес-мышления

По мере усложнения принимаемых решений становится все более очевидной потребность облегчить процесс мышления, особенно при стратегическом планировании. Определенные инструменты и адекватное их применение позволяют клиентам, руководителям и менеджерам ощутить уверенность в эффективности ваших процессов. Они же стимулируют ваше мышление. Например, SWOT-анализ (оценка сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз) – это весьма распространенный инструмент бизнес-мышления, который понятным образом структурирует наше представление о настоящем и будущем. Подобных практик существует огромное множество.

Организационные средства

Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь не превосходного и не посредственного, а качественного уровня организации. И тогда время, затраченное на эти инструменты, даст оптимальные результаты в плане повышения продуктивности.

Не соблазняйтесь «порнографией эффективности»

Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или Лео Бабауты www.zenhabits.net. Однако не следует забывать, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время». Средства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Хуже того, люди порой переводят свои проекты с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.

Моделирование принятия решений

Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что отлаженный процесс, основанный на достоверной информации, – наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играют и проверенные данные.

Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего, не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с вашей ситуацией. Это поможет принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше рекомендаций. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Современные технологии значительно обогатили наши коммуникативные возможности. Я твердо верю, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.

Twitter и Facebook – фантастические средства для коллективного решения вопросов с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.

Уловки и маскировка

Мы уже говорили о том, как важно сохранять концентрацию. Сделать это очень трудно. Здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.

Если вы в центре внимания, то рискуете оказаться под перекрестным огнем

Худшее, что можно сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:

• Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в помещении, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места.

• Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь!)

• Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.

• Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. В ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию? Придумайте кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».

• Установите строгие ограничения в электронной почте, а также в Facebook, Skype и других мессенджерах. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была активна всегда. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».

Уйдите в сумрак

Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой, прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия…

Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа нейтрализую свой Wi-Fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.

Делегирование обязанностей

Умение найти тех, кто может выполнить работу за вас, – отличный способ сделать больше. Проблема заключается в том, что в мире мало людей, которые действительно хотят поработать за вас! Поэтому придется прибегнуть к делегированию обязанностей. Подобный подход имеет свои ограничения. Во-первых, вам вряд ли удастся потребовать признания своих заслуг. А во-вторых, ситуация может развиваться совсем не так, как вы себе это представляли. Если вы готовы с этим смириться, то в остальном тактика превосходная. Выберите из списка своих проектов те, которые можно поручить другим людям, а также наименее важные для себя. Именно в них-то и можно делегировать обязанности. Вот три основных способа. Как истинный ниндзя, вы можете придумать и собственные.

1. «Падайте на хвост»: рекламируйте свое предложение через чужую рассылку, запускайте новые продукты на чужих мероприятиях, «заимствуйте» списки контактов, чтобы запустить что-то совместно. Ловите момент.

2. Культивируйте отношения с «сообщниками»: ищите взаимовыгодные возможности для того, чтобы поработать со столь же хитроумными, полезными и перспективными людьми, как вы сами.

3. «Сокращайте путь»: ищите людей, которые занимаются сходными исследованиями, могут дать совет, прошли сложный путь и горят желанием поделиться своим опытом, чтобы вы не совершили тех же ошибок. Пятиминутный телефонный разговор с полезным человеком принесет вам больше пользы, чем час поисков лучшего решения в Интернете. Найдите людей, мнению которых можно доверять, – и доверьтесь им!

Оригинальность^[5]

Важен лишь конечный результат. Никого не волнует, избрали ли вы для его достижения традиционный путь или нашли более простой. Если опытные профессионалы утверждают, что на данную работу потребуется 16 часов, это не значит, что так и случится. Будьте готовы сомневаться во всем. Очень важно постоянно следить за прогрессом и инновациями, которые заметно облегчают наш труд. Вполне возможно, что вы действуете так, как все остальные перестали действовать давным-давно. А многие работают по старинке и не собираются ничего менять. Не храните верность рутине!

Не бойтесь дерзнуть, когда придет время

Действовать нестандартно – рискованно, даже пребывая в твердой убежденности, что выбранный путь лучше и эффективнее. Любые новаторские действия нередко балансируют на грани между славой и провалом. Но речь идет не о славе (хотя, когда она нас настигает, мы охотно ее принимаем!). А об удовлетворении, которое мы получаем, раздвигая границы, улучшая качество работы и повышая собственную продуктивность.

Раздвигать границы легче, чем оставаться в рамках

Это один из секретов ниндзя. Проблема, с которой вы столкнулись сегодня, может оказаться решенной в другой сфере еще вчера. Мы можем моделировать не только принятие решений, но и инновации в любой области. Взгляните на ситуацию свежим взглядом, постарайтесь увидеть проблему глазами человека из совершенно иной сферы. Такой прием может быть весьма полезен. Если, к примеру, вы хотите более творческой коммуникации, то почему бы не спросить себя: «А как это сделало бы рекламное агентство?» или «Как бы с этим справился Нельсон Мандела?». Если вам нужно действовать более методично, подумайте, как действовал бы на вашем месте хирург или инженер. Если вы знаете тех, кто занимается такой работой, то позвоните им и спросите их мнения. Вы поразитесь, насколько эффективным может быть подобное моделирование. Процесс раздвигания границ приносит глубокое удовлетворение, но он требует больше времени и усилий.

Моделирование и вербовка сообщников

Одержимость инновациями заставляет нас преодолевать глупые порождения нашего эго: никогда не бойтесь и не стесняйтесь спрашивать совета, даже если для этого придется показать собственную слабость. Не поддавайтесь гордыне. И не упускайте возможности узнать что-то новое из доверенного источника. Моделирование успеха других людей – очень полезный прием. Найдите себе наставника: спрашивайте совета у тех, кто уже прошел ваш путь, и не повторяйте сделанных ими ошибок. Это ускорит достижение успеха. Выбирая наставников, подумайте о своих «сообщниках». Кто те люди, которые одновременно с вами идут тем же путем? Скорее всего, у них есть собственные наставники, и они уже узнали много нового и важного. Не бойтесь делиться своими знаниями с другими людьми. Вы поразитесь тому, какие бесценные уроки получите в ответ. Иногда мы не спешим к подобному сотрудничеству, потому что каждый из нас, как истинный супергерой, считает, что нужно всего добиться самостоятельно. А кто-то просто боится конкуренции. Помните: важен результат, а как вы его добьетесь, дело второе.

Нарушайте правила и не трепещите перед бюрократией

Хотя некоторые правила вполне достойны уважения (а нарушение иных вообще может привести к увольнению!), ниндзя всегда сосредоточивается на конечном результате – от него и танцует. Анализ правил (особенно чисто бюрократических) – это настоящее искусство. Помните, если риск серьезных последствий не слишком велик, то всегда проще извиниться потом, чем просить разрешения заранее. Порой нужно проявить лидерские качества и пойти напролом. Не бойтесь нарушать правила, особенно если в процессе вам удастся поколебать устоявшиеся основы бюрократии.

Гибкость

Ниндзя должен быть легким, гибким и проворно реагировать на новые возможности или угрозы. Все, что требует смены образа мыслей, быстроты реакции и мгновенного принятия решений, требует одновременно и активного внимания. А это, как нам известно, – ресурс ограниченный. Способность быстро и адекватно реагировать на новые проблемы опирается на два фактора:

1. Наши ментальные «резервы» – время, которое мы можем провести в состоянии активного внимания, не испытывая усталости. Порой люди используют для этой цели кофеин или другие стимулирующие вещества непродолжительного действия.

2. Умение привлекать для достижения цели остальные ресурсы – других людей, время, достижения технологии.

Легкость

Что подразумевается под легкостью?

• Будьте гибкими: нужно быть готовым отреагировать, если такая нужда возникнет.

• Не перегружайте свой календарь: всегда хочется откусить больше, чем сможешь прожевать, и еще проще посвятить себя потребностям других людей. В начале недели или месяца выделите в своем календаре свободное время, чтобы заполнить его позднее теми задачами, о которых пока еще и не подозреваете.

• Думайте на шаг вперед и развивайте свои системы до того, как в них возникнет реальная потребность. Например, если вы собираетесь развивать бизнес и привлекать новых клиентов, то управление контактной информацией с помощью огромных таблиц Excel будет неэффективно. Подобный подход не обеспечит вам необходимую в критический момент скорость. Заранее подумайте о создании современной базы данных, даже если в настоящий момент подобные затраты кажутся вам неэффективными. Это будет весьма разумный шаг. В викторианскую эпоху в Лондоне были построены канализация и метро, возможности которых в десять раз превышали потребности того времени. Сегодня люди ругаются на лондонскую подземку, забывая, насколько опередили время их предки и насколько мудро они создали запас прочности своих систем.

Выявляйте возможности или угрозы, откуда бы они ни проистекали

Чтобы правильно реагировать и действовать, требуется стратегическое видение. Это требует определенной подготовки и исследований, но вы можете воспользоваться рядом полезных приемов. Связи и знакомства – отличный способ всегда быть в курсе событий. Попробуйте ответить на вопросы:

1. Полезны ли люди, с которыми я встречаюсь?

2. Интересен ли этот человек? Может ли он рассказать мне что-то новое или заразить меня энтузиазмом? (Если нет, двигайтесь дальше – здесь нечего ловить!)

3. Может ли этот человек сообщить нечто ценное для моей деятельности и расширить мои стратегические возможности?

4. Можем ли мы вместе поработать над чем-либо?

5. Выгодно ли это общение для нас обоих?

И только дойдя до пятого пункта, действуйте. Нас часто увлекают возможности, но работа – это дело другое. Поэтому общайтесь только с теми, кто в разговоре проявил себя самым очевидным образом.

Осознанность

Управление разумом

Это самое ценное наше средство. Эмоциональный интеллект и осознанность важны по целому ряду причин, они готовят нас к правильным действиям. Многое из того, что формирует образ мышления ниндзя, дается непросто. Нелегко сохранять спокойствие, проявлять безжалостность и раздвигать границы, идя нестандартным путем. Во многих отношениях эти качества противоречат эволюционному развитию человека.

Умение прислушиваться к рептильному мозгу и собственному сопротивлению

Со времен, когда мы были обезьянами, наш мозг претерпел серьезные изменения, но одно почти не изменилось. Я говорю о рептильном мозге. Этот термин использовал Сет Годин в книге «Незаменимый». Он говорил о той части мозга, которая все еще помнит, каково это, выживать, сливаться с окружающей средой и не производить шума ^[6]. В эволюционном плане выделяться из толпы опасно, можно попасться на глаза хищнику. До сих пор эта установка иногда срабатывает в нас.

Стивен Прессфилд в книге «Война за креатив» откровенно рассказал о своем писательском сражении с тем, что он называет «сопротивлением». Это образ мыслей, обычно формируемый рептильным мозгом. Для него характерны стрессы, тревожность, страх неудачи или успеха и ряд других эмоций, которые роятся в нашем мозгу, призывая слиться с окружающей средой. «Стой. Не делай этого. Это рискованно. Действуй как все. Новаторство и оригинальность – это безумие. Творчество – это ошибка». Ниндзя должен заглушить подобный мыслительный шум – желательно навсегда. Звучит просто, но на самом деле это нелегко, потому что такие наветы настолько незаметны, что человек даже не понимает, что ему нужно заглушить. Внимательно относитесь к себе и своей интуиции и объективно оценивайте собственную эффективность. Отмечайте, к каким занятиям вас тянет, а какие вызывают неприятие.

Эмоции и медитация

Многие скажут вам, что время, посвященное анализу собственных эмоций, желаний и осознанию самого себя, потрачено впустую. Ниндзя точно знает, что это не так. Все дело в восприятии. День может показаться плохим не только из-за того, что произошло в офисе, но и из-за того, что произошло в вашей голове. Люди, регулярно занимающиеся этой практикой, отлично понимают ее пользу. Я имею в виду медитацию в широком смысле слова: можно спокойно сидеть, любуясь прекрасным видом, можно молиться или что-нибудь писать, заниматься творчеством, йогой или ходьбой (просто идти, а не стремиться прийти куда-нибудь!). Ваша цель должна заключаться в достижении дзен-спокойствия и полной концентрации.

Умение слушать других

Важно быть внимательным не только к собственным мыслям и чувствам, но еще и слушать других. В этом заключается секрет эффективных совещаний и плодотворного сотрудничества. Будьте чутки к возражениям и воспринимайте только содержательную обратную связь, не обращая внимания на пустую критику и противодействие.

Готовность

И вот мы подошли к последней характеристике, которая поддерживает и укрепляет все остальные. Дзен-спокойствие в пылу битвы возможно лишь в том случае, если вы хорошо подготовлены. Только тогда вы способны среагировать моментально и адекватно ситуации. А безжалостным можно быть, если у вас достаточно энергии.

Практическая готовность

Продуктивный ниндзя всегда чувствует, что ситуация под контролем, если проблема или проект решается с помощью верно выбранных средств. Было время, когда организованность, сосредоточенность на канцелярии или программных приложениях считалась немодным занудством. Но пришла пора пробудить вашего внутреннего ботаника. Возможно, это и не так увлекательно, как просто «плыть по течению», однако подбор нужной канцелярии и правильных систем дает человеку силу, позволяющую выполнять работу максимально эффективно.

Ментальная готовность

Мы должны быть хорошо подготовлены не только физически, но и психологически. Конечно, для этого необходима осознанность. Но кроме того, важно следить и за самым своим драгоценным ресурсом – вниманием и энергией. И здесь первый помощник – отдых. Это может быть и долгое общение в Facebook, и рысканье по просторам Интернета. А может быть, это будет поход с друзьями или любое другое времяпрепровождение. Главное – переключиться на что-то совершенно иное, кардинально отличное от вашей работы.

Многим приходится под давлением начальства допоздна задерживаться в офисах. Люди не раз рассказывали мне, что остаются, даже если им нечего делать, и покидают рабочее место только через пять минут после ухода босса. Если вы подвергаетесь подобному давлению, ситуацию нужно менять. Может быть, стоит подарить начальнику экземпляр этой книги?

Перерыв на обед – не для слабаков

Иногда для успеха требуется напряжение всех сил из-за большого объема работы или в преддверии приближающегося дедлайна. В такие моменты люди не обращают внимания на себя и работают, засучив рукава. Это отличная тактика на короткие дистанции. Но исследования показывают, что затянувшиеся напряженные периоды ведут к реальному снижению эффективности. В фильме «Уолл-стрит» герой Майкла Дугласа, Гордон Гекко, произносит фразу, ставшую легендарной: «Обед – для слабаков». Она укоренилась в коллективном сознании и используется по сей день. Скажу вам как эксперт: все совсем наоборот.

Готовность творит чудеса

Трудно сказать, почему перерыв на обед или короткие паузы в течение рабочего дня всегда помогают быстро вернуться к полной сосредоточенности и приоритетным заданиям. Так происходит – и все. Периоды отдыха жизненно необходимы для истинной рабочей готовности. Когда в следующий раз вы сможете в течение дня по-настоящему отдохнуть и переключить внимание, проанализируйте все, что произойдет потом. Голову даю на отсечение, что в этот день вы сделаете больше обычного. Разным людям нужен разный, но реальный отдых для тела и психики. Пятиминутный глоток свежего воздуха куда более эффективен, чем десять минут рысканья по Интернету с открытой рабочей программой. Постарайтесь выбрать то, что полезно именно для вас.

Ниндзя – не сверхчеловек… но иногда кажется супергероем

Работа в таком режиме приносит ощущение свободы, радости и колоссально продуктивна. Иногда окружающим кажется, что ниндзя обладают какой-то особой силой. Порой так считают и сами ниндзя.

Но они – не супергерои. Это обычные мужчины и женщины. Единственное их отличие – особый образ мышления и знакомство с полезными навыками и приемами. Они не обладают сверхсилами.

Став ниндзя, вы будете пользоваться репутацией надежного, работоспособного человека, который умеет сохранять спокойствие в самых трудных ситуациях, принимать правильные решения и серьезно относиться к своей работе. Вы поймете, что даже самые рутинные задачи могут быть поводом для веселья, открытий, экспериментов и общения со своим внутренним «я». Сосредоточенность на процессе поможет вам полюбить свое дело, каким бы оно ни было, и избавиться от стрессов. Глубокая сосредоточенность порождает увлеченность и удовольствие от работы.

Однако не следует думать, что дорога ваша будет ровной.

Ниндзя тоже порой ошибаются

Стремясь к максимальной продуктивности с помощью оригинальных средств и других, более «человечных» стратегий, ниндзя все же порой ошибаются. В старых книгах о тайм-менеджменте тогдашние гуру представляли себя некими идеальными супергероями. Они предлагали читателям подробные ежедневники, которые нужно было заполнять, требовали постоянных серьезных достижений и оставляли в полном недоумении, как же добиться невозможного. Не верьте ни единому слову таких «специалистов». Все мы совершаем ошибки – сколь бы организованными, умными и почти идеальными ни были. Да-да, вы тоже.

Мы можем искать совершенства – и потерпеть неудачу. Или устремиться к дзен-спокойствию, безжалостности, владению оружием, уловкам и маскировке, оригинальности, гибкости, осознанию и готовности – и добиться успеха. Да, на этом пути будут ошибки. Нет, мы не станем идеальными, но зато повысим свою продуктивность до такого уровня, какой и возможным-то вам никогда не казался.

Я не могу превратить вас в супергероя. Если вы хотите именно этого, то найдете в магазине кучу других книг, которые пообещают вам все на свете, но никогда не исполнят обещаний. Это пустая мечта, фантазия, она никогда не станет реальностью.

Но вот ниндзя из вас мы сделать сможем.

Глава 2. Почему мы испытываем стресс

Если вы купили эту книгу, то, скорее всего, периодически находитесь в состоянии стресса. Продуктивный ниндзя знает, что для амбициозного человека он в той или иной форме неизбежен. И действительно, щедрый прилив адреналина может быть событием приятным и даже полезным. Но нам прекрасно известно и то, что он мешает расслабленной концентрации и дзен-спокойствию, необходимым для продолжительной продуктивной работы.

Бей или беги: физиологические корни стресса

Вы наверняка слышали о реакции «бей или беги». Когда человек ощущает опасность или риск, в организме вырабатывается адреналин, учащается сердцебиение и обостряется восприятие. Таким образом человек готовится к отражению возможной угрозы. В первобытные времена выброс адреналина повышал шансы на выживание – помогал быстро бежать либо отражать нападение, или добывать зверя, чтобы прокормить себя и свое племя. Работа во многих отношениях похожа на охоту, только теперь мы никого не убиваем, а выполняем свою роль и получаем награду в денежном выражении. На эти деньги мы покупаем еду и оплачиваем кров, то есть обеспечиваем семье безопасность. Мы остаемся добытчиками. В этом смысле работа – средство выживания. И первобытное начало, которое живо в каждом человеке, относится к ней очень серьезно, несмотря на то, что и без работы выжить тоже вполне возможно (пособия по безработице, сбережения, экономия, помощь от родных и друзей).

Психологический контракт

Иногда бывает так, что за несколько недель до выхода на новую должность или сразу после работодатель и работник подписывают контракт. В нем записано все, что обеспечивает обеим сторонам определенную безопасность и контроль, а также проясняет характер их отношений. Вы никогда не задумывались об ожиданиях обеих сторон и о том, насколько далеко они выходят за рамки контракта? А о том, как эти предположения развиваются в головах работника и работодателя с течением времени? Вот небольшой пример:

Работник:

У них отличная столовая. Новое меню каждый день, всегда есть что-то диетическое. Значит, меня ценят.

Начальник позволит мне перейти на гибкий график работы, если у меня возникнут проблемы, связанные с детьми.

Моя работа очень разнообразна.

Работодатель:

Неизбежно будут возникать ситуации, когда придется задерживаться после пяти часов. И сотрудники должны оставаться и выполнять свою работу.

Мы не ждем от сотрудников гениальности, но они должны трудиться увлеченно, энергично и эффективно.

Дешевые отели во время командировок? Все их просто обожают!

Это лишь часть психологического контракта между работником и работодателем. Об этом не говорилось вообще или говорилось, но никогда формально не считалось дополнением к контракту, который будет пылиться на полке. Изменения в психологическом контракте влияют на ощущение счастья, мотивацию, самооценку и, следовательно, на моральную атмосферу в команде или целой организации. Они влияют на наше восприятие самих себя и часто становятся причиной серьезного стресса.

Представьте себе такое развитие событий: компания формально не изменила ни одного условия контракта, но за неделю сделала все возможное, чтобы испортить вашу жизнь на работе. От вас неожиданно стали требовать задерживаться после окончания рабочего дня, проверять почту по вечерам и в выходные; любимый начальник, с которым у вас сложились прекрасные отношения, вдруг преобразился в требовательное чудовище; возникли проблемы в отношениях с крупнейшим клиентом. Даже отпуск взять стало проблематично, а о гибком графике можно и не мечтать. И вы возвращаетесь домой с той же зарплатой. Да, вы, как и раньше, можете оплачивать все счета, но обстановка в офисе радикально поменялась и совершенно не похожа на ту, какой была всего неделю назад. Стало скучно, вас перестали ценить, и вы тоже начали сомневаться в собственной ценности.

Если работа связана только с вашим личным выживанием, и вы согласны со старой поговоркой «мы работаем, чтобы жить, а не живем, чтобы работать», то вы вряд ли решите бросить ее немедленно. Зарплата осталась прежней, а в работе по вечерам нет ничего страшного. Однако мы хотим не только зарабатывать себе на хлеб. Нам нужно ощущать свою значимость. Мы желаем, чтобы нас ценили. Нам хочется, чтобы отношения с организацией, где мы проводим столько времени, были здоровыми, справедливыми и счастливыми. Успехи компании доставляют нам удовольствие и укрепляют нашу идентичность. Еще приятнее, когда нам говорят, что мы причастны к этим успехам. Рассказывая о своей компании, организации или команде, человек очень быстро начинает использовать местоимение «мы».

Многие мечтают быть свободными от работы. Я в этом сомневаюсь. Работа придает смысл нашей жизни. Почему многие миллионеры продолжают трудиться, увеличивая свои состояния, хотя никакой нужды в этом уже нет? Почему победители лотерей обычно говорят: «Это событие не изменило моей жизни. Я продолжаю работать с неполной занятостью»? Люди полагают, что главное желание человека – финансовая свобода. Но истинная подоплека любого достижения – это возможность выбирать работу себе по душе! Прекрасный тому пример – Билл Гейтс. Не думаю, что сегодня он работает меньше, чем в те дни, когда создавал Microsoft.

Создание великой компании, подобной Microsoft, вызвало бы гордость за сына у любой матери, но это достижение бледнеет в сравнении с великим планом уничтожения малярии. Автор книги «Четырехчасовая рабочая неделя» Тим Феррисс пишет об автоматизации и делегировании управления бизнесом другим людям, чтобы можно было совершить кругосветное путешествие и работать всего 4 часа в неделю. Однако в интервью Феррисс говорит о том, что он «вечно занят», просто к категории «работа» он относит только те занятия, которые ему не нравятся. Ручаюсь, Тим Феррисс трудится по 14 часов в день и не считает это работой, потому что получает удовольствие.

Работа – фактор очень личный. Она играет важнейшую роль в самовосприятии. Неудивительно, что даже небольшие изменения психологического контракта с работодателем вызывают у нас тревогу, подавленность, раздражение, чувство угрозы и даже страх. Когда мы чувствуем, что ставки высоки и наши действия подвергаются пристальному анализу, то в организме мгновенно повышается уровень адреналина.

Симптомы стресса

Чем бы мы ни занимались, адреналин помогает сделать невозможное возможным. Но когда уровень этого гормона зашкаливает, от мотивированных достижений мы переходим к стрессу и страданиям. Вот лишь наиболее типичные и часто встречающиеся симптомы. Правда, даже и в таком виде вас ожидает не самое легкое чтение!

Основные симптомы:

Физические

Отсутствие аппетита, повышенный аппетит, желание сладкого, несварение, изжога, запор, бессонница, ощущение постоянной усталости, беспричинная потливость, привычка грызть ногти, головная боль, мышечные спазмы, тошнота, затруднения дыхания, головокружения, слезливость, желание плакать, импотенция, неспособность расслабиться, высокое артериальное давление.

Поведенческие

Проблемы с сосредоточением внимания, отсутствие мотивации, сложность в принятии решений, неспособность завершить работу до начала следующей, страх неудачи, предчувствие неудачи, одиночество, раздражительность, грубость с коллегами, ощущение неспособности справиться с порученным делом, страх серьезной болезни, гнев, паранойя, клаустрофобия, страх перед будущим.

Если вас удивляет, почему в книге о продуктивном ниндзя так много внимания уделено стрессу, то, надеюсь, второй список объяснил вам, почему борьба с ним играет важнейшую роль в достижении успеха. Сосредоточившись на изменении собственного поведения, мы можем снизить уровень стресса и тем самым повысить собственную эффективность.

Распознавание триггеров стресса

Вовремя распознать изменение своего состояния – дело очень важное, но довольно сложное, особенно когда находишься «на передовой». Существуют абсолютно очевидные признаки, по которым вы можете понять, что с вами что-то не так. И лучше уделить десять минут подавлению стресса в зародыше, чем тратить часы, дни и даже недели на борьбу с вызванным этими триггерами состоянием.

Контроль

Ощущение отсутствия контроля над ситуацией мгновенно ведет к стрессу. Столкнулись ли вы с изменениями внутри своей команды, в служебных обязанностях или корпоративной культуре, происходящее должно оставаться полностью в вашей власти. Вы почувствуете контроль над проектом или курсом действий, если будете ясно себе все представлять. Ясность полезнее напряженной работы. Мы способны эффективно справиться с любой сложной задачей – стресс порождается не сложностью, а отсутствием ясности.

Перемены

Справляться с переменами довольно сложно, поскольку они связаны с утратой контроля и необходимостью приспосабливаться. Однако перемены несут вместе с собой новые привычки и вынуждают изучать новые процессы. То, что было просто, снова становится сложным – и остается таковым, пока мы привыкаем к новому образу действий. Период нестабильности зачастую служит почвой для личных конфликтов, так как пробуждает в людях худшие их качества. Нашу идентичность определяет реакция на изменения. Настало время побороться за возвращение контроля, стряхнуть с себя пыль и приступить к работе.

Паника аврала

Электронные письма, телефонные звонки, списки дел, рутинная бумажная работа, социальные сети – объем поступающей информации сам по себе является мощным триггером стресса и значительно усиливает его в период перемен. Когда мы уже раздражены, простая мысль о вале сообщений, необходимости принимать массу решений и постоянно отвлекаться от работы порождает настоящую панику. Однако при наличии качественных, эффективных систем из этой битвы можно выйти победителем.

Боязнь выглядеть глупо

Даже абсолютно разумные и интеллигентные люди хотят выглядеть успешными, чтобы производить впечатление на начальников, коллег и сверстников. Присутствуем ли мы на совещаниях, проводим ли конференции или работаем над проектом, тревога за собственное реноме всегда с нами. Мы нервничаем, если не успели качественно подготовиться, но при этом пытаемся скрыть свою неготовность, что значительно снижает эффективность наших действий. Мы стараемся представить неудачный проект в более выгодном свете, вместо того, чтобы честно признаться и проанализировать допущенные промахи и неудачи. Мы хотим показаться достойными повышения, успешными и почти идеальными, скрывая свое подлинное «я».

Эта система питает саму себя, поскольку мы категорически не хотим менять правила, чтобы не оказаться в проигравших. И знание того, что все когда-либо ошибаются, нам не помогает. В такой ситуации самым обычным поведением становится скрытность, максимальная уклончивость и отказ от встреч с теми, кто может узнать наш маленький секрет. Знакомая ситуация, верно?

Страх разоблачения

Я всегда улыбаюсь, когда в интервью актеров, политиков, бизнесменов и других публичных фигур слышу рассказы о том, что нужно притворяться, пока выбранная личина не станет естественной и привычной. Эти люди добились успеха, они пользуются авторитетом, и все же они до сих пор ощущают неуверенность при мысли о том, что в один прекрасный день их разоблачат и все поймут, что у них нет никаких способностей для работы, которой они занимаются. Это еще одна разновидность страха показаться глупым. Знаком он и мне. Но я считаю, что этот страх может быть полезен, заставляя нас быть упорнее, смелее и оригинальнее. Просто направьте его в нужное русло. И конечно же, только тщательное и трезвое осознание поможет вам держать его под контролем.

Конфликт

Нет людей, которым нравились бы конфликты. Те, кто утверждает обратное, либо лгут, либо просто недостойны общения. Им свойственно извращенное чувство удовлетворения при виде страданий других людей. Однако иногда конфликты полезнее, чем их отрицание или игнорирование. Медленно тлеющий конфликт – это одна из основных причин длительного стресса. Откровенный разговор проясняет ситуацию, приносит мир и возможность успокоиться – а со временем примириться и сохранить уважение друг к другу. Существует много книг и специальных курсов, посвященных тактике и приемам разрешения конфликтов, и я настоятельно советую вам познакомиться с ними.

Неопределенность и двойственность

Неопределенность или двойственность информации способствует стрессам. В электронном письме или разговоре с начальником может скрываться потенциальная возможность или угроза. Если вы ее не выявили и не поняли, что нужно делать, то можете выставить себя в невыгодном свете и потерять контроль над ситуацией. Мы постоянно стремимся найти жемчужину в навозной куче, поэтому непрерывно разбираем свою электронную почту и вал офисных бумаг, пытаясь заметить потенциальную возможность или бомбу с тикающим часовым механизмом, которую надо обезвредить. Очень часто стресс порождается не реальностью, а потенциальной реальностью. Мы постоянно думаем о потенциально упущенных возможностях и гипотетических промахах. Неопределенность представления или намерения тоже служит причиной стресса. Непонимание курса действий и тревога из-за того, что ваше видение может отличаться от видения коллег, могут породить массу проблем. Ясность порождает спокойствие, неопределенность ведет к стрессу.

Не только руководители…

Многие считают, что самая стрессовая работа – это руководство организацией. Нет никакого сомнения в том, что такая работа порождает серьезное напряжение. Поскольку я сам возглавляю компанию, то мне отлично знакомы бессонные ночи и рабочие перегрузки. Я беседовал с руководителями ряда крупных фирм, которые рассказывали мне, как научились жить со стрессом, минимизировать его и превращать в приемлемое для жизни состояние.

Однако потенциальные факторы стресса существуют на всех уровнях любой организации. Люди, занимающие самое скромное положение и не несущие практически никакой ответственности, обычно не могут контролировать свою нагрузку, и это порождает напряжение. Более всего мне симпатичны те, кто находится на среднем уровне: они стремятся удовлетворить всех окружающих. На них с одной стороны давит начальство, а с другой – непосредственные подчиненные. Они находятся между Сциллой и Харибдой. Стресс порождается не должностью, а особенностями работы и способностью справляться с тем, что валится на нашу голову.

Настало время обрести перспективу

В заключение этой главы хочу развенчать два мифа, сложившихся в умах тех, кто испытывает стресс от работы.

1. Близок конец света. (Нет, это не так!)

2. Все остальные работают лучше и добиваются большего, чем я. (Если бы вы знали правду, то от души посмеялись бы.)

Не нервничайте. Все будет хорошо!

Противоположность стрессу

К чему мы с вами стремимся? Нам нужны «задорная легкость действий, продуктивная включенность в момент настоящего и контроль над ситуацией». Такое состояние умиротворяет и способствует дзен-спокойствию.

Игривая легкость ^[7] – это творческий задор, расслабленность и признание того, что ты обладаешь свободой добиться успеха, несмотря на случайно допущенные ошибки.

Продуктивность – это знание того, что благодаря готовности ты способен сделать правильный выбор.

Пребывание в моменте ^[8] – это пребывание в состоянии потока, с полной сосредоточенностью и увлеченностью делом, выполняемым в настоящий момент. Оно невероятно благотворно и позволяет прекрасно выполнить работу. Это состояние противоположно прокрастинации и стрессу.

Контроль – ощущение которого естественным образом обеспечивается состоянием потока. Контроль дает вам силы и уверенность, необходимые для продолжения действий. А это, в свою очередь, порождает новый импульс, еще большее вхождение в творческую колею и игривость, и еще большую эффективность.

Понимаю, все это может показаться вам слишком сложным, но единственное отличие этих состояний от стресса и чувства подавленности – происходящее в вашей голове.

«Стресс – это состояние незнания. Человек полагает, что все его дела – экстренные и срочные. Но в жизни нет ничего столь важного. Просто расслабьтесь».

Натали Голдберг

УПРАЖНЕНИЕ: ВЫЯВЛЕНИЕ ФАКТОРОВ СТРЕССА

Настало время вернуть себе контроль. Разберемся с тем, что требует немедленного решения. Изучив список факторов стресса и мои предложения, опишите самые очевидные первые шаги, которые смогут принести вам облегчение. Выберите ровно столько факторов, сколько нужно, чтобы почувствовать дзен-спокойствие.

Контроль: каждый день посвящайте 5 минут разборке рабочего стола, чтобы вас окружало чистое пространство.

Запишите________________________________________________

__________________________________________________________

Перемены: опишите те сферы своей жизни, в которых сейчас происходят перемены, или найдите человека, с которым их можно было бы обсудить (возможность обсудить – уже половина решения!).

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Боязнь выглядеть глупо: рискните и откровенно, честно, конкретно поговорите с членами своей команды о том, о чем ранее говорили исключительно уклончиво.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Боязнь разоблачения: попробуйте притворяться, пока не почувствуете себя уверенно. Установите зрительный контакт, сделайте глубокий вдох и скажите то, что должны сказать, твердо и уверенно. Все дело в вашем поведении.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Конфликт: смело и честно поговорите с коллегой, с которым у вас возник конфликт. Это всегда полезно, даже если в результате вы не достигнете компромисса.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Неопределенность и двойственность: дайте себе десять минут на то, чтобы просто подумать о текущей проблеме. В процессе обдумывания делайте пометки, чтобы добавить структурированности размышлениям.

Вы ниндзя?

• Ниндзя преодолевает стрессы, связанные с работой, благодаря готовности и практикуя безжалостность в своем подходе к работе.

• Ниндзя использует осознанность для выявления основных факторов стресса, а потом активно борется с ними.

• Ниндзя умеет достигать дзен-спокойствия: для этого нужно быть безжалостным, подготовленным и внимательным.

Глава 3. Управление вниманием

О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки в менеджменте внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на четырех способах:

1. Распределение работы соответственно уровню внимания.

2. Защита внимания от отвлечений.

3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.

4. Создание новых «карманов внимания».

Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.

Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим

Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы трудились за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такое дело – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Оно настолько простое, что может быть выполнено в полусне или с похмелья: вы просто кладете вишенку на пирожное, потом на следующее, потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Руководителям легко контролировать качество и оценивать эффективность работников.

В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой жизни. Но на самом деле в наши дни подобных видов деятельности почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер писал об этом много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной и рассвет информационной эпохи. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Он заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе ранее полученных данных. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.

Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.

Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в современный мир!

Управляющий и исполнитель в одном лице

На любой квалифицированной работе одновременно исполняются две разные роли: и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:

• Содержание своей работы («управляющий»).

• Выполнение работы («исполнитель»).

• Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем, чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).

Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно роль требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».

Отчаянно борясь со списком своих дел, вы оставляете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.

Ясность возникает благодаря вниманию и снижает уровень стресса

Управление вниманием – ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.

Что такое внимание?

Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и у вас есть вся необходимая информация и даже желание сделать дело, вы тем не менее ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.

А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. Думаете, не хватает только времени, а внимания предостаточно? Опять ошибка. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, что оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Сложные совещания поглощают огромную массу личных ресурсов.

Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.

Время + правильно потраченное внимание = результат

Внимание конечно

В течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида:

1. Проактивное внимание:

В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень чрезвычайно значим.

2. Активное внимание:

Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.

3. Инертное внимание:

Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.

Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но оно пригодится, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов, а также много беседовал на эту тему с другими людьми. Мне удалось выявить некоторые закономерности. Например, вот что происходит с вниманием у классического жаворонка:

Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика. Сколько же времени вы находитесь в состоянии проактивного внимания?

Меньше, чем вы думаете.

Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.

УПРАЖНЕНИЕ: МОЙ РЕЖИМ ВНИМАНИЯ

• Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: в виде таблицы, списка, графика, схемы и т. п.

• Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т. е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).

• Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.

• Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.

Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»

Цель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.

Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы:

• Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).

• Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел.

• Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.

• Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.

Давайте разберемся, когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:

Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.

Как мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. В этот период повышается эффективность работы, снижается информационная перегрузка и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать его:

1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.

2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле, превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а активного – в проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас в процессе работы.

1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания

Любая работа включает массу разных задач – от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания – настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от него же в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания – сложная и тонкая игра.

Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.

Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.

Проактивное внимание – вещь редкая: используйте его мудро

Хотя в периодах проактивного внимания есть своя закономерность, оно меняется изо дня в день, а то и поминутно. Надо научиться составлять планы и подбирать работу соответственно уровню внимания. У вас всегда есть возможность сделать разумный выбор с позиции уверенного дзен-спокойствия. Поскольку большую часть работы в режиме «управляющий» (то есть определение наилучших способов выполнения поставленных задач и принятие жизненно важных стратегических решений) следует выполнять в состоянии проактивного внимания, планируйте рабочий день соответственно. Все продумав и приняв необходимые решения, вы обеспечите себе фронт работ и максимум информации о том, что надо сделать в режиме «исполнитель». А дальше выбор только за вами.

Если в период инертного или активного внимания оказалось, что вы не представляете, что делать дальше, вы можете потерять ясность мышления, а это приведет к стрессу, медлительности и ошибочным решениям.

Проактивное внимание и режим «управляющий»

Возможно, длительный период стресса не позволит вам уделить достаточно проактивного внимания работе в режиме «управляющий» и в особенности правильному определению обязательств и приоритетов. Обзор – это та самая фаза работы, когда нужно увидеть лес за деревьями: вы должны объективно взглянуть на свои обязательства и проекты и убедиться, что выбор сделан верно. Тогда фаза действий не потребует от вас особых усилий.

Если мыслительная работа в режиме «управляющий» проделана качественно, ваш «исполнитель» будет спокойно раскладывать вишенки на пирожных: никаких конфликтов, никакой неопределенности и нервозности – только веселая, игривая колея продуктивного творческого потока и полный контроль. Поэтому используйте периоды проактивного внимания для мыслительной работы, а не для практических дел. Такова основная задача ниндзя.

Вот вам простой и легко выполнимый совет. Понаблюдайте за собой в периоды проактивного внимания, а затем подумайте, что происходит вокруг вас в это время. Я уже говорил, что самые продуктивные для меня часы – с 9 до 11 утра. Именно в это время у меня появляется миллион идей относительно того, что нужно сделать. Однако в этот же интервал назначено большинство моих встреч, поступает большая часть электронных писем и звонков, моего участия требуют коллеги. Для того, чтобы в полной мере использовать это продуктивное время, нужно превратиться в сосредоточенного, жесткого и безжалостного босса! Я часто работаю по утрам вне офиса – именно по этой причине: я ценю и оберегаю свое проактивное внимание и посвящаю его самой важной работе. А все то, что не требует полнейшей отдачи и сосредоточенности, можно выполнить в периоды активного или инертного внимания.

2. Оберегайте свое внимание – не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам

Самое эффективное мышление, дающее нам ощущение спокойствия и полного контроля, проистекает от сочетания двух факторов. Нужно находиться в фазе самого проактивного внимания и быть абсолютно сосредоточенным, чтобы довести мыслительный процесс до естественного завершения. Если в процессе размышлений вы отвлечетесь на что-то другое, то не будете уверены в том, что продумали все до конца. А такая неясность порождает очередной стресс.

Обобщенно можно выделить два типа отвлекающих факторов: внутренние и внешние.

Внутренние отвлекающие факторы: главный – это наш собственный разум

Вот мы сели писать отчет. В действие вступает внутренний «исполнитель». Мыслительный процесс в режиме «управляющий» завершен, внутренний босс уже ушел… И никто не заметит, если мы быстренько заглянем в Facebook или нальем себе еще одну чашечку чая и поболтаем с коллегой.

Нам постоянно приходится вести личный бой с отвлекающими факторами. Все на свете кажется гораздо интереснее того, над чем мы работаем прямо сейчас (особенно в режиме «исполнитель»). Вы никогда не думали, что вас нужно бы пристегнуть к креслу или приковать к столу, чтобы вы могли эффективно писать, творить, руководить, читать или завершать дела? Как будто в нас живет уникальная творческая личность, задача которой изобретать все новые и более соблазнительные отвлекающие факторы. Вот бы направить эту неисчерпаемую энергию в нужное русло!

Эффективный ниндзя прекрасно это осознает. Он способен выработать полезные привычки, которые избавят его от болезненной зависимости. И вот что можно сделать.

Заставьте замолчать внутреннего «управляющего» и отстранитесь от любых его новых идей

Работая над чем-либо рутинным – менее творческим и интересным, чем другие задачи, – вы постоянно будете слышать голос внутреннего начальника, который станет предлагать новые идеи относительно других проектов, напоминать обо всем, что должно быть сделано, и пытаться перевести вас из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Для преодоления этого состояния нужно зафиксировать эти мысли, чтобы вернуться к ним позже (организовать их, проанализировать и при необходимости выполнить какие-то связанные с ними действия). Держите под рукой ручку и бумагу. Но этот прием подразумевает, что вы действительно вернетесь к своим записям позже.

Обрабатывайте электронную почту, а не только проверяйте ее

Читайте электронные письма блоками, несколько раз в день очищая папку «Входящие». Это избавит вас от привычки постоянно заглядывать в почтовый ящик в поисках потенциальных отвлекающих факторов. Да-да, вы не ослышались, я сказал «очищать».

Тоска по интернету

Интернет – это удобнейшее средство повышения эффективности, но в то же время и самый мощный отвлекающий фактор. То есть «два в одном». Вы не видите серьезной проблемы? Нужно быть честным с самим собой. Определите, в какое время суток вам нужен доступ к фантастическим информационным сокровищам. А потом установите, в какое время вам следует избегать соблазна зависнуть в YouTube, подивиться статусам друзей в Facebook, почитать сплетни о знаменитостях или статьи на сайте ВВС. Поймите, что Интернет может быть и вашим лучшим другом, и злейшим врагом. Порой от него стоит держаться подальше.

«Избирательное игнорирование»

«Мы каждый вечер ходим в один и тот же ресторан и заказываем одно и то же блюдо – месяц за месяцем, пока не решим что-то изменить. И так будет повторяться каждый вечер, пока мы снова не изменимся. Нам не нравится читать меню или думать о еде. Подобные размышления кажутся нам пустой тратой интеллектуальных сил».

Джордж Пассмор, художник из группы «Гилберт и Джордж»

Термин «избирательное игнорирование» придумал Тимоти Феррисс в книге «Как работать по 4 часа в неделю». Он не покупает газет и не пользуется ненужными средствами массовой информации. Чтобы оградить себя от лишней информации, он спрашивает совета у друзей, мнению которых в политических вопросах доверяет. Так он решает, за кого голосовать, не тратя времени на изучение разнообразных материалов. Тим Феррисс сознательно избегает гаджетов и интернет-сайтов, которые могут отвлечь его от того, что по-настоящему важно.

Конечно, в этом присутствует элемент личных предпочтений. Я, например, интересуюсь политическими новостями, «игры» политиков кажутся мне невероятно увлекательными. И я терпеть не могу, когда друзья советуют мне, за кого голосовать, – я соображаю в этом деле не меньше их! Выборы – это же классное развлечение! Да и вообще очень многим больше всего на свете нравится поваляться на диване с воскресными газетами и чашкой чая. Речь идет о небольшом компромиссе – можно позволить себе маленькие удовольствия такого рода.

Обычно я раз в неделю посвящал час-другой просмотру деловой прессы и изучению профессиональных новостей. Через какое-то время я понял, что все важные известия все равно достигают меня тем или иным образом. И тогда я отменил свои подписки, чем избавил себя от одного отвлекающего фактора. Покопайтесь в собственной рутине, и вы тоже сможете изменить свою жизнь.

Ищите мировых информационных диджеев

Отличный способ сокращения отвлекающих факторов и борьбы с информационной перегрузкой – поиск не информации, а ее интерпретаторов. Диджеи – это энтузиасты, которые просматривают материал, выбирают самое важное и предоставляют вам заголовки или лучшие выдержки, тем самым направляя процесс вашего мышления. Легендарным диджеем был Джон Пил. Прекрасным современным примером может служить Джайлз Петерсон с радио ВВС: он путешествует по всему миру, общается с интересными людьми из музыкальных сфер, а потом готовит свои еженедельные программы. Благодаря ему я каждую неделю по три часа слушаю музыку, которую никогда бы не услышал и не понял без его помощи. Сайт www.ted.com тоже выполняет роль диджея: на нем анализируют события из разных источников и представляют только самое интересное.

Думаю, мы уверенно движемся к эпохе «информационных диджеев». Надеюсь, моя организация Think Productive тоже послужит вам проводником: у нас есть свой блог и группа, в которой можно оставить замечания и поделиться соображениями по повышению эффективности. Мы рассказываем о своих идеях, спорим, слушаем, общаемся и делаем это, потому что нам не все равно. Так что ищите настоящих диджеев, а не бездушных репортеров.

Не становитесь «ранними последователями»

Быть ранним последователем ^[9] новинок модно. Достаточно посмотреть на огромную очередь, которая собирается у магазинов Apple в момент выпуска новой версии iPad или iPhone. Люди хотят первыми заполучить новые гаджеты. Однако бежать впереди паровоза вовсе не так уж и умно. Пусть толпа все распробует, а потом можно будет спросить авторитетного мнения (и все с наслаждением поделятся с вами своими соображениями, поскольку ранними последователями люди становятся именно для того, чтобы потом можно было рассказывать о своем пионерском опыте любому, кто согласится слушать!) и уж после этого решиться на покупку. То же самое относится к новому онлайновому программному обеспечению. Тысячи сайтов пытаются стать следующими Facebook’ами или LinkedIn’ами и произвести революцию в жизни пользователей. Возможно, некоторым это и удастся, но большинство канет в Лету в течение ближайших нескольких месяцев.

Терпение – это величайшая добродетель. Вовсе не следует слепо следовать моде. На смертном одре никто не спросит, чем вы владели и какими программами пользовались. И уж конечно, никого не будет интересовать, были ли вы одним из первых пользователей!

Наблюдайте за собой

Ваш поразительно изобретательный разум придумывает сотни способов уклониться от дел, которые кажутся слишком скучными, очень сложными или просто неинтересными. Постоянно следите за собой, чтобы вовремя заметить эту тенденцию и начать борьбу с ней. Возможно, у вас все по-другому, но моя тактика уклонения включает следующие пункты:

• Уборка в доме.

• Наведение порядка на столе – наклеивание ярлыков, заполнение степлеров, затачивание карандашей и т. п.

• Еда – конечно, есть необходимо, но почему-то легче потратить две минуты на поедание шоколадного батончика, чем на мысли о своей работе.

• Рысканье в Интернете или покупки в интернет-магазинах.

• Разговоры в офисе.

• Twitter (Facebook, Instagram, впишите свой вариант).

• Прослушивание подкастов в ложном убеждении, что трата внимания на нечто духоподъемное способствует продвижению вперед.

• Изучение нового средства или приложения для iPad, которое требует самого пристального внимания (отличным примером подобного являются читатели RSS). Главное самооправдание – это экономия средств и времени в будущем.

• Общение в соцсетях, где все хотят услышать мое просвещенное и чрезвычайно важное мнение о том, кого купит «Астон Вилла» в следующем сезоне.

• Выполнение более простой или интересной работы вместо той, которой нужно заниматься в настоящий момент.

Все это – тактика уклонения. Некоторые приемы могут быть вам хорошо знакомы, другие относятся исключительно ко мне. Вы должны понимать, что подобные занятия требуют самого минимального включения, поэтому если сейчас вы находитесь в состоянии проактивного внимания, то все это может подождать.

Внешние отвлекающие факторы: как бороться с прерываниями

Никакое самосознание в одиночку не сможет защитить ваше внимание по одной очень простой причине: в мире множество других людей, и все так и норовят отвлечь нас от работы и направить по иному пути. В результате приходится безжалостно защищаться от бесчисленных покусителей.

Если борьба с внутренними отвлекающими факторами сродни науке (наблюдение за поведением, диагностика происходящего в собственной голове, выработка нового поведения, анализ эффективности, повтор), то борьба с прерываниями и планами других людей – это уже искусство. Ваша смекалка, уловки и абсолютная безжалостность – вот что выходит здесь на первый план.

Старайтесь уклониться от большинства встреч, на которые вас приглашают

Это прекрасный способ провести время, потакая потребностям и приоритетам других людей, а не своим собственным. Старайтесь не посещать встречи и совещания, которые не связаны непосредственно с вашими проектами и сферами ответственности. Ищите более легкие способы участия. Для подобного требуется изобретательность, а порой даже приходится идти на обман. Но вы не можете позволить себе тратить все утро на совещание, куда вас позвали только для того, чтобы вы были «второй головой» в чужом проекте. Это бессмысленная трата драгоценного проактивного внимания. При любой возможности старайтесь говорить «нет».

Не отвечайте на телефонные звонки

Телефонные звонки – это самый раздражающий отвлекающий фактор. Они пожирают ваше время и силы. Приходится не просто отвечать, но еще и «восстанавливаться» после них (вспомните, как, повесив трубку, вы начинаете судорожно вспоминать, на чем остановились). Попробуйте простой прием: на период проактивного внимания отключите свой мобильный телефон или включите автоответчик. Со временем решение отвечать или не отвечать на звонки должно стать сознательным и зависеть только от вас. Такое средство общения, как голосовая почта, серьезно недооценивают. Это одностороннее, а не двустороннее общение. Зато звонящий излагает суть проблемы за секунды, а не за минуты. К тому времени, когда вы решите перезвонить, ваш разговор можно считать уже наполовину состоявшимся.

По возможности держите электронную почту закрытой

Практически вся ваша работа происходит внутри почтового ящика. Мы – существа социальные. Сигнала поступления нового сообщения достаточно, чтобы заставить нас бросить самую важную работу и «проверить», кто это к нам постучался, чтобы сказать «привет». В результате мы теряем сосредоточенность, прерываемся в ходе выполнения самой важной работы – и ради чего? Обычно письма, которые рассылаются всем сотрудникам, сообщают о том, что Джулия из бухгалтерии вернулась из Греции и хочет угостить всех греческими сладостями, или напоминают о совещании, запланированном на следующую неделю и уже отмеченном в вашем ежедневнике. Однако большинство людей, придя на работу, первым делом включают электронную почту – и выключают ее только перед самым уходом. А это означает, что вы сознательно подвергаете себя воздействию отвлекающих факторов, которых легко было избежать. Отключайте электронную почту хотя бы на пару часов в день – или на полчаса каждый час. И тогда голова у вас станет более светлой.

Наденьте наушники или иным образом визуально обозначьте свое нежелание отвечать на вопросы коллег

Елена – одна из звезд офиса компании Think Productive. В большинстве наших проектов она служит основным связующим звеном между клиентом, ведущими семинаров по продуктивному ниндзя, а также административными службами компании. Поэтому у всех, кто работает в офисе, к ней всегда много вопросов, которые, конечно же, постоянно отвлекают ее от работы. Если Елене нужно целиком и полностью сосредоточиться на выполняемом деле, она ставит на стол маленькую фарфоровую кошечку. Все в офисе, включая меня, ее начальника, знают, что кошечка означает период проактивного внимания. Мы откладываем свои вопросы на потом, а Елена сохраняет сосредоточенность. Я видел разные варианты такой кошечки: самодельные таблички, карточки, шляпы, полицейская лента на спинке кресла: «Держитесь подальше, здесь нет ничего интересного» – и тому подобное. Пожалуй, самый простой и эффективный способ – надеть большие наушники. Они выполняют и практическую функцию – вы можете заглушить офисный шум музыкой (некоторые любят работать под музыку, хотя другим из-за нее очень трудно сосредоточиться), и являются барьером для посторонних звуков, не позволяя вам принимать участие в беседе и отвечать на вопросы.

Работайте дома или в других местах

Безусловно, лучший способ не отвлекаться на внешние факторы, шум и суету – это находиться где-то вне офиса. Работа на дому может стать прекрасной альтернативой. Хотя дома есть свои минусы: «Я приступлю к отчету сразу же, как только закончу стирку и почищу ковер». Работа на дому – не для всех. Лично мне лучше всего думается в поездах и кофейнях. Сама атмосфера и обстановка этих мест меня успокаивает. Столик, ноутбук и я. Там нечего делать – только пить кофе и продуктивно работать. Поэтому я очень часто работаю таким образом.

Говорите «нет»

Поймите, что вовсе не обязательно терзаться чувством вины из-за того, что вы сказали «нет» человеку, который прервал вас в ответственный момент посреди продуктивного периода. Постарайтесь сделать так, чтобы к вам обращались в то время, когда ваше внимание рассеяно. Не следует бросать все свои дела, чтобы ответить на не вовремя заданный вопрос.

Помните, что большая часть информации практически бесполезна

Будьте очень избирательны в том, что вы читаете, чем интересуетесь и чем занимаетесь. В информационную эпоху возможности стучатся довольно громко – через рекомендации друзей, социальные сети и другие онлайн-ресурсы. Больше не приходится всматриваться в горизонт. Пусть все самое важное приходит к вам более простыми путями.

3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное – проактивным

Если вы чувствуете, что переживаете продолжительный период инертного внимания, с этим ничего не поделаешь. Вы уже устали, концентрация пропала – а возможно, пропала и мотивация. Однако вы можете развить у себя полезные привычки, которые будут поддерживать ваш разум в здоровом, счастливом и продуктивном состоянии более длительное время. И тогда периоды инертности сократятся, а периоды активности и проактивности увеличатся.

Смените ракурс

Можно на время «обмануть» собственный мозг и получить небольшой дополнительный период активного внимания даже в те моменты, когда вы чувствуете себя вялым и инертным. Для этого вам нужно заставить мозг встряхнуться и снова заработать в полную силу. Если мне предстоит вести длинное совещание, то через какое-то время я предлагаю участникам развернуть стулья так, чтобы они смотрели в другом направлении. Простого движения и смены ракурса достаточно, чтобы пробудить сознание и активизировать внимание. Если вы работаете над длинным отчетом, каждые полчаса переходите на другое место. Если вы работаете над большой таблицей в Excel, на полчаса меняйте шрифты на красный и зеленый, а потом возвращайте все в нормальное состояние. Смена ракурса и картинки поможет вам сохранить активность внимания дольше, чем можно было бы.

Меняйте занятия

Если вам сложно сохранить концентрацию, каждые 30–60 минут меняйте занятие. Не сидите над одним отчетом, тупо уставившись в пространство. Полчаса посвятите разборке электронной почты, полчаса – отчету, следующие полчаса чему-то совершенно другому, а потом снова вернитесь к отчету. Стимулируйте внимание и действуйте соответственно.

Свежий воздух

Выйдите на улицу и энергично пройдитесь туда-сюда. Свежий воздух в легких, движение, смена перспективы, звуки, запахи и новые мысли подвигнут вас на новые трудовые достижения. Если выйти на улицу нельзя, просто откройте окно и сделайте несколько глубоких вдохов, полюбуйтесь видом, порадуйтесь хорошей погоде. Смена занятия обострит чувства и стимулирует внимание.

Поддержание работоспособности мозга

Все описанные выше меры – это способы экстренного реагирования. В течение года они окажут свое влияние. И в результате пара рабочих дней сложится у вас лучше, чем могла бы. А сейчас мы поговорим о «святой троице» регулярного повышения уровня внимания. И «троица» эта такова: здоровое питание, физические упражнения и медитация. Мозг подобен мышце. В здоровом теле – здоровый мозг. Многие блоги и книги о повышении эффективности ограничиваются исключительно советами и рекомендациями по использованию всех возможностей разума, не уделяя внимания физической форме, способной кардинально усилить наш потенциал. Вот несколько простых приемов, которые чудесным образом обострят ваше внимание, сосредоточенность и улучшат общее функционирование мозга.

Хорошая физическая форма

Повторю: в здоровом теле действительно живет здоровый дух. Необходимо не только правильно питать свое тело, но еще и обеспечивать ему регулярные физические упражнения. Вы наверняка слышали это от врача, от той женщины на телевидении, от раздражающе бодрого и подтянутого кузена и еще много от кого. Этот совет превратился в банальное клише, потому что он абсолютно справедлив.

Истязать себя вовсе не обязательно. Достаточно нескольких занятий в неделю по полчаса. Если вы живете в двух-трех милях от места работы, то можно всего лишь почаще ходить на работу пешком и/или возвращаться с нее бодрым шагом.

Конечно, регулярные занятия в фитнес-клубе будут исключительно полезны. Вы ощутите прилив сил и станете физически крепким. Лично я стараюсь заниматься в зале три раза в неделю (два раза по утрам, до начала работы, и один раз в выходные). Очень важно найти то, что будет вам удобно и можно включить в ваш обычный распорядок дня. Занимайтесь, когда звезды сойдутся, но не насилуйте себя и не бичуйте за пропущенное занятие. В этом нет ничего страшного. В конце концов, ниндзя тоже люди.

Медитация и умение отключаться

В книге «Гипотеза счастья» Джонатан Хайдт выдвигает убедительный тезис о том, что регулярная медитация абсолютно точно делает человека более счастливым. Эта практика окутана тайнами мистицизма, религии и различных культов, что многих отталкивает. Но медитация – это всего лишь полная сосредоточенность на своем теле и внутреннем пространстве и нашей неразрывной связи с окружающим миром.

Медитация не должна быть тяжелой

В нашем электронном мире мы порой забываем о необходимости прислушиваться к самим себе. Обезьяна, живущая в вашей голове, питается работой, стрессами, новостями, известиями, постами в Facebook, твитами, блогами, газетами, телевидением, радио и стремительным темпом жизни в XXI веке. Находите время для того, чтобы прислушаться к собственным эмоциональным реакциям, успокоиться, ощутить чувство благодарности за окружающий мир… Все это практически исключено из нашей западной культуры и усугубляется эпохой постоянной связи.

Отсутствие времени для медитации – не оправдание

Медитировать бывает тяжело. Это требует практики. Но достаточно втянуться – и вы сможете медитировать в любом месте: в переполненном вагоне метро или на пустой трассе, во время прогулки или в очереди в супермаркете.

Если вы еще только начинаете заниматься медитацией и хотите сделать эту практику максимально комфортной для себя, попробуйте загрузить соответствующее приложение на телефон или купите несколько аудиозаписей. Лично мне больше всего нравятся простые и удобные приложения для iPhone и Android: buddhify и Headspace. Оба приложения проникнуты духом современности и практичности. Именно такой и должна быть медитация в XXI веке. За пару фунтов вы получите массу коротких, удобных курсов медитации, каждый из которых поможет вам обрести ясность, стабильность, уверенность и связь. Аудиозаписи составлены таким образом, чтобы соответствовать любому вашему занятию. Их можно слушать во время поездок, прогулок, в спортивном зале и дома. Поищите buddhify и Headspace в магазинах приложений. (Хочу сразу же пояснить: мне никто не платил за рекламу, эти приложения действительно мне нравятся, и я думаю, что они пригодятся и вам. То же самое относится ко всему, что я упоминаю в этой книге!)

Отключение несет обновление

По вечерам вы отключаете компьютер. Точно так же можно отключить и собственный мозг, чтобы его заполнили тишина и покой. Это очень важно не только для ментального здоровья, но и для способности к проактивному вниманию, а также для улучшения физической формы. Позвольте себе полностью отключаться по вечерам и выходным. Не поддавайтесь соблазну работать допоздна и в буквальном смысле слова «гореть» на работе. Помните, что вы отключаетесь ради повышения эффективности.

Смартфоны слишком умны, чтобы не обращать на них внимания

Создатели Blackberry и других подобных мобильных устройств точно знали, как сделать их удобными, простыми и жизненно необходимыми. Достаточно раз воспользоваться ими, как возникает настоящая зависимость. Мне редко доводилось видеть людей, которые могли держать Blackberry выключенным по вечерам и не поддаваться соблазну проверять это устройство или не реагировать на маленькую красную лампочку, мерцающую на столе. Чтобы полностью абстрагироваться, выключите свой смартфон вечером и занимайтесь собственными делами. Истинное обновление можно пережить в тишине и покое. Любое нарушение тишины мешает полному восстановлению сил.

Сделайте глубокий вдох

Регулярно практикуйте глубокие вдохи и выдохи. Напоминайте себе делать паузы с сеансом осознанного дыхания. Уделите это время тому, чтобы почувствовать благодарность за все, что вас окружает. Так настоящий ниндзя готовится к сражениям завтрашнего дня.

4. Магия создания дополнительных «Карманов внимания»

Что было бы, если бы вам удалось найти дополнительные ресурсы внимания там, где раньше их никогда не было? Я не говорю об увеличении продолжительности рабочего дня. Я призываю вас правильно использовать те моменты, о которых вы раньше не задумывались. Возможности есть везде – нужно только быть к ним готовым.

Звонки на ходу

Каждый день у меня есть не меньше двух периодов по 5–10 минут, когда я куда-то иду. Именно в это время я и делаю большую часть телефонных звонков. Зачем звонить из-за рабочего стола, где и без того есть чем заняться? Ведь можно говорить во время ходьбы, когда других дел нет. Но если я не подготовился, то звонить не буду. Я привык регулярно вносить телефонные номера в мой Blackberry и регулярно обновлять список звонков, которые можно сделать на ходу.

Чтение и ожидание

Точно так же я веду список материалов для чтения – бумажный и цифровой. Это помогает мне не заниматься чтением за рабочим столом. У меня есть обычная папка для документов с одноименным названием. Она находится в моем портфеле, и я регулярно наполняю и опустошаю ее. Цифровой файл я храню на iPad в приложении Instapaper. Оно позволяет мне сохранять интересные странички из Интернета, документы и электронные письма, а потом обращаться к ним в любом месте (и для этого мне не нужен интернет!). Я читаю в электричках и метро (больше всего люблю метро: мне нравится, когда другие пассажиры подглядывают через плечо на интересные статьи). Я читаю в приемных, когда приезжаю чуть раньше назначенного времени (и даже у дантистов!). Всегда можно выкроить часок для чтения дома за чашечкой чая.

Размышления и поездки

Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал лишь об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Мы можем делать это и в аэропортах, и в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать список тем для обдумывания со своим телефоном. Поскольку он всегда при вас, то и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться.

Кофе и разговоры

Вспомните о письмах, отправленных друг другу людьми, столы которых стоят совсем близко. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его сообщения. Прежде чем подняться, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – выследить их до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.

Вы ниндзя?

• Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.

• Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.

• Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.

Глава 4. Модель продуктивности КОРД

Насколько эффективна ваша модель?

Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивное выполнение всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.

Существуют четыре основные привычки, которые служат основой спокойного и уверенного контроля: Сбор и упорядочивание, Организация, Обзор и Действие. Вместе они образуют модель КОРД – от английского варианта CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do) – Коллекционирование, Организация, Рецензирование, Действие. Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает в себя четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!

Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий.

Коллекционирование

Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работы с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами. Коллекционируйте информацию – обрабатывайте, собирайте и очищайте каждый поток так же, как папку «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.

Организация

Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.

Рецензирование

Привычка к обзору и анализу – рецензированию – включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к рецензированию даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.

Действие

Конечно, все эти навыки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.

От бессознательной некомпетентности к бессознательной компетентности

Модель КОРД – «Четыре этапа компетентности» – сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.

Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к бессознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вам будут понятны все этапы и примеры, о которых я буду говорить.

Бессознательная некомпетентность

Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, а главное – не знали бы, чему именно нужно научиться, чтобы изменить положение.

Сознательная некомпетентность

Но вот вы первый раз сели на водительское место, и инструктор предложил выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. В следующий раз вы уже более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.

Сознательная компетентность

А теперь вспомните день экзамена по вождению. Вы наверняка ощущали прилив адреналина и делали все очень сосредоточенно. Контролировали каждое свое движение. Сознавали, что достаточно много тренировались, держались за руль, не скрещивая руки, как делали когда-то раньше. На экзамене вы думали только об одном – о самом экзамене. Все нужно сделать правильно. Действуй внимательно. Будь сосредоточенным.

И это сработало – вы сдали экзамен! Но потребовалась невероятная концентрация и мощное проактивное внимание.

Бессознательная компетентность

Подумайте, как вы водите машину сейчас! Вы больше не думаете ни о зеркалах, ни о сигналах. Можете разговаривать с человеком, который сидит рядом с вами, о том, что приготовить на ужин. Даже есть за рулем! Вы думаете о разных вещах, слушаете радио или аудиокнигу. Вождение дается вам без малейших усилий. Это – автоматическая привычка. Вам не приходится осознанно контролировать каждое движение – вы просто ведете машину.

Продуктивность без усилий

Друзья мои, добро пожаловать в мир бессознательной компетентности. Все ваши действия – это просто привычка. Вам не нужно об этом думать и принимать осознанные решения – вы просто действуете ^[10].

Но как же добиться привычного совершенства?

Давайте вернемся к сознательной компетентности и водительским навыкам. Можете ли вы честно, положа руку на сердце, сказать, что вы – самый лучший и надежный водитель в мире? Или лучший, насколько это возможно? Если бы завтра вам снова пришлось сдавать экзамен, вы его сдали бы? У наших привычек есть одна особенность – мы вырабатываем у себя бессознательную компетентность, которая позволяет добиться продуктивности без усилий, но одновременно у нас вырабатываются и дурные привычки тоже. Мы начинаем лениться, а совершенные ошибки и промахи никогда не произошли бы, если бы мы были более сосредоточены и осознанно контролировали свои действия. Короче говоря, нет пределов совершенству. Невозможно достичь конечной точки, в которой о дальнейшем совершенствовании можно было бы забыть. Как это ни печально, но тайной формулы идеальности не существует.

Чтобы изменить привычки во имя повышения продуктивности, нужно их осознать и понять возможности совершенствования. Это может показаться простым, но уверен, всем нам отлично известно обратное.

Изменение привычек – дело чрезвычайно сложное. Улучшить хорошие привычки еще труднее, потому что вы считаете, что в них-то давно достигли высот бессознательной компетентности. Ниндзя должен чувствовать необходимость постоянно проверять не только то, что делается неправильно, но и все правильное. Регулярно возвращайтесь к уровню сознательной компетентности, что в свою очередь подтолкнет вас к мысли о постоянном самосовершенствовании. Это нелегко, если не встроить в свою работу определенные механизмы. Именно здесь и вступает в игру модель эффективности КОРД. Она помогает думать о процессе работы. Эффективно ли вы собираете и храните? Организуете ли вы данные и напоминания о действиях? Рецензируете ли вы свой список? Достаточно ли вы эффективны, когда наступает время действия?

Как использовать модель продуктивности корд

Существуют два способа применения этой модели. Она может служить для управления процессом работы, а также для структурирования графика и сохранения подвижности и гибкости, которые позволят справиться с задачей любой сложности. Кроме того, вы будете уверены, что работаете максимально продуктивно в каждый момент времени.

Модель КОРД можно считать диагностическим средством и постоянным напоминанием о том, что работа – это не только действие, но еще и размышление. Когда я пишу это предложение, то точно знаю, что нарушаю сроки, поставленные редактором. Вследствие этого я понимаю, что пренебрег сбором и упорядочиванием сведений, организацией и анализом. Но, поскольку я это знаю, то смогу вернуть ситуацию под контроль. И я не испытываю стресса. Вспомните китайского жонглера, который вращает тарелки на палочках. Наша работа подобна ежедневному или еженедельному вращению четырех тарелок – если не обратить достаточного внимания на один элемент модели КОРД, то очень скоро возникнет стресс. Вот что произойдет с нашим состоянием, если мы пренебрежем каким-либо этапом.

Насколько надежна ваша модель?

Степень вашей продуктивности зависит от качества самого слабого звена модели КОРД. Представьте себе эту модель в виде шнура – насколько сильно вы можете его растянуть? Где он порвется? Постоянное пренебрежение одной из четырех привычек ослабляет и остальные три.

Вот вопрос, ответить на который вам поможет КОРД:

Являются ли мои действия в данный момент самыми верными и адекватными?

Хотя вопрос может показаться простым, незнание ответа на него – верный путь к стрессу. Вам начнет казаться, что вы постоянно упускаете что-то очень важное. И даже если в данный момент ничего плохого не происходит, отсутствие ответа на вопрос ведет к неэффективности и постоянной тревоге о том, что неприятный сюрприз вот-вот выскочит из-за угла.

Разработка собственной системы продуктивности и использование принципов модели КОРД позволят вам точно отвечать на приведенный вопрос – причем не один раз в день или в неделю, а постоянно. Эта задача требует серьезных размышлений, причем более детальных и методичных, чем те, к которым привык наш ленивый, забывчивый мозг. Но это не страшно. Оригинальность ниндзя возвращает нас к старой поговорке: «Сомневаешься – иди в обход!» Если ваш мозг неспособен хранить информацию, концентрироваться и обеспечивать структуру, необходимую для анализа разнообразных проектов и действий (а ведь мы все – просто люди!), то ответ очень прост: вам нужен второй мозг!

Ваш второй мозг

Ниндзя – не супергерой. Мы знаем – обычно из собственного печального опыта, – что можем забыть что-то важное или принять неправильное решение, так как были заняты другими вещами или просто не нашли времени сосредоточиться на первостепенном. Настало время все изменить.

Привычки к организации и анализу помогут нам создать «второй мозг», который будет поддерживать вас, когда дело касается памяти. Он обеспечит качества, необходимые для принятия правильных решений, то есть интеллект и интуицию. Реальный мозг тоже вполне хорош, но вне периодов проактивного внимания мы не используем его в полной мере.

Что такое второй мозг?

Второй мозг состоит из следующих основных элементов:

Память

• Список задач, над которыми вы работаете.

• Список крупных проектов, с которыми связаны эти задачи.

• Другие списки и справочная информация – особенно то, что может быть полезно в будущем.

Интеллект

• Вопросы, которые способствуют принятию правильных решений и несут ясность, снижая стресс.

• Контрольные списки дел, облегчающие регулярный (ежедневный и еженедельный) обзор и анализ всего, что хранится во втором мозге.

Интуиция

• Вопросы, направленные на полноту осознания, саморефлексию и регулярную практику анализа своей компетентности и некомпетентности.

• Мыслительные приемы безжалостности: всегда следует сосредоточиваться на цели своих действий, а не просто «быть занятым» каким-нибудь делом.

Модель КОРД используют и «управляющий» и «исполнитель»

Четыре фазы модели КОРД обеспечивают структуру, которая помогает отделять мышление от действия – то есть «управляющего» от «исполнителя». Для этого необходима сознательная компетентность, благодаря чему в будущем сформируются еще более мощные подсознательные навыки. В широком смысле слова можно сказать, что сбор и упорядочивание информации, а также действие – это функции «исполнителя», а организация и анализ – «управляющего». Организация и анализ – это мыслительные функции, своего рода умственный подъем тяжестей. (Вы же – квалифицированный работник, поэтому будем считать эти привычки самой сложной и напряженной частью работы.) Модель КОРД призвана улучшить процесс принятия решений, обострить сознание и повысить ощущение полного контроля.

Ваш внутренний «исполнитель» желает просто заниматься своей работой. Он хочет раскладывать вишенки на пирожные! Меньше всего ему нужно загружать себя сложными размышлениями, которые будут путать и отвлекать вас в тот самый момент, когда нужно выполнить серьезную работу. Однако сбор и упорядочивание информации, а также действие помогут вам поверить в то, что второй мозг все держит под контролем и в нужный момент выполнит всю необходимую мыслительную работу, а сейчас беспокоиться об этом не следует.

Доверие и второй мозг

Ваша задача – научиться доверять второму мозгу, только так вы станете им пользоваться. В противном случае вы потратите время и силы на создание того, что будет служить лишним отвлекающим фактором. Чтобы мозг реальный мог расслабиться, ему нужно знать, что второй мозг позаботится обо всех сложных решениях и запомнит все необходимое, а вам останется лишь сосредоточиться на текущих задачах и не беспокоиться о том, над чем придется работать в дальнейшем. Так вы сможете обрести дзен-спокойствие. Достичь такого уровня готовности и контроля нелегко, если это для вас в диковинку. Но вы же не верили, что можно очистить свою электронную почту! Выработка доверия второму мозгу – процесс не менее сложный, чем очистка почты, но зато, когда доверие будет достигнуто, поддерживать его будет довольно просто.

Глава 5. Навыки коллекционирования

В этой главе мы с вами обсудим первый этап модели КОРД: искусство коллекционирования – сбора и упорядочивания информации. Необходимо записать все стрессовые, навязчивые и творческие идеи о том, что нужно что-то сделать. Это подразумевает и упорядочивание всех бумаг и записок, которые лежат на вашем столе, в бумажнике, на кухонном столе и т. п. То же касается и виртуальной информации – электронные письма, уведомления, сайты и т. п. Все это нужно получить и упорядочить, чтобы затем серьезно и сосредоточенно обдумать. Второй мозг «запомнит» всю эту информацию и напомнит о ней в нужный момент.

Многие замечают в себе естественное сопротивление идее сбора информации. Это происходит потому, что люди путают Коллекционирование с Организацией: записав что-то, мы чувствуем себя обязанными это сделать. Поэтому хочу подчеркнуть: получение информации – это не обязательство, а всего лишь способ добиться большей ясности. Позвольте себе иметь большую коллекцию идей, и отнюдь не все они должны переводиться в действия. Получение информации – даже самой безумной и невероятной – это важная часть интеллектуального процесса. Не пытайтесь при этом цензурировать собственные мысли. Пусть улавливание и коллекционирование идей течет свободно, без всякого вмешательства. Вы сможете отвергнуть любую полученную идею потом – на этапе организации, но не раньше. Если что-то пришло вам в голову, запишите свою мысль!

Идеи и мысли

Один из главных ключей к продуктивному управлению вниманием – это опережение собственного мозга. Умение переводить расплывчатые мысли в ясные – бесценный навык для любого ниндзя, занимающегося квалифицированной работой. По оценкам ученых, в течение дня в нашем мозгу возникает около 65 тысяч «мыслей». Значительную их часть составляют мысли о базовых потребностях и побуждениях: «хочу есть», «хочу пить» или «навстречу идет классный мужчина». Но в то же время мы постоянно мысленно оцениваем и переоцениваем свою работу. Если человек не зафиксирует действия и импульсы, которые роятся в его мозгу, то возможно следующее:

• Он не будет уверен, что сделал наилучший выбор относительно того, на что направить свое внимание, а потенциально ценные и важные моменты могут так и остаться непроясненными.

• Он будет испытывать стресс.

• Он снова и снова будет возвращаться к одной и той же мысли, вместо того, чтобы направить свое драгоценное проактивное внимание на сосредоточенное действие. Такой образ мыслей подавляет творческое начало и ведет к неэффективности!

Дабы зафиксировать свои мысли и убедиться в том, что они оказались в нашем втором мозге, которому мы полностью доверяем, нужно закончить мыслительный процесс и вернуться к сосредоточенному действию. Фраза «собраться с мыслями» обычно относится к людям, которые успокоились после периода стресса. Дзен-спокойствие можно обрести, зная, что вы отметили и собрали все, что пришло вам в голову: это замена чересчур кратковременной памяти чем-то значительно более надежным. И теперь вы готовы принимать решения по всем вопросам, а не только по тем, которые смогли вспомнить в данный момент.

Беспокойные мысли

Уверен, что вы отлично понимаете, что я имею в виду. Я говорю об ужасных, панических, тревожных мыслишках. Удивительно, но они ухитряются прокладывать себе путь к нашему вниманию как раз в тот момент, когда с ними ничего нельзя поделать.

Я беспокоюсь по поводу сдачи бюджета!

Вот именно так: вы в супермаркете и волнуетесь о бюджете, который вам предстоит закончить завтра в офисе! Но ведь это никоим образом не поможет вам завершить работу. Назойливой мысли нет до этого никакого дела.

Ой, я только что вспомнила! Скоро вечеринка у Люси и Роуэна, а я еще даже не придумала себе карнавальный костюм!

Но и сейчас вы не придумаете ничего полезного! Вы не поняли, что это назойливая мысль и вам нужно всего лишь отогнать ее и заниматься своим делом. Вы просто почувствовали, что нужно что-то сделать. А поскольку вы не проделали необходимой мыслительной работы, то, скорее всего, эта беспокойная мысль уже посещала вас несколько раз. Чем меньше вы с ними боретесь, тем чаще они приходят в голову!

Подобные мысли – настоящие враги ниндзя. Они вызывают стресс, тревожат и раздражают. Хуже того, они отвлекают нас от дел, которыми мы заняты в данный момент – от завершения покупок, работы над чем-то другим или даже от вечернего отдыха в кругу семьи и друзей, когда хочется безраздельно отдаться этому.

Управление назойливыми мыслями

Тревожные мысли есть у всех. Не думаю, что вам удастся полностью от них избавиться. Но, создав эффективную систему, в которой второй мозг будет четко фиксировать все необходимое, вы сможете значительно сократить их количество. Назойливые мысли – это продукт подсознания, показатель того, что инстинкт выживания все еще действует. Это наш ящеричный мозг пытается сказать нам: «Реши эту проблему, а то…!»

А то что? А то мы будем выглядеть глупо, пропустим срок, забудем сделать то, что хотели, не выполним важное обязательство, потеряем деньги, потеряем все! (Кто сказал, что тревожные мысли должны быть рациональными или разумными?)

Навязчивая мысль показывает, что тревоге нужно уделить определенное внимание. Превратите их в действия – сохраните во втором мозге, чтобы проанализировать, когда появится время. Если мы подсознательно почувствуем, что потенциальная угроза находится под контролем, то сможем выдохнуть с облегчением. Теперь вы понимаете, почему доверие ко второму мозгу играет столь важную роль в сохранении спокойствия?

Что делать, когда вас одолевают беспокойные мысли

Как мы уже говорили, лучший способ избавиться от назойливых тревог о будущем и перейти к более сосредоточенному и гармоничному состоянию – это медитация. Полнота осознания – это навык. Если вы не уверены насчет медитации, если стресс настиг вас в офисе и вам нужно немедленно избавиться от назойливых мыслей, попробуйте взять ручку и написать все, что приходит вам в голову. А через несколько минут можете разорвать этот листок в клочья. Факт фиксации тревожных мыслей, возможность выплеснуть их на бумагу, где потом оценить более объективно, – сам по себе принесет облегчение. Этот простой прием поможет понять, что вас тревожит и что подсказывает интуиция. Кроме того, это первый шаг к действиям и необходимым переменам.

Фиксировать информацию можно везде

В книге «Умение выполнять свою работу» Дэвид Аллен говорит о «повсеместной фиксации»: где бы вы ни были и чем бы ни занимались, вам нужно место, чтобы регистрировать мысли в момент их возникновения. Есть точка зрения, что творческое начало активизируется, когда определенная часть мозга занята рутинными, повторяющимися действиями. Лучшие идеи приходят мне в голову за рулем, в ду́ше, на беговой дорожке в спортзале и других местах. Я всегда держу под рукой блокнот или телефон, чтобы записать мысль при первой же возможности. Второй мозг бесполезен, если вы будете оставлять его в офисе. Чтобы сделать его своей неотъемлемой частью, следует пользоваться им постоянно.

Где можно фиксировать свои идеи и беспокойные мысли?

Мобильные телефоны

• Большинство из нас всегда имеют при себе три вещи: мобильный телефон, бумажник и ключи, поэтому сегодня зафиксировать что-то стало гораздо проще, чем раньше. Как замечательно, что мобильный телефон можно синхронизировать с Outlook!

Мобильные приложения

• Нынче практически на любом телефоне установлены приложения управления задачами и списками дел. Если вы не планируете использовать особые программы для организации и анализа, то встроенного приложения вам будет вполне достаточно.

Диктофоны и распознавание голоса

• Диктофон возвращает нас в 70-е годы! Но сегодня в большинстве смартфонов есть системы распознавания голоса и диктофоны, и многие находят их весьма полезными. Я считаю, что они экономят мне несколько секунд при поиске контактов («Позвонить Гарету!»), но повергают в полную депрессию, когда нужно что-то зафиксировать. Впрочем, я уверен, что это изменится – и скоро!

Microsoft Outlook, Lotus Notes и сходные программы

• Оказавшись за рабочим столом, вам нужно зафиксировать идеи, чтобы вернуться к ним позже. В Великобритании практически повсеместно пользуются программой Outlook – она распространена не меньше, чем ручка с бумагой! Когда, побеседовав с новым клиентом, мы узнаем, что у него нет Outlook, это становится для нас настоящим шоком. Мы настолько привыкли к этой программе, что жизни без нее не представляем. Большинство подобных программ позволяет объединить почту, календарь, ежедневник и список контактов и с легкостью пользоваться всеми этими возможностями.

Ручка и бумага

• Вы можете подумать, что после всех этих разговоров об информационной эффективности ручка с бумагой остались в далеком прошлом. Порой возникает острое нежелание пользоваться ими, потому что существуют более современные и продвинутые средства, но я считаю такой подход неверным. Для моментальной фиксации сведений ручка с бумагой – средство колоссально эффективное и полезное.

Фиксация идей, полученных в разговоре

Множество полезных идей возникает в беседах с людьми. В разговорах мы получаем массу информации. Навыки ниндзя позволят вам зафиксировать ее и не потерять. Очень легко забыть о мыслях и действиях, появившихся во время беседы с начальниками, коллегами или друзьями. Это происходит, потому что нам не хочется прерывать разговор, чтобы что-то записать. Мы говорим себе, что вернемся к этому позже, когда разговор будет закончен. Но мы же – просто люди. И неудивительно, что впоследствии многое забываем. Вот несколько наиболее типичных ситуаций:

Разговор в офисе с начальником

• Если вы разговариваете с начальником, то он, скорее всего, ожидает от вас каких-то действий. А порой тема разговора довольно расплывчата, и вам нужно будет ее обдумать, проанализировать и что-то сделать. После любой встречи с руководством посвятите несколько минут тому, чтобы в буквальном смысле слова собраться с мыслями. И занесите их во второй мозг, чтобы позже заняться их организацией.

Совещания

• Сразу же после совещания запишите, что вам нужно будет сделать. Так ваш вариант не будет отличаться от вариантов других участников. Делая заметки, используйте собственную систему, которая позволит вам сориентироваться в записях. Я применяю систему звездочек, чтобы отделить оперативные рабочие задачи от возникающих по ходу идей.

Социальные сети

• Сегодня многие переговоры ведутся онлайн. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.

Голосовая почта

• Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства.

Коллекционирование информации

Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» новые письма ждут решения своей судьбы, и вы помните, как важно держать ее пустой. Пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).

«Сборные пункты»

Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.

Настольные лотки

• В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.

• Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: все ненужное будет выброшено, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.

Бумажник/сумочка

• Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.

Пластиковые папки формата А4

• Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.

Стационарный компьютер

• Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не требуется!

УПРАЖНЕНИЕ: СОКРАЩЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА «СБОРНЫХ ПУНКТОВ»

Прежде чем начать использовать систему эффективности КОРД, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:

Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?

На диаграмме модели эффективности КОРД вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.

Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.

Мои «сборные пункты»

1. _______________________________________________________

_______________________________________________________

2. _______________________________________________________

_______________________________________________________

3. _______________________________________________________

_______________________________________________________

4. _______________________________________________________

_______________________________________________________

5. _______________________________________________________

_______________________________________________________

6. _______________________________________________________

_______________________________________________________

7. _______________________________________________________

_______________________________________________________

8. _______________________________________________________

_______________________________________________________

9. _______________________________________________________

_______________________________________________________

10. _______________________________________________________

_______________________________________________________

11. _______________________________________________________

_______________________________________________________

12. _______________________________________________________

_______________________________________________________

13. _______________________________________________________

_______________________________________________________

14. _______________________________________________________

_______________________________________________________

15. _______________________________________________________

_______________________________________________________

А теперь, когда вы составили свой список, подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки с тем, чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый, поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.

Окончательный список «сборных пунктов»

1. _______________________________________________________

_______________________________________________________

2. _______________________________________________________

_______________________________________________________

3. _______________________________________________________

_______________________________________________________

4. _______________________________________________________

_______________________________________________________

5. _______________________________________________________

_______________________________________________________

6. _______________________________________________________

_______________________________________________________

7. _______________________________________________________

_______________________________________________________

8. _______________________________________________________

_______________________________________________________

9. _______________________________________________________

_______________________________________________________

10. _______________________________________________________

_______________________________________________________

Глава 6. Навыки организации

К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.

Три уровня списков

Фаза организации требует мышления в режиме «управляющий», но истинный ниндзя должен не забывать об «исполнителе» и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого потока, когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «исполнителя». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства.

Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности в решении сложных задач. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня:

• Список проектов

• Основной список действий

• Повседневный список действий

Список проектов

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Он генерирует действия.

Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Так проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых. Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом.

Например, замена телефона считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Допустим, вам предстоит приобрести современный телефон и присоединиться к новой сети. Для этого придется выполнить ряд действий: изучить новые модели аппаратов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести первый платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Одна из проблем заключается в том, что обычный список дел не дает нам ощущения масштаба. Мы соединяем в нем мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – первый этап установления контроля.

Название проекта

Размышляя об организации своих проектов, попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Какой результат я могу считать успешным?

• Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название – так, чтобы в нем отражался критерий достижения цели. Вместо того, чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает его более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

Рабочие проекты: ____________________________________

_______________________________________________________

Домашние проекты: __________________________________

_______________________________________________________

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

Работа – Продажи: ___________________________________

_______________________________________________________

Работа – Коллеги: ____________________________________

_______________________________________________________

Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет: _________

_______________________________________________________

Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т. п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.

Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:

К1 – написание

К2 – редактирование

К3 – гранки

К4 – графический дизайн

К5 – интернет-сайт

К6 – маркетинг и реклама

К7 – выпуск в свет

Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз «Л».

Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта

Л – посещение родственников в Брайтоне в июне

Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A = Acquire (Приобретение)

B = Broker (Брокер)

C = Contract (Контракт)

D = Deliver (Исполнение)

E = Extract Payment (Оплата)

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Например, у меня «А» подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более глубокой, чем написано в инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о будущих делах. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные проекты оставались совершенно неструктурированными. В их списках числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять.

Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия!

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «управляющий». А приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли быстро получить только самую необходимую информацию и так же молниеносно принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них максимально эффективную систему. Ваш основной список действий может быть сложным или простым, он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на реальные шаги. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

Следующее практическое действие

Необходимо абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Очень важно правильно подобрать слова. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «управляющим» и внутренним «исполнителем». Позвольте «исполнителю» кричать на «управляющего»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Основной список должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время.

Глагол, объект, субъект

Если вы не уверены, достаточно ли детально описали свое действие, по

Graham Allcott

How to be a Productivity Ninja: Worry Less, Achieve More and Love What You Do

© 2012, 2014 Graham Allcott

© Новикова Т. О., перевод на русский язык, 2014

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2022

* * *

Посвящается Чазу – настоящему ниндзя и моему соучастнику.

Предисловие

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ…

Хотели бы вы активно действовать и менять мир вокруг, но при этом время от времени лениться и расслабляться? Да, да, я тоже так хочу. Мы, люди, – прежние первобытные охотники, достигшие такой степени развития, что нам больше нет нужды неустанно носиться за мамонтом, поэтому мы имеем полное право немного полениться. И все же это не мешает нам быть амбициозными и честолюбивыми существами.

Что для меня продуктивность? Это способность достигать желаемого минимальными усилиями. Совершенно не хочется гореть на работе. Каждому жизненно необходимо время для личных отношений, дружбы, увлечений, хобби, отдыха и всего того, что придет в голову.

Именно поэтому несколько лет назад у меня появилось новое увлечение. В то время я занимался сотней разных дел – и за зарплату, и на общественных началах. Некоторые занятия были связаны с работой, другие нет. Однако главная цель для меня всегда заключалась в том, чтобы… изменить мир. Так моим интересом стала эффективность. Эта книга о том, как осуществить самые серьезные перемены и оказать максимальное влияние (какой бы смысл вы ни вкладывали в подобные выражения), прилагая минимум усилий.

Хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Решив прочесть ее, вы уже продемонстрировали желание менять мир, воздействовать и искать более легкие и эффективные пути осуществления задуманного. За те несколько лет, что прошли с момента основания компании Think Productive, мы успели поработать с крупнейшими компаниями Великобритании и Европы, правительственными организациями и благотворительными фондами. Мы помогли им снять информационный стресс, почти неизбежный в современном мире. Моя книга позволит вам сделать то же самое.

Мой подход к продуктивности абсолютно человечный. Считается, что те, кто добился каких-то потрясающих результатов, не такие, как простые смертные. Конечно, великие исторические деятели обладали уникальными талантами, харизмой и умением предвидеть будущее. Однако никто из них по сути ничем не отличался от вас или меня: даже самые смелые испытывали страх, даже самые сильные лидеры порой теряли направление, и даже самые великие страдали от приступов сомнений в себе и имели другие человеческие слабости. И все же во многих руководствах по управлению временем и ведению бизнеса, которые пользуются сегодня такой популярностью в нашем обществе, сложился культ знаменитостей, культ личностей.

В этой книге мы с вами проанализируем, какими чертами характера должен обладать настоящий продуктивный ниндзя [1], научимся погружаться в истинный дзен, обретем безжалостность, научимся пользоваться оружием, овладеем искусством уловок и маскировки, сделаем свое мышление оригинальным, станем гибкими, разумными и готовыми ко всему. И надеюсь, вы поймете самое главное: чтобы стать продуктивным ниндзя, вовсе не обязательно становиться супергероем.

Очень многие люди покупают подобные книги, но не находят времени прочесть их. Другие исповедуют культ личности и тонут в мечтах о совершенстве. Они тратят время на фантазии о том, как стать писателем или кем-то подобным своему гуру, хотя следовало бы заняться планированием и осуществлением перемен в собственной жизни.

Хочу, чтобы вы поняли: в природе не существует идеала, которому следовало бы слепо поклоняться. Не считайте меня гением продуктивности. Мне знакомы сомнения в себе, душевные терзания, промедления и напрасная трата времени. Разница между мной и вами заключается в том, что я осознаю эти дурные привычки и стараюсь от них избавиться.

Полагаю, мой опыт и мысли окажутся полезными для вас, потому что я не притворяюсь, что мне незнакомы неудачи. Надеюсь, вы воспримете это признание как доказательство моей искренности и сможете извлечь уроки из моих ошибок. Не выбрасывайте эту книгу и не устремляйтесь за недостижимым гуру. Я от всей души верю, что идея повышения собственной продуктивности и превращения в настоящего ниндзя станет для вас мощным мотиватором.

Помните, что за каждым великим достижением всегда стоит обычный человек, точно такой же, как вы.

Глава 1. Путь продуктивного ниндзя

Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Возникли вопросы, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?

Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и эффективным, верно?

Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий, терпеть не могу продумывать мелочи и порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.

Однако все это можно назвать и моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.

Тайм-менеджмент умер

Где-то в процессе игры правила изменились. Сегодня мы живем в эпоху глобальной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют потоки данных – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых поступлений: в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на нее было легко – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.

Сегодня подобные системы кажутся архаичными: крайне сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.

Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, сводящие на нет все прежние стратегии тайм-менеджмента. В наше время работа стала более сложной, чем когда бы то ни было, но при этом функции определены менее четко. Строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: невозможно все закончить.

Невозможно закончить все

Спросите себя: «После того как я составлял список дел и расставлял приоритеты, то брался ли я за менее срочные дела до того, как справился с максимально важными? И не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела из группы «не горит», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь суперважными.

Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще: разобрать стол, почитать или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые карьерные шаги. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что дело сделано, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли, невероятно ценно.

Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Свободное пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и пересмотреть свои приоритеты.

Проблема заключается в том, что парадигма современной занятости практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.

Да здравствует менеджмент внимания

Не волнуйтесь! Правила игры совершенно изменились. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Теперь ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация [2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Приходится учиться бороться с ними и целиком сосредотачиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.

Путь продуктивного ниндзя

Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я поделюсь с вами секретами, как превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)

В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут повысить эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход.

Наша работа – это принятие решений

В обычный рабочий день к 9:15 на нас уже высыпается столько информации, сколько основоположники тайм-менеджмента получали за неделю! Работа так изменилась, что теперь для большинства из нас ее эффективность определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с возникающими угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подняться по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в иерархии, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, умение выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет успех на работе.

Мера ответственности

Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные действия.

Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше с него и спрос. Однако в наши дни этого недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать свой вклад в общий результат лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением.

Мы часто считаем, что ответственность – это тяжкий груз, не сопровождающийся никакими радостями. Но природа ее такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личными достижениями, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.

Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую проблему. В этой книге мы рассмотрим три способа повысить результативность:

Ответственность за происходящее

Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее. Мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. Вы начнете активно искать способы реакции, а не уклонения от решения или откладывания его в долгий ящик.

Ответственность за последующее

Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые позволят всегда понимать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.

Ответственность в случае форс-мажора

Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь систему, позволяющую сохранить полную информацию о том, что вы оставили ради горящих дел. Предлагаемые приемы помогут вам реагировать на подобные внештатные ситуации, сохраняя контроль над остальной работой.

Характеристики продуктивного ниндзя

Дзен-спокойствие

Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться невозмутимости? Мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными с письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока несколько основных принципов.

Пользуйтесь системой, не пользуйтесь головой!

Чтобы не забыть важное, храните все поддерживающие данные в определенном месте. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает.

Доверяйте своим системам

Неопределенность и неуверенность порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение выбивает из колеи на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться? Необходимо найти или создать такие способы хранения информации и напоминания о ней, чтобы вы могли уверенно положиться на них. Для обретения дзен-спокойствия вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный пересмотр того, как вы работаете, поможет обрести ясность мышления, а следовательно – повысить эффективность.

Снизьте свои ожидания. Серьезно

Поймите, сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.

Поддерживайте хорошую физическую форму

Крепкое здоровье и активный образ жизни не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, которые просто необходимы для ясного мышления и принятия решений. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!

Готовность и организованность помогут вам справиться с любым делом

Некоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на упорядочивание всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока» [3] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти важную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.

Безжалостность

В сочетании дзен-спокойствия и безжалостности нет ничего парадоксального. Мы уже говорили о необходимости принимать ясно продуманные решения объективно и спокойно. Требуется не только делать правильные выводы, но еще и проявлять избирательность. Нам нужно обрабатывать информацию, чтобы отделять зерна от плевел, видеть лес за деревьями и отличать грандиозные возможности от еще более грандиозных. Безжалостность – это не просто обработка информации. Это способность защищать собственное время и внимание, сосредоточиваясь только на том, что действительно необходимо, – даже за счет других дел, которые «тоже стоило бы сделать».

Говорите «нет» самому себе

При таком обилии информации избирательность становится единственным способом противостояния традиционной западной протестантской трудовой этике, которая нам всем так хорошо знакома. Отныне мы должны точно знать, что важно сделать, и при этом принимать решения, чего не нужно делать. Причем последнее касается многого. Избирательность в вопросе о том, чему сказать «да», – очень значимый навык. Умение говорить «нет» самим себе позволяет не переоценивать собственные силы. Если вы оказались в ситуации, которая требует от вас слишком многого (а со мной, кстати, такое происходит сплошь и рядом!), важно понять, что лучше изменить свои обязательства перед собой и другими людьми, чем выбиться из сил, стараясь все их выполнить.

Говорите «нет» другим

Представьте себе такую картину: вы приходите на встречу, полагая, что должны обсудить нечто важное, а обсуждение начинается с несущественных тем, о которых можно было бы поговорить в самом конце. Кое-что из обсуждаемого вполне в вашей компетенции, и как только об этом заходит речь, взгляды устремляются на вас. В такой ситуации очень легко принять на себя лишние обязательства. Гораздо труднее вернуть обсуждение в нужное русло: с того, что вы могли бы сделать, следует перейти на то, что вы сделать способны. Очень трудно, осознавая ценность своего вклада, сказать «нет», не чувствуя себя виноватым перед тем, кто в этом нуждается. Говорить «нет» другим людям – дело сложное. Для этого требуется железная решимость, абсолютная безжалостность и владение тактическими приемами для благополучного разрешения ситуации. Этому жизненно необходимо научиться.

Прерывания

Наше внимание – особенно активная сосредоточенность, обеспечивающая состояние потока и максимальной продуктивности, – это самый драгоценный ресурс любого человека. Сосредоточенность надо культивировать и ценить. В то же время нас постоянно что-то отвлекает и отрывает: электронные письма, телефонные звонки, мысли, стрессы, разговоры с коллегами, социальные сети, новые серьезные кризисы, важные дела. Вы должны научиться отстраняться от всей этой суеты. Мы нередко с готовностью отвлекаемся, поскольку это идеальное оправдание любой прокрастинации. Facebook и Twitter отвлекают нас от важного дела. Оказаться в этих сетях и поболтать с кем-то гораздо проще и приятнее, чем погружаться в сложные размышления, связанные с работой. Научитесь справляться с подобными прерываниями и отвлечениями. Это такая же самодисциплина, как и способность говорить «нет» другим людям.

80/20 и влияние мышления [4]

Безжалостность – это еще и избирательность в том, как мы достигаем своих целей. Используя принцип 80/20, мы можем понять, что не все наши действия одинаково эффективны. На самом деле львиная доля результатов (80 %) обеспечивается всего 20 % наших действий. Очень часто возникает соблазн устремиться к совершенству. В некоторых сферах оно необходимо, но в целом не стоит к нему фанатично стремиться, поскольку доведенный до совершенства конечный результат будет практически мало отличаться от просто приемлемого.

Следует проявлять безжалостность и в планировании целей. Чего мы пытаемся добиться? Не решил ли эту проблему кто-то до нас? Можем ли мы выпросить, позаимствовать или украсть решение? Как можно быстрее всего избавиться от этой проблемы и двинуться дальше? Эти вопросы заставляют нас задуматься об инновациях и забыть о консервативности. Целиком сосредоточившись на конечной цели, а не на деталях ее достижения, мы сумеем сэкономить время и силы.

Владение оружием

Ниндзя владеют разными навыками, но умение правильно использовать верно выбранные орудия делает их еще более эффективными.

Выбирайте оружие, зная весь свой арсенал

Удержаться на вершине можно разными способами. Существуют два основных типа инструментов, которые ниндзя просто обязан иметь в своем арсенале. Я говорю о мыслительных приемах и об организационных средствах.

Умение правильно выбирать орудия, осознавать их возможности и применять вовремя – это ключ к успеху. Хорошие инструменты вселяют в нас уверенность.

Инструменты бизнес-мышления

По мере усложнения принимаемых решений становится все более очевидной потребность облегчить процесс мышления, особенно при стратегическом планировании. Определенные инструменты и адекватное их применение позволяют клиентам, руководителям и менеджерам ощутить уверенность в эффективности ваших процессов. Они же стимулируют ваше мышление. Например, SWOT-анализ (оценка сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз) – это весьма распространенный инструмент бизнес-мышления, который понятным образом структурирует наше представление о настоящем и будущем. Подобных практик существует огромное множество.

Организационные средства

Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь не превосходного и не посредственного, а качественного уровня организации. И тогда время, затраченное на эти инструменты, даст оптимальные результаты в плане повышения продуктивности.

Не соблазняйтесь «порнографией эффективности»

Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или Лео Бабауты www.zenhabits.net. Однако не следует забывать, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время». Средства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Хуже того, люди порой переводят свои проекты с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.

Моделирование принятия решений

Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что отлаженный процесс, основанный на достоверной информации, – наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играют и проверенные данные.

Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего, не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с вашей ситуацией. Это поможет принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше рекомендаций. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Современные технологии значительно обогатили наши коммуникативные возможности. Я твердо верю, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.

Twitter и Facebook – фантастические средства для коллективного решения вопросов с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.

Уловки и маскировка

Мы уже говорили о том, как важно сохранять концентрацию. Сделать это очень трудно. Здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.

Если вы в центре внимания, то рискуете оказаться под перекрестным огнем

Худшее, что можно сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:

• Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в помещении, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места.

• Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь!)

• Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.

• Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. В ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию? Придумайте кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».

• Установите строгие ограничения в электронной почте, а также в Facebook, Skype и других мессенджерах. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была активна всегда. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».

Уйдите в сумрак

Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой, прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия…

Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа нейтрализую свой Wi-Fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.

Делегирование обязанностей

Умение найти тех, кто может выполнить работу за вас, – отличный способ сделать больше. Проблема заключается в том, что в мире мало людей, которые действительно хотят поработать за вас! Поэтому придется прибегнуть к делегированию обязанностей. Подобный подход имеет свои ограничения. Во-первых, вам вряд ли удастся потребовать признания своих заслуг. А во-вторых, ситуация может развиваться совсем не так, как вы себе это представляли. Если вы готовы с этим смириться, то в остальном тактика превосходная. Выберите из списка своих проектов те, которые можно поручить другим людям, а также наименее важные для себя. Именно в них-то и можно делегировать обязанности. Вот три основных способа. Как истинный ниндзя, вы можете придумать и собственные.

1. «Падайте на хвост»: рекламируйте свое предложение через чужую рассылку, запускайте новые продукты на чужих мероприятиях, «заимствуйте» списки контактов, чтобы запустить что-то совместно. Ловите момент.

2. Культивируйте отношения с «сообщниками»: ищите взаимовыгодные возможности для того, чтобы поработать со столь же хитроумными, полезными и перспективными людьми, как вы сами.

3. «Сокращайте путь»: ищите людей, которые занимаются сходными исследованиями, могут дать совет, прошли сложный путь и горят желанием поделиться своим опытом, чтобы вы не совершили тех же ошибок. Пятиминутный телефонный разговор с полезным человеком принесет вам больше пользы, чем час поисков лучшего решения в Интернете. Найдите людей, мнению которых можно доверять, – и доверьтесь им!

Оригинальность[5]

Важен лишь конечный результат. Никого не волнует, избрали ли вы для его достижения традиционный путь или нашли более простой. Если опытные профессионалы утверждают, что на данную работу потребуется 16 часов, это не значит, что так и случится. Будьте готовы сомневаться во всем. Очень важно постоянно следить за прогрессом и инновациями, которые заметно облегчают наш труд. Вполне возможно, что вы действуете так, как все остальные перестали действовать давным-давно. А многие работают по старинке и не собираются ничего менять. Не храните верность рутине!

Не бойтесь дерзнуть, когда придет время

Действовать нестандартно – рискованно, даже пребывая в твердой убежденности, что выбранный путь лучше и эффективнее. Любые новаторские действия нередко балансируют на грани между славой и провалом. Но речь идет не о славе (хотя, когда она нас настигает, мы охотно ее принимаем!). А об удовлетворении, которое мы получаем, раздвигая границы, улучшая качество работы и повышая собственную продуктивность.

Раздвигать границы легче, чем оставаться в рамках

Это один из секретов ниндзя. Проблема, с которой вы столкнулись сегодня, может оказаться решенной в другой сфере еще вчера. Мы можем моделировать не только принятие решений, но и инновации в любой области. Взгляните на ситуацию свежим взглядом, постарайтесь увидеть проблему глазами человека из совершенно иной сферы. Такой прием может быть весьма полезен. Если, к примеру, вы хотите более творческой коммуникации, то почему бы не спросить себя: «А как это сделало бы рекламное агентство?» или «Как бы с этим справился Нельсон Мандела?». Если вам нужно действовать более методично, подумайте, как действовал бы на вашем месте хирург или инженер. Если вы знаете тех, кто занимается такой работой, то позвоните им и спросите их мнения. Вы поразитесь, насколько эффективным может быть подобное моделирование. Процесс раздвигания границ приносит глубокое удовлетворение, но он требует больше времени и усилий.